50인 미만 중소 제조기업에서 왜 협업툴을 도입했을까?

중소 제조기업 협업툴 플로우 도입기를 연재합니다

사람들이 그토록 원했던 재택근무 시대가 찾아왔다. 물론, 절대 지금과 같은 이유에서 원했던것은 아니지만 말이다. 코로나19로 인해 '비대면'이라는 말이 급속도로 친숙한 단어가 되었고 '재택근무'또한 더이상 예전처럼 판교에있는 IT기업들만의 것이 아니게 되었다. 

나는 2017년부터 자동차를 멈추게 해주는 제동장치와 승차감과 조종 안정성을 결정짓는 현가장치를 고성능으로 제조해서 전국의 튜닝샵으로 직접 판매를 하고있는 튜닝부품 제조회사의 대표를 맡고있다. 자동차 튜닝이란 완성차가 원래 가지고 나오는 성능, 외관 등을 끌어올리거나 고객의 기호에 맞게 변화시키는 것을 뜻한다. 자동차 수리와의 다른점을 꼽자면 자동차 수리 혹은 부품 교체는 원래의 부품으로 단순 교환 혹은 에프터마켓 부품을 사용한 교환을 통해 원래의 상태로 되돌리거나 혹은 사용자가 원하는 방향이 아닌 주어진 방향대로 변한다. 그러나 튜닝은 성능의 경우 성능을 더 좋게하거나, 특성을 바꾸고 외관의 경우 '내가 원하는 대로' 바꾼다는 것이 차이점이라 볼 수 있다.

'튜닝 부품'이라는 것의 특성상 우리는 '초다품종 초소량' 생산을 하고있다. 보통 자동차 부품의 경우 생산량이 몇 천 단위도 있긴 하나 대부분의 경우 수십, 수백만개 단위가 '시작'이다. 반면 우리는 1년에 단 한개의 제품을 생산하는 경우도 있다. 더 정확히 말하자면 창립이래 단 한개만 만든 제품이 한두가지가 아니다. 그럴정도로 우리는 유연한 생산관리시스템이 필요하다.

보통 우리가 만드는 제품은 새로운 차종이 출시되었을때 그 차종에 맞도록 제작하는데 짧게는 3일~길게는 한달정도가 걸린다. 그리고 한 제품을 제작하는데 주문을 받는것 부터 출고를 하는데 까지 서로다른 공정에 최소10명 이상이 관여하게 된다. 회사 단위로는 소재와 부품공급, 후처리 거래처부터 택배회사까지 10개가 넘는 회사가 참여하게 된다. 이때, 제품이 정상적으로 나오는데 까지 필요한 가장 중요한 것은 무엇일까? 바로 '커뮤니케이션'과 '명확한 정보의 교환'이다.

과거에는(아니, 플로우를 도입하기 전까지는) 팩스, 메일, 전화를 주로 이용해서 회사 내외부로 소통을 하고 정보교환을 했다. 그러나 여기서 오는 문제점은 너무나도 많고 아마 모두가 공감할 것이다.

1. 내가 전달한 정보와 상대가 받아들인 정보가 다를 수 있다.
2. 히스토리가 불분명하다. (특히 구두의 경우)
3. 너무 많은 정보가 교환되다보면 관리가 어렵다.
4. 우리회사 직원도 바뀌고, 거래처 직원도 바뀐다.
5. 상대방이 뭐라고 했는지, 어떤 정보를 줬는지 잘 기억이 안난다.
6. 나도 솔직히 과거의 나님이 무슨말을 했고, 어떤 정보를 전달했는지 잘 기억이 나질 않는다.((?))
7. 이 모든 것들이 회사라는 곳에서 한꺼번에 일어난다.

우리 회사는 한달에 적게는 500건에서 많게는 800건 정도의 서로다른 주문을 소화하고 있다. 그리고 한 주문당 제품의 개수는 적게는 1개에서 많게는 5개가 세트로 구성된다. 여기서 중요한 점은 부품의 개수가 아니라 '제품'의 개수라는 것이다. 하나의 제품에는 보통 적게는 100개에서 많게는 300개 가량의 부품이 사용된다. 

이정도만 얘기해도 우리와 비슷한 환경에서 업무를 하는 분야에 있는 사람들이라면 회사에서의 하루하루가 얼마나 카오스일지 짐작이 갈 것이다. 그야말로 매일이 전쟁터다. 정신차리지 않으면 바로 불량이고, 이슈가 터진다. 

나는 주어진 환경이 어쨋든 상황 탓을 하는것을 극도로 싫어한다. '어쩔 수 없다'를 잘 용납하지 않는다.(젊은 꼰대같이 들릴지 모르겠지만) 완벽한 해결은 아닐지라도 지금보다는 나은 결과를 줄, 조금이라도 다른 방법이 어디엔가 존재한다고 믿는다. 그래서 이런 우리의 환경도 개선할 수 있고 혁신할 수 있다고 늘 생각하면서 정말 내가 알고있는 혹은 모르는것도 찾아가며 여러가지를 시도해봤다. 하지만 그 모든 방법이 언제나 혁신이 되지는 않았다.

사업을 하는 사람의 특성상 평소 많은 사람을 만나고 여러 회사가 일하는 방식을 많이 봐왔다. 개인적으로 자기개발, 독서모임 등에도 참여하는걸 즐겨왔다. 그러면서 '협업툴'에 자연스럽게 접근하게 되었고 슬랙과 노션을 써오고 있었다. 그러던 중 코로나 사태가 터졌고 재택근무, 비대면 업무에 대한 새바람이 불었다. 그렇게 많은 사람들이 원치 않고 예상하지 못했던 새바람을 타고 협업툴 '플로우'는 나에게 자연스럽게 흘러들어왔다. 그리고 우리회사의 혼돈의 FLOW를 정돈된 FLOW로 바꾸고 있다. 

협업툴 플로우가 바꾼 회사의 흐름은 과연 어떤 결과를 만들어 내고 있을까? 우리 회사는 코로나 사태와 현대, 기아자동차의 판매 부진으로 인해 대부분의 부품회사가 힘든 시간을 겪고 있는 이 시대에 창립이래 최대 매출을 기록하고 있고 그 매출 증가 폭 또한 창립이래 최대일 것으로 예상하고 있다. 이렇게 어려운 시대에 이 '협업툴'이라는 것이 대체 어떤 역할을 어떻게 했는지, 도입 결정부터 도입 과정 그리고 현재 진행형인 이야기들을 적어나가고자 한다. 나의 이러한 이야기가 또 다른 중소 회사들 그리고 자영업자들에게 힘든 시기에 조금이나마 도움이 되길 바란다.