업무 효율을 높이는 작은 습관
일을 하다 보면 제각기 스타일이 다르기 마련인데, 일을 효율적으로 하는 방법이나 노하우를 알려주는 사람은 잘 없다. 왜 그럴까 생각해보면 굳이 이런 걸 얘기해야 하나 싶기도 하고, 잔소리로 들릴 수도 있기 때문인 거 같다. 그럼에도 불구하고 이런 글이 누군가에게 도움이 될 수도 있을 거라 생각했다. 정말 아무도 알려주지 않았기 때문에 모를 수도 있으니, 일 잘하는 선배들을 살펴보며 배운 노하우를 적어본다.
직무 무관하게 회의, 커뮤니케이션을 기반으로 업무를 하기 때문에 이 두 주제로 가볍게 이야기를 풀어보자.
1. 회의
회의 일정 잡기
일정 초대 메일이 왔다. 사전에 얘기된 미팅이 아니기 때문에 내용도 모르고 심지어 그 시간에 다른 미팅이 있다. 이런 경험 한 번쯤 있을 텐데 그다지 기분이 좋진 않다. 회의 일정을 잡을 때는 참석자의 일정을 우선적으로 고려해야 한다. 미리 어떤 내용으로 회의가 필요하단 것을 참석자에게 안내하면 좋지만, 참석자가 많은 경우 일일이 커뮤니케이션하기가 쉽지 않다. 일단 회의 참석자의 일정을 확인하고, 모두가 빈 시간에 잡는 것이 가장 베스트이며, 만약 소수가 다른 일정이 있다면 미리 연락해서 그 시간에 잡힌 일정을 변경할 수 있는지 물어봐야 한다. 일정을 잡을 때는 어떤 목적으로 미팅을 진행하며, 이 시간에 논의할 안건은 무엇인지 사전에 공유해야 한다. 그리고 회의를 잡은 지 시간이 좀 지났거나, 사내외 주요 이슈로 일정 변경이 필요할 것으로 보인다면 미리 참석자들에게 참석 가능 여부를 점검하는 것이 좋다. 먼저 챙기지 않으면 당연하다 생각한 것도 문제가 생기기 마련이다.
회의 진행 및 회의록 작성하기
회의 진행에 앞서 목적을 간단히 얘기하고 어떤 아웃풋을 미팅에서 내놓을 것인지 공감대를 형성하는 것이 좋다. 이후 안건에 대해서 논의하는데, 이때는 미리 각 안건별 논의할 수 있는 기준 또는 틀을 잡아서 미팅을 이끌어 가는 것이 좋다. 예를 들면, "A라는 이슈가 있습니다."라고만 한다면 회의가 진행되기 어렵다. "A라는 이슈가 있고, 이를 해결하기 위한 방법으로는 A-1, A-2 등이 있습니다." 등으로 어느 정도 가이드를 잡고, 각 항목별로 참석자들과 어떤 연관관계와 논의사항이 있는지 이야기하는 것이 좋다. 그래야 각 참석자들이 어떤 틀에서 무엇을 고민하고 논의해야 할지 명확해진다. 그리고 미팅은 Actionable 해야 한다. 그래서 미팅이 끝나면 Action Item이 함께 나와야 한다. 미팅 이후 후속 대응이 없다면 굳이 미팅이 아닌 메일 정도로 공유하는 수준만으로도 충분하다. Action Item으로 누가, 무엇을, 언제까지 할 것인지 명확히 미팅에서 정리해야 한다. 정리가 되지 않다면 언제까지 누가 정해서 알려줄 수 있는지까지는 정리가 되어야 한다. 일정의 경우 되도록이면 명확하게 하는 것이 좋은데, 7월이라고 일정을 얘기하면 요청자는 7월 초로 생각하고 작업자는 7월 말로 생각하기 마련이다. 미팅 진행자는 Action Item이 마무리되었는지 트래킹 해야 한다.
회의가 끝나면 회의록을 작성해야 하는데, 개인적으로는 Overview (일시, 참석자, 장소, 안건), Meeting Note (각 안건별 주요 논의사항, 정리된 내용), To do (Action Item)으로 정리한다. 가끔 회의록을 이쁜 포맷에 맞게 작성하느라 늦은 시간까지 야근하는 것을 볼 때가 있는데, 굳이 회의록을 늦은 시간까지 작성할 필요가 있을까 싶다. 되도록이면 회의 과정에서 노트한 것을 회의록에 바로 넣고, 회의가 끝날 때 Wrap-up 하면서 Action Item을 기록하고 재확인하면 된다. 이렇게만 해도 회의록 작성에 소요되는 시간을 엄청 줄일 수 있다. 중요한 것은 어떤 의사결정이 어떤 이유로 진행됐고, 미팅 이후 누가 무엇을 언제까지 할 것인지이다. 회의를 진행하는 것은 보여주기 위한 것이 아니라 행동하기 위한 것이기 때문에 굳이 회의록을 이쁘고 풍성하게 작성하느라 시간을 소비하지 말자.
2. 커뮤니케이션
Thread 관리를 잘하자
메일, 업무용 메신저 등 다양한 채널을 통해 커뮤니케이션한다. 이때 종종 Thread 관리가 안 되는 경우를 보는데, 예를 들면, 하나의 이메일로 답변이 오가다가 새로운 메일로 관련 내용이 오게 되면 메일을 확인해야 하는 사람들이 누락되거나, 시간이 지난 후에 관련 내용을 찾기 어려울 수 있다. 메신저에서도 업무 성격을 고려해 채널이나 대화방을 개설하는데, 성격이 맞지 않는 대화방에서 다른 주제로 대화를 나눈다거나 새로운 thread로 커뮤니케이션하면 동일한 문제가 발생할 수 있다. Thread 관리만 잘해도 커뮤니케이션의 효율은 50% 이상 올라간다.
커뮤니케이션은 양지로 (개인기 노노)
일의 진행사항은 투명하게 하고 변경사항이 있을 때마다 공유하는 것이 좋다. 물어보지 않아도 그때그때 진행사항을 알 수 있어야 한다. 이를 위해서 일에 참여하는 모두가 볼 수 있는 전체 방에서 대화를 하는 것이 좋다. 개인기로 개별 커뮤니케이션을 진행하면 다른 팀원들은 진행사항을 알 수가 없고, 공유가 누락되거나 일을 위한 일을 또 해야 하는 경우들이 발생한다. 이력이 남지 않기도 마찬가지다. 대화 내용이나 메일이 너무 많아 스팸 같을 수 있다. 그래서 메일보다는 Slack과 같은 커뮤니케이션 채널이 보다 효율적이고, Mention 기능을 활용하면 이런 문제를 해결하 수 있다. (이메일이 효율적이지 않다는 것은 아님) 커뮤니케이션은 최대한 일에 참여하는 전체가 볼 수 있는 전체 채널을 활용하고, Thread 관리를 통해 커뮤니케이션이 끊기지 않게 하고, Mention기능을 적절히 이용해보자.
