6. 수능만큼 어려운 공공입찰 서류
제안서 입찰 기간이 되면 팀마다 웃고, 우는 일들이 많다.
그중에서도 매년 빠지지 않는 눈물겨운 에피소드가 조달청 제출에 실패해 제안서를 그대로 가지고 돌아오는 경우이다.
마지막까지 최선을 다해보고자 제안서 수정을 당일 아침까지 하다 보면, 제본할 시간이 부족한 경우가 생긴다. 가슴을 조리며 간신히 제본을 마치고 택시 타고 출발한 팀원들이 잘 도착했다는 전화가 올 때까지는 그야말로 피 말리는 시간이다. 이처럼 초긴장을 하는 이유는 조달청 제안 제출의 경우 1분이라도 늦게 도착하면 입찰 자체가 안되기 때문이다.
한 해 1백여 건의 제안서를 제출하는 필자의 회사에서는 매년 한차례씩 조달청 제출에 실패하는 일들이 발생하곤 한다.
이유도 가지가지다.
가격입찰을 제안 제출 당일 오전 10시까지는 해야 하는데, 깜박하고 가격입찰 시간을 놓쳐 제안서를 잘 써놓고도 제안서 제출을 못한 적이 있다.
어느 날은 밤을 꼬박 새우고 대전 조달청으로 제안서를 내려 간 팀원이 기차 안에서 잠이 들어 대전을 지나치는 바람에 시간 안에 도착을 못해 제안서를 제출 못한 적도 있다.
진짜 황당한 것은 조달청에 일찍 도착했음에도 불구하고, 대리인으로 간 직원이 신분증을 지참하지 않아서 제출에 실패한 경우도 있었다.
가끔은 제안요청서에 명기된 페이지수 제한도 반드시 엄수해야 한다. 제안서를 50P 내로 작성하라고 되어 있었으나 설마 하는 생각에 총페이지를 59P로 맞추어 제출했다가 50P에 맞추지 않으면 입찰이 불가능하다고 해서 현장에서 눈물을 머금고 9장을 찢어버린 후 제출한 적도 있다.
다시 생각해도 악몽 같은 일들이지만, 공공PR을 업으로 삼고 있는 회사에서는 한두 번씩은 겪어봤음직한 일이다.
# 조달청 입찰에 실패하지 않는 방법
1. 가격 입찰은 가급적 전날 미리 해두자.
입찰 시 가장 잦은 실수를 하는 것이 바로 가격 입찰 시간을 놓치는 것이다. 대부분 가격입찰은 재무팀(관리팀)에서 전자입찰 방식을 통해 진행을 하고, 제안서는 홍보 실무팀이 쓰다 보니 홍보팀에서는 재무팀으로 가격입찰 요청을 해 놓아도 입찰이 안되어 있는 경우가 있다. 특히 가격입찰은 제안서 제출 시간보다 앞서 진행되기 때문에 제안 마무리에 온통 정신이 팔려 있는 상황에서 가격 입찰했는지 다시 한번 체크하기란 쉬운 일이 아니다.
따라서 아무리 바쁜 상황이라고 하더라도 산출내역부터 작성하여 가격 입찰은 입찰 마감 하루 전에 미리 진행해 결과를 공유받는 것이 안전하다.
2. 제안서는 전날 제본까지 완료하라.
제안서 퀄리티를 높이겠다고 제안서 당일 새벽까지 수정 작업을 지속하고 뒤늦게 제본을 맡기는 경우가 종종 있다. 이런 경우는 대부분 실무진에서 작성한 제안서를 상위 레벨에서 막판에 뒤집은 경우 주로 발생한다.
이 때에는 발주처에 PT 준비를 별도로 할 수 있는지 여부를 파악한 후 PT 파일에서 일부 소소한 수정 작업을 추가로 하는 것으로 하고, 일단 마감 하루 전에는 작업을 마무리하는 것이 필요하다.
대부분 PT 본에 새로운 프로그램이 추가되거나 내용이 바뀌는 것이 아니라면, 디자인을 조금 변경하거나 헤드 타이틀 몇몇 군데를 바꾸는 것 정도는 용인해 주는 경우가 많다.
완벽한 것도 중요하지만, 안전한 것이 더 중요하다.
3. 입찰서류는 최소 3명 이상 확인하라.
공공 PR 제안에 참여하면서 가장 어려웠던 것이 전략 수립이나 키 메시지 도출이 아니었다. 지금도 마찬가지지만 가장 두려운 것이 바로 입찰서류 준비다.
부처마다 입찰서류나 양식이 조금씩 다르기도 하지만, 준비해야 할 서류의 양이 많다 보니 여러 번 확인을 해도 늘 불안하다. 불안함을 해소하기 위해서는 크로스 체크가 필수다. 관리팀에서 챙겨준 입찰서류는 제안을 준비하는 팀에서 한번, 그리고 제안을 총책임지는 본부장급에서 한번 더 챙겨 완벽을 기하는 것이 필요하다.
4. 1시간 전에 도착하고, 가장 늦게 나와라.
제안서가 미리 완료되었다면 가급적 일찍 출발하라. 그렇다고 가장 먼저 제출하고 오라는 말은 아니다.
제안서를 너무 일찍 내고 오면 동일 용역에 몇 개 업체가 입찰했는지, 입찰에 참여한 업체가 어디인지 확인할 길이 없다.
따라서 미리 도착은 해 있으되, 입찰 마감 때까지 대기하여 입찰 참여 업체가 몇 군데인지, 어느 업체가 참여했는지에 대한 정보를 최대한 파악하고 오는 것이 필요하다.
