8. 조직에서의 지혜로운 소통(1)
소통, 리더의 자격(한근태 저)을 읽고
이 책은 조직 내의 소통에 대하여 진지하게 본인을 돌아보고 성찰할 수 있는 책이었습니다. 너무나 쉽게 읽혔고, 중간중간 작가님의 일침에 찔리는 순간이 한두 번이 아니었습니다. 소통에 대하여 수많은 인사이트를 얻을 수 있었던 이 책을 추천드리며 감명 깊었던 부분들에 대하여 한번 글을 적어보겠습니다.
브리프백(Brief Back), 소통 실수를 줄이는 법
원활한 업무를 위한 업무 소통을 할 때의 핵심은 '지시를 어떻게 명확하게 하는지'입니다.
업무의 목적과 이유를 분명히 하고, 방법과 지침을 구체적으로 알려주는 것이 바로 그것인데 실제로는 상사는 불분명한 지시를 내리고 직원도 그에 대해 질문을 하지 않는 경우가 많습니다. 상사는 상대방이 자신이 알고 있는 것을 다 알고 있다고 착각하며 직원은 질문을 했을 시, 자신의 부족함이 드러날까 두렵기 때문인데요.
명확하게 소통하기 위해서는 우선 일의 이유와 목적을 분명하게 설명한 후,
"당신이 이해한 것을 한번 설명해 보라."는 '브리프백'을 요청하는 것이 좋습니다. 본인의 입으로 직접 말할 때에 이해도를 측정하기가 수월하고 잘못 이해한 부분이 없는지 체크할 수 있기 때문에 소통의 실수가 줄어들게 됩니다.
마지막에는 추가 질문이 있는지 확인하며 마무리하면 좋습니다. 관련하여 이런 질문들을 스스로에게 물어보면 좋습니다. '지금 지시가 꼭 필요한지?', '지시받은 사람이 업무의 적임자인지?', '이 사람의 현재 업무량과 상황은 어떤지?' 등입니다.
스피치를 할 때는 핵심적인 내용만 말하자
대화를 할 때 우리는 'K-겸손' 문화로 혹은 쿠션어 등으로 인하여 다양한 곁들임 말들을 쓰곤 합니다. 작가님께서는 예시로 먼저 "내가 이런 말할 자격은 없지만"을 들고 있습니다. 스스로 자격이 없다고 말하며 앞에 나와서 말하는 이유가 무엇인지, 듣는 사람들은 시간이 아깝다고 생각해야 하는지? 쓸모없는 말이며 겸손이 아니라고 말하고 있습니다.
다음은 "여러분도 다들 알다시피"인데요. 작가님은 "내가 아는지 모르는지 어떻게 아는가?"라며 말의 저의가 무엇인지 궁금할 때가 많다고 합니다. 사실 이 멘트는 제가 자주 쓰던 멘트라 조금 찔리는데요. 제가 사용하게 되는 케이스는 1) 청중 중, 실제로 내용에 관하여 아는 사람들이 있음, 2) 내가 그것을 처음 알아내서 신난 사람처럼 보이고 싶지 않음.이었습니다. 말하고 나니 많이 부끄럽네요.
또한 그 외에도 "솔직히 말씀드려서" 등의 멘트도 지적하며 이런 멘트를 사용하는 것을 지양하라고 말하고 있습니다. 말을 할 때에는 핵심적인 말만 하면 된다고 합니다. 이런 곁말이 많아지는 이유 중 하나는 '자신이 하는 말이 알맹이가 없기에 그것을 감추기 위해서가 아닐까?'라고 합니다.
저도 저를 돌아보면 보고나 발표, 교육 때 별 도움이 되지 않는 곁말들을 많이 하곤 했는데 그걸 받아들이는 청중분들은 다양한 생각을 하셨겠구나 싶고 반성이 됩니다.
잡담은 소통과 생산성의 KEY이다.
소통은 관계이며 잡담은 관계를 부드럽게 하기 위해 필수적인 존재입니다. 그래서 회의할 때 본론으로만 바로 들어가거나 진지한 이야기로 시작하는지?라는 질문을 작가님께서 던지시는데, 이것도 역시 저였습니다. 서로 너무 바쁜 상황이 아니라면 회의 시작 시, 가벼운 토크를 5분 정도 하며 시작하시는 동료분들이 많이 계셨는데, 저는 그 시간이 아깝다고 생각하여 바로 본론으로 들어가곤 했는데요. 그 행동들에 이러한 이유가, 이러한 의미가 있었구나라고 생각해 볼 수 있었습니다.
잡담이 많은 집단이 소통이 잘되고, 생산성이 높습니다. 또한 잡담에 능한 사람이 일도 잘합니다. 잡담은 상대의 속마음을 간파할 수도 있고 상대에게 자기 매력을 어필할 수도 있는 중요한 커뮤니케이션 능력입니다.
또한, 잡담은 상대를 존중해야 할 수 있는 것입니다. 상대를 무시하면 잡담을 할 이유가 없습니다. 잡담은 먼저 다가가 인사를 건네며 운을 띄우며 상대 화제의 비율이 많도록 대화를 나누면 되는데요. 토론이 아니기에 결론을 요하지도 않고 능수능란하게 대응할 필요도 없습니다. 알맹이가 없어도 상관없으며 친숙한 분위기를 만들어 상대의 호감과 신뢰만 얻을 수 있다면 괜찮습니다.
잡담을 위해서는 '소재 창고'가 필요한데요. 칭찬이 되어도 좋고, 내가 모르는 것에 대한 질문도 좋습니다. 추가로 소재를 얻기 위해 요즘 화제나 뉴스 등을 알아두는 것도 좋습니다. 늘 감성의 안테나를 열어둔다면 다른 사람보다 민감하게 정보에 대응할 수 있습니다. 사람을 가리면 잡담을 할 수 없는데 누구와도 잡담을 할 수 있다면 별다른 선입견이나 고정관념이 없다는 것을 뜻합니다.
누구에게나 거리낌 없이 대하는 사람은 주위에 따르는 사람이 많고 평판이 좋을 가능성이 높으며 반면, 화술 자체가 굉장히 뛰어나더라도 상대를 골라 말을 하는 사람, 싫은 사람과는 말도 섞지 않는 사람은 그릇이 작아 보입니다.
잡담은 누구나 할 수 있지만, 쉽지만은 않습니다. 우리가 몇십 년간 회사생활을 하며 중요한 소통 능력이 되어줄 잡담 능력을 키우기 위해 이번 주에는 평소 대화하지 않았던 분들께도 한번 더 다가가 보는 것이 좋을 것 같습니다.
