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매거진 여성의 일과 커리어 그리고 삶

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계정을 잊어버리셨나요?

by Weconnect Mar 03. 2020

회의자리에서 원하는 것을 쟁취하는
2가지 말하기 비법

#간결하고 #논리적인 #보고와 주장하기

하루에 한번씩은 PREP이나 AREA로 이야기해봅시다!
우리가 원하는 것을 쟁취해보자구요!

“중요한 시험이 다가왔을 때, 많은 사람 앞에서 프레젠테이션을 해야 할 때, 업무상 중요한 프로젝트를 맡게 되었을 때 스스로 신바람이 나고, 말할 수 없이 짜릿한 쾌감을 느끼는 사람, 이런 사람이 뛰어난 업무 성취 능력을 발휘하기 마련이다. 결국 세상은 그들의 것이다.”¹

위 문장을 읽고 ‘세상에, 이런 사람이 있다니, 말도 안돼! 나는 아닌데! 내가 세상을 갖긴 틀렸구만!’ 하는 생각이 가장 먼저 들었다면, 반갑습니다. 저도 그랬거든요.

오랜만에 면접을 볼 때나, 입사 후 파트너와의 중요한 협상을

맞았을 때, 클라이언트 앞에서 프레젠테이션을 해야 할 때, 이런 생각 하지 않으세요? ‘내가 왜 이러지? 평소엔 말도 또박또박 잘하고, 남편이나 아이와 말싸움을 해도 한 번을 지지 않았던 내가 왜 이럴까?’ 다시 한 번 반갑습니다, 저도 그렇습니다.

평상시 모습보다 한참은 뒤처진 것 같은 지금 내 모습에 실망스럽고 화가 나는 이유를 이해합니다. 중요한 일이라서, 꼭 놓치고 싶지 않은 기회라서, 실망시키고 싶지 않아서, 평소보다 더 열심히 하는데도 평소보다 결과가 안좋은 그런 경험들은 우리 모두에게 있으니까요. 누구에게나 처음은 어렵죠. 처음부터 쉬웠다면 모두가 스티브 잡스고, 힐러리 클린턴이게요?

우리가 원하는 것을 얻기 위해 상황에 맞게 표현하는 방법을 조금만 익힌다면 전보다 조금 더 수월해질테고, 나아진 스스로의 모습을 발견하면 자신감이 한층 더해져 훨씬 더 나아질거에요. 그럼, 지금부터 숨겨왔던 저만의 말하기 비법을 공개해볼게요! 오늘은 회의 자리에서 써먹기 좋은 2개의 Magic Pattern을 알아볼까요?

위커넥트의 신규 입사자를 맞이하는 OT&OJT 문서에는 회사와 사업에 대한 여러가지 문서나 히스토리가 쌓여있는데요. 그 중에 포함되어있는게 바로 비즈니스 커뮤니케이션에 대한 부분입니다. 저는 대학 졸업 후 커리어를 위기관리 커뮤니케이션 컨설팅 회사에서 대기업이나 공공기관 임직원을 대상으로 트레이닝이나 시뮬레이션을 담당하는 코치로 시작했어요. 어렸을 때부터 ‘한 말빨' 했지만 위기관리 커뮤니케이션은 차원이 다른 것이었습니다. 조직에 위기나 이슈가 있을 경우 조직을 둘러싼 언론을 포함한 다양한 이해관계자와 전략적으로 커뮤니케이션 하지 않으면 위기를 더 키울 수 있기 때문에 단어는 물론 표정과 제스처까지도 고민하고 최대한 효과적으로 전달될 수 있도록 트레이닝하는 것이 저의 역할이었습니다.

한 대기업 프로젝트에 참여했던 기억이 납니다. 프로젝트 담당자들은 위기 시 커뮤니케이션도 중요하지만 중간관리자들이 임원 보고를 하거나, 여러 관계자와 회의를 할 때 전략적인 토론을 못해서 효율과 효과를 모두 놓치고 있다고 입을 모았습니다. 고민을 털어놓은 팀장님께 저는 이렇게 대답했죠.

“팀장님, 모든 커뮤니케이션에 해당되는 것은 아니지만 간결하고 논리적인 보고

또는 주장을 해야 한다면 딱 4글자만 기억하면 됩니다, PREP!”

1. PREP

PREP은 Point - Reason - Example - Point의 약자인데요. 즉, 보고/주장/전달하고자 하는 요점(Point)을 먼저 말한 뒤, 요점이 나오게 된 배경이나 이유(Reason)를 제시하고, 실제 적용되었을 때의 예시(Example)나 대안으로 훨씬 구체적으로 이해하게 한 다음, 마지막으로 한번 더 요점(Point)을 콕 찝어 전달함으로써 설득력을 키우는거죠. 예를 들면,

“C님, 저희 이번에 회식 장소를 A에서 B로 바꾸는게 좋겠습니다(Point). A는 규모에 비해 좌석 수가 많아 저녁 시간대에 손님이 많으면 10명이 함께 대화하기가 적합하지 않더라고요(Reason). 제가 최근에 B에 가보니 B는 인원 수만 확정해주면 안쪽 자리를 예약해주는데 저희 모두가 대화 나누기에 훨씬 더 낫더라고요. 예산은 A보다 B가 1인당 1만원 정도 비쌀 것 같은데 오랜만의 회식이고 축하의 자리니 1인당 1만원 정도는 투자할 가치가 있다고 생각합니다(Example). C님께서 B로 예약 변경 후 모두에게 공지해줄 수 있을까요?(Point)”

이렇게 PREP으로 이야기를 하면 상대방은 내가 어떤 의도로 말하는지 빠르게 이해할 수 있을 뿐만 아니라, 이유와 예시 또는 대안이 바로 뒤이어 나오므로 추가 질문이 필요없어집니다. 한마디로, Yes or No, 의사결정만 하게 되니 의사결정 권한이 있는 임원은 뇌에 쓰이는 에너지가 덜 들어가서 좋죠. 어떻게 보면 답정너같지만 PREP과 같이 논리적인 커뮤니케이션 기법은 상대가 다른 논지가 있지 않고서는 반박하기 어렵게 만듭니다.

2. AREA

하지만 때로는 반박하고 싶을 때도 있죠. 그럴때는 AREA를 기억하면 되는데요. AREA는 Assertion - Refutation - Evidence - Assertion의 약자입니다. 즉, 상대방의 주장을 반복하고 인정하며 존중의 의미를 밝힌 다음(Assertion), 그럼에도 불구하고 자신의 주장이나 반론을 제기하며(Refutation), 이를 뒷받침하는 증거를 제시합니다(Evidence). 마지막으로 한 번 더 자신의 주장을 반복(Assertion)하는 거죠. 이것도 예시를 살펴볼까요?

“팀장님, B도 좋은 아이디어인데요, 다만 제 생각은 조금 달라요(Assertion). 이번 회식은 A에서 식사를 간단히 하고 대표님께서 추천하신 D라운지로 이동할 계획입니다(Refutation). 지난해 송년회를 A에서 하면서 외부에서 와인을 챙겨가고 이런저런 특별 주문으로 A에 신세를 진게 있어서 이번 회식까지는 조촐하게라도 A에서 하고 분위기도 대화하기도 좋은 D라운지에서 이어가는게 좋겠다고 계획을 세웠거든요(Evidence). 하지만 팀장님이 말씀하신 B도 괜찮은 곳 같으니 다음 번에는 그쪽으로 꼭 추진해볼게요! 의견 감사해요!(Assertion)”

자, 얼마나 아름다운 대화의 흐름인가요? 모두에게 의견과 이유, 예시나 증거가 있으니 말이에요. 다만, 이러한 보고나 주장의 흐름이 매번 완벽하게 만들어지는 것은 아니에요. 충분한 연습이 선행되어야 가능하죠.

그래서 저는 대화를 할 때 상대방이 궁금해할만한 것들을 몇가지 브릿지 언어로 연결해서 말할 수 있도록 미리 생각해두는 것을 추천합니다. “왜냐하면, 예를 들어, 만일 그렇게 하지 않는다면”과 같은 말로 시작하는 문장들을 주머니에 채워두는거죠! 그리고 AREA로 맞받아칠 때는 언제나 “~님의 의견도 참 좋은데요 / 일리가 있네요 / 좋은 생각이네요"로 상대방을 의견을 인정하는 것이 중요합니다.

회의에서의 토론은 그저 토론을 위한 토론이 아니라 원하는 목표를 함께 달성하기 위한 토론이기 때문에 우리는 각자의 의견은 효과적으로 전달하되 상대에 의견에는 유연하게 대응해야 한다는 걸 꼭 기억해야해요.