회의: 생산적일 것인가, 지옥이 될 것인가

Empowered

이 글은 Silicon Valley Product Group의 EMPOWERED: Ordinary People, Extraordinary Products 내용을 번역, 의역 및 재구성한 글입니다.

제작: DALL-E

회의는 왜 문제가 될 수 있는가?

- 회의는 가장 큰 특징은 같은 장소에서 같은 시간에 여러 사람들이 모여 진행되어야 한다는 것(synchronous)이다. 회의가 잡히면 회의 참석 대상은 그 시간을 회의를 위해서만 할애해야하기 때문에, 이에 따른 기회비용이 발생하기 마련이다.

- 회의를 개최하는 사람은 회의 참석자들이 다른 업무들을 제쳐두고 회의를 참석한다는 사실을 명심하고, 그 회의 시간이 헛되지 않도록 철저하게 준비해야 한다.

- 만약 해당 안건이 비동기적인(asynchronously) 방식, 즉 문서 전달과 확인과 같은 형태로 충분히 해결가능하다면 그러한 방법을 채택하는 것이 좋다.

회의가 필요한 대표적인 3가지 목적 유형

1. 소통(Communication)의 목적

- 임원급이나 팀의 리더가 제품 전략을 설명하는 전사 회의처럼, 이메일과 같은 형태로는 전달하면 안될 사소하지 않은(nontrivial) 안건들을 주로 전달하는 것을 목적으로 한다.

2. 의사결정(Decision)의 목적

- 제품팀의 차원에서 해결될 수 없는 의사결정이 필요한 안건에 대해 논의하는 것을 목적으로 한다.

- 제품팀 이외의 다양한 부서에 영향을 미칠 수 있는 경우가 이에 해당한다.

- 해당 목적의 회의의 경우, 제품 문서(the written narrative)를 공유하는 것이 회의의 생산성을 높이는 데에 큰 도움이 된다.

3. 문제 해결(Problem solving)의 목적

- 어떤 방식이 가장 좋은 방식인지 파악하기 어려울 때 진행하는 것으로, 고객의 문제나 내부적인 운용 방식의 문제에 대해 다양한 아이디어들을 만들어내고 고도화시키는 것을 목적으로 한다.

- 서비스의 중단이나 문제 발생(outage) 이후 회고(postmortem)를 통해 앞으로 이러한 문제를 방지하기 위해서 어떤 것이 필요한지에 대해 논의하는 것이 이에 해당한다.

효과적인 회의를 위해 명시하고 준비해야할 것들

1. 목적(Purpose)

- 회의 개최자는 회의의 목적을 명시하여 회의 참석자들이 안건에 대해 숙지하고 건설적인 논의를 진행할 수 있도록 유도해야 한다.

2. 참석자(Attendee)

- 회의 개최자는 필수 참석자와 선택(optional) 참여자 두 가지 목록으로 나누어 고지한다.

3. 회의 전 준비사항(Preparation)

- 소통의 목적인 경우, 내용이 명확하고 오해의 소지는 없는지, 내용을 효과적으로 전달할 방법은 무엇인지에 대한 고민이 필요하다.

- 의사결정이 목적인 경우, 제품 문서와 같은 상세한 정보를 제공하여 의사결정을 위한 맥락과 배경을 충분히 전달해야 한다.

- 문제 해결이 목적인 경우, 안건의 맥락과 배경이 무엇인지, 그리고 예상되는 질문에 대한 답변은 충분히 준비했는지 확인이 필요하다.

4. 원활한 조율(Facilitation)

- 회의 개최자는 회의가 매끄럽게 진행될 수 있도록 역할해야함을 잊지 말아야 한다.

5. 후속 조치 사항(Follow-up)

- 회의에서 결정 사항이 생기면, 해당 사항을 어떻게 진행하고 마무리 지은 후(close the loop) 공유할지에 대해 정해야 한다.