조직장이 되자마자 팀원이 21명이 된다면?
초보 조직장의 인력 관리
우리 팀은 2024년 11월 기준 21명이다. 정규직 6명, 계약직 15명으로 구성된 비교적 큰 조직이다. 지난 10월부터 1개 팀, 2개 파트로 개편되면서 나는 그 중 1개의 파트장이 되었고 다른 하나의 파트는 상위 조직장인 팀장님이 겸하고 있다. 즉, 나는 파트장이긴 하지만 결국은 부팀장(?) 같은 역할로써 모든 구성원들의 성과관리/인사관리의 1차 조직장 역할을 하고 있다.
사실 지난 9월까지만 해도 우리 팀의 인력은 정규직 6명, 계약직 5명으로 정규직이 더 많았는데 갑자기 2달 사이에 10명의 계약직 인력이 늘어나버린 것. 나는 이제 막 파트장이 되었을 뿐인데 팀장님과 나를 제외한 19명의 인력을 관리하려니 여간 어려운 게 아니다. 그 중 어렵다고 느끼는 몇몇 사례를 소개해볼까 한다.
첫 번째 : 결재관리
결재관리라 함은 근태(연장근무, 외근) / 휴가 / 비용(운영/접대비, 통신비, 교통비, 외근비) 등 구성원들이 회사 생활을 하면서 발생하는 인사/비용 관련한 모든 항목을 검토하고 승인하는 일이다. 세어보니 11월의 휴가+비용 결재가 105건, 근태 결재가 48건이었다. 사실 나는 명령상 정규직 인원 5명으로만 이루어진 파트의 조직장임에도 불구하고, 팀장님이 모든 결재건을 검토할 수 없으니, 팀장님의 지시로 겸직하는 파트 결재선의 모든 1차 결재에 들어가는 것.
각 항목에 따라 첨부하는 파일, 회계 처리 방법 등이 제각각이다보니 반드시 모든 항목들을 꼼꼼히 확인해야 한다. 아무리 일을 잘 하고 똑 부러진 사람 같아도 지뢰는 어디에나 숨어 있기 마련이다. 하지만 더 큰 문제는 똑부러진 사람은 그렇게 많지 않다는 점이다. 사실 시간만 있다면 크게 어렵지 않은 일이지만, 실무만으로도 충분히 바쁜 와중에 매일 같이 올라오는 결재를 꼼꼼히 보는 것만 해도 엄청난 리소스라는 것을 조직장이 되고나서야 알았다. 특히나 비용에 관한 것은 엑셀 파일에 날짜/품목/금액 등 하나하나 체크해야 하는 일이라는 게 상당한 디지털 노가다에 해당한다.
두 번째 : 공지사항에 대한 F/U
내가 공지사항을 전달해야 하는 그룹은 크게 두 그룹이다. 정규직 4명으로 구성된 내 파트원들과 15명의 계약직 구성원들. 각기 다른 내용의 공지사항이 나로부터 직접 전달되기도 하고, 내 파트원들을 통해 계약직 구성원들의 관리를 대신하고 있기 때문에 때에 따라서는 한 단계를 거쳐서 공지사항이 간접적으로 전달되기도 한다.
그렇게 한 번 안내된 공지사항은 모두에게 완벽하게 전달되는 법은 없다. 반드시 없다. '어느 기한까지 어느 내용을 이행해달라' 구두로 설명하고, 메신저에 남겨두더라도 반드시 누군가 한 명은 그 내용을 까먹거나 잘못 이해하기 마련이다. 더군다나 위에서도 얘기했듯이 모두가 똑부러진 사람들이 아니기 때문에 제대로 전달되는 비중이 오히려 낮기도 하다. 물론 그것이 나의 커뮤니케이션 문제라고 할 수도 있겠지만, 나는 정말 최대한 배경 설명부터 필요성, 중요도 + 꼭 지켜달라는 당부까지 빼놓지 않고 하는 편.
그래서 중요한 공지사항 같은 경우는 일주일 전, 이틀 전, 하루 전과 같은 식으로 수 차례 반복한다. 다시 메세지도 남긴다. 답답해도 다른 방법이 없다. 그리고 그들에게도 다음과 같이 설명한다. 중요한 내용에 대해서 공지하더라도 반드시 지켜지지 않는 케이스가 있으니, 내가 수 차례 반복해서 공지하더라도 '왜 한 얘기를 또 하는 거야?'라고 받아들이지 말아달라고.
사실 조직장이 돼서 어렵다고 쓰긴 했지만, 그것은 단지 노가다이기 때문이지 그 이상은 아니다. 정녕 어려움이 이것 뿐이라면 정말 행복할 것 같긴 하다. 적어도 위 두 문제는 내가 시간을 많이 들이기만 한다면 그 자체로 해결되는 문제이기 때문.
다음 편에는 내 시간만으로는 퉁칠 수 없는 것들에 대해 이야기 해볼까 한다.