7. 제안서의 꽃, 프리젠테이션
제안서만큼 중요한 것이 프레젠테이션이다.
그렇다면 프레젠테이션, 어떻게 하면 잘할 수 있을까?
어떤 스타일의 프레젠테이션이 높은 점수를 받는다는 것은 없다. 단 오랜 경험으로 볼 때 화려한 스킬보다는 진정성 있는 나만의 스타일을 만들어 가는 게 더 프리젠터로서 경쟁력을 높일 수 있는 방법일 듯싶다.
스티븐 잡스의 프레젠테이션 방법이 인기를 끈다고, 꼭 그를 따라 할 필요는 없다. 잘못하면 나에게 맞지 않은 옷을 입어 부자연스럽게 느껴질 수 있다. 그리고 이러한 부자연스러움은 평가위원들에게 진정성 없는 모습으로 비칠 수 있기 때문에, 자신이 잘할 수 있는 자신만의 PT 스타일을 만들어 가는 게 중요하다.
필자의 경우도 화려한 스킬보다는 나의 이야기 또는 이번 제안을 준비하면서 가장 오랜 시간 고민했던 핵심 고민들을 중심으로 차분히 스토리를 풀어가는 편이다. 가끔 스킬 좋은 프리젠터들의 PT를 보게 되면 "우와~~ 나도 저렇게 하고 싶다"라고 생각할 때도 있지만, PT 이후 평가위원들의 피드백을 들으면, 진정성이 느껴져 다른 PT보다 훨씬 신뢰감이 높은 PT였다는 이야기를 많이 듣곤 한다.
물론, 진정성 있는 PT는 기본이다. 그런데, 잘 정리된 제안서임에도 불구하고, 내용에 대한 이해가 없어서 프리젠터에선 시 진정성을 느끼지 못하게 하는 경우가 종종 있다.
이런 경우는 대부분 장표는 실무진에서 만들고, PT는 임원급에서 하는 경우다.
과업지시서에 '프레젠테이션은 반드시 총괄 책임자가 해야 함'으로 명기되어 있을 때가 있다. 규모가 적은 회사는 총괄 책임을 대표이사로 넣는 경우가 많다 보니, 이 경우 장표 만드는 사람과 발표자가 다를 수밖에 없게 된다. 제안에 참여하지 않은 대표이사가 세세한 프로그램단까지 잘 알기가 어렵고, 설명을 듣는다 해도, 최신의 SNS 트렌드나 이슈에 대한 이해가 쉽지 않아 강조 포인트를 잘못 설명하는 경우가 발생하는 것이다.
따라서 제안 단계에서부터 프리젠터를 누구로 할 것인지에 대한 전략을 함께 수립하고, 가급적 프리젠터는 전체 제안에 참여하지는 않더라도 초기 전략 수립 단계와 최종 수정 단계에서는 반드시 참여해 제안의 스토리를 설명하기 용이한 방향으로 최종 정리하는 것이 필요하다.
# 성공하는 프레젠테이션 핵심 팁!
1. 오프닝부터 시선을 끌어라.
프레젠테이션 순서에 따른 PT 전략을 짜는 것도 중요하다.
PT 순서가 뒤쪽으로 배치되어 있다면, 상황 분석에 너무 많은 시간을 할애하기보다는 임팩트 있는 오프닝으로 시선을 끌고, 핵심 전략 및 프로그램에 힘을 쏟는 것이 더 중요하다. 이미 현 상황에 대한 이해는 앞선 업체들이 설명을 통해 평가위원들의 이해를 높여놓았을 것이기 때문에 핵심 과제가 무엇이고, 분석의 차별 하가 별로 없다고 판단하면 굳이 자세한 설명은 평가위원들의 피로도를 높일 수 있다.
대신, 신선한 오프닝으로 임팩트를 심어주는 것이 필요하다.
PT 첫 장에 설명보다는 상황을 명확히 보여줄 수 있는 몇몇의 숫자만 보여준다거나,
경험을 토대로 문제의 심각성을 보여준다거나.. 하는 식으로 말이다.
한 예로 회사에서 복지부 암 예방 캠페인에 참여한 적이 있다. 이때 캠페인 제안서 첫 장은 아무런 설명 없이 3개의 숫자만 크게 적었다.
한해 암에 걸리는 암환자 수와 암으로 사망하는 사망자 수, 그리고 마지막은 암이 나의 일은 아니라는 인지도 결과다.
제안서에는 이를 설명하기 위해 10여 장의 장표로 자세한 통계와 근거를 제시했지만, PT 때는 한 장의 임팩트 있는 숫자로 문제제기를 시작했다. 제안서와 PT 본을 반드시 동일하게 가져갈 필요는 없다. PT 본은 프리젠터가 설명하기 쉽도록 스토리 있게 재 구성하는 것도 방법이다.
2. 프로라면 PT 시간 엄수는 기본
민간 기업 PT의 경우 PT 제한 시간이 있지만, 시간을 엄수하지 못할 경우 감점 요인이 되는 경우는 많지 않다. 하지만, 공공기관 PT는 다르다. 일반적으로 15분 PT의 경우 2분 정도 남았을 때 종을 한번 치고, 15분을 넘기면 감점 처리되는 경우가 종종 있다. 따라서 공공기관 PT의 경우 시간 엄수는 필수적이다.
따라서 PT 준비를 하면서 주어진 시간에 맞추어 설명할 수 있도록 시간 안배를 위한 충분한 연습이 필요하다.
가끔 시간 안배가 안되어, 뒷부분을 모두 스킵하고 마무리하는 경우를 볼 수 있는데, 이는 평가위원들에게 준비 부족의 모습을 보여주기 때문에 경쟁 PT에서 큰 감점 요인이 될 수밖에 없다.
3. 핵심을 먼저 말하라.
프로그램을 설명하는 데 있어 복잡한 로직을 설명하기 전에 핵심 내용을 먼저 강조해 이야기해야 한다. 혹 자세한 설명을 못해 이해가 부족했다고 생각하면 질의응답 시간에 보강 설명을 할 기회를 만들어라.
4. PT만큼 중요한 것이 질문에 대한 답변이다.
PT는 완벽한 스크립트와 연습을 통해 준비가 가능하지만, 질의응답은 그렇지 않다. 평가위원 구성에 따라 예상치 못한 질문을 할 때가 있고, 질의응답에서 얼마나 자신감 있게 답변을 하느냐가 심사의 중요한 기준이 되기 때문이다.
심사위원들이 홍보 전문가 중심으로 구성이 되어 있는지, 정책 담당자나 관련 분야 전문가 중심으로 구성이 되어 있는지에 따라 질문의 내용도 크게 달라질 수 있다.
홍보 전문가들의 경우 프로그램이나 전략단에 대한 질문이 많겠지만, 내부 관계자나 정책 전문가들의 경우에는 정책에 대한 이해나 실행 가능 여부, 내부 성과 제시를 어떻게 할 것인가 등에 대해 더 많은 관심을 보이게 된다.
따라서 심사위원 구성에 대한 사전 정보(지난해 심사위원 구성 등)를 파악해 보고, 이에 대한 철저한 사전 QA 준비에도 만전을 기할 필요가 있다.
5. 평가위원 질문이나 의견에 강하게 반박하지 마라.
가끔 평가위원이 질문을 하기보다는 전략이나 프로그램에 대해 반대 의견을 제시하거나 문제 제기를 하는 경우가 있다. 이때에는 제안 방향이 맞다는 것을 강조하게 위해 평가위원 의견에 강하게 반박하며 답변하는 경우가 있다. 심사위원 의견에 강하게 반대해 좋을 것은 없다. 어쨌든 점수를 주는 분들은 평가위원들이기 때문이다. 이때에는 강한 반박보다는 "위원님의 지적 감사합니다. 저희도 위원님이 생각하시는 그런 문제를 고민하지 않은 것은 아니나.. 저희가 봤을 때는 이런 저러 한 방향에서 봤을 때 이러한 전략이 보다 효과적이라고 생각해서 제시했다."는 식으로 하여 평가위원의 지적 사항에 대해 제안 단계에서 이미 고민했었다는 점을 강조하고, 그럼에도 불구하고 이런 전략을 수립하게 된 점에 대해 보다 설득력 있게 다시 한번 설명해 주거나, 과거 다른 프로젝트에서 유사 프로그램 진행 시 큰 효과가 있었다는 등의 이미 입증된 성과 부분을 강조하며 이해를 구하는 것이 더 효과적이다.
