회사에서 미팅이 쉬워지는 3가지 습관
대학교를 졸업하고 회사 미팅에 처음 들어오는 신입사원들이 가장 힘들어하는 것 중 하나가 바로 '미팅(Meeting)'이라고 생각한다.
회사마다 '회의'라고 이야기하지만 요새는 보통 '미팅'이라고 부르는 것 같다.
사실 회사에 들어오기 전까지 이러한 형태의 미팅을 경험해 보는 것은 많지 않다.
물론 학교에서 조별 과제나 프로젝트 등의 비슷한 미팅들이 있지만, 비슷한 또래의 학생들이 모여 배운 내용들을 토대로 비슷비슷한 수준의 경험과 지식으로 결론을 도출해내가는 과정은 회사와는 사뭇 다르다.
그렇다고 대학교 강의와 비슷할까? 딱히 그것도 아니다. 대학교 강의는 거의 독보적인 지식수준의 교수님이 앞에서 가르치고, 가끔 학생들의 답변이나 의견을 묻기도 하지만 거의 대부분 일방적인 지식 전달의 형태이다.
회사에서의 미팅은 특정 주제에 대해서, 주어진 기간 안에 결과를 도출해 내야 한다는 것에는 조모임 등과 비슷하다. 하지만 미팅에 참여하는 사람들의 지식과 경험 수준이 다르지만 그렇다고 일방적으로 그들의 경험과 지식을 전수받는 강의와도 다르다.
사람마다 미팅을 참여하는 스타일이 모두 다르지만, 이러한 미팅에 잘 참여하는 방법은 3가지 정도가 있다.
1. 미팅의 목적을 명확히 안다
2. 미팅 안에서 나의 역할을 명확히 안다
3. 미팅 참여 전에 미리 준비한다
어찌 보면 굉장히 단순할 수 있지만, 생각보다 많은 사람들이 이러한 방법을 잘 모르거나 실천하지 못한다. 심지어 많은 회사들은 '스마트한 미팅방법'과 같은 식으로 사내에서 미팅 문화 개선에 대한 캠페인도 어마어마하게 하지만, 한 순간이다.
그럼 하나씩 살펴보며 실천방법을 이야기해 보자.
1. 미팅의 목적을 명확히 안다.
- 실제로 많은 사람들이 단순히 '미팅합시다'하면서 사람들을 모아놓고 "어떻게 할까요?"와 같은 막연한 질문들을 던지는 경우가 많다. 물론 모든 사람들이 현재 문제에 대해 잘 알고 있고, 평소에 생각한 해결책들이 있어서 의견을 이야기하는 경우가 많다. 하지만 이럴 경우 백이면 백 미팅 시간은 계속 늘어지고, 뾰족한 해결책이 도출되지도 않으며, 미팅 주최자의 잔소리(?)나 훈계만 듣다가 끝나는 경우가 대부분이다. 이러한 경우는 미팅 주최자에게 미팅의 목적이 무엇인지 다시 한번 명확히 요청하는 것이 중요하다. 이런 형태의 미팅이라도 최대한 미팅 주최자에게 미리 미팅의 목적을 물어본다면 거의 대부분 본인이 생각하는 미팅 목적이라도 알려준다. 미팅을 준비하기 위함이라고 물어보면 더더욱 안 알려줄 이유가 없으니 서슴없이 물어보고 확인하자.
- 앞서 말한 미팅의 형태와 달리 제대로 미팅의 목적이 설정된 미팅이라면, 그 목적을 명확히 이해하는 것이 좋다. 이 목적을 분명히 이해하면, 미팅을 할 때 미팅의 논의 내용을 이해하고 따라가는 것이 가능하다. 물론 미팅을 하다 보면 목적에 맞지 않는 내용으로 빠지는 경우도 있지만, 왜 이러한 내용들이 논의되고 있는지 흐름을 파악하는 것이 가능해진다.
또한 미팅 중에 내가 의견을 내야 할 일이 생긴다면 이러한 목적에 맞는 대답을 할 수 있게 된다. 아니, 뒤에 나올 미팅에서 나의 역할을 이해한다거나 미팅을 미리 준비하는 것 모두, 미팅의 목적을 명확히 모른다면 할 수 없는 일이다.
그렇기 때문에 미팅의 목적을 명확히 이해하는 것은 매우 중요한 일이다.
2. 미팅에서의 나의 역할을 명확히 안다.
- 이 부분은 매우 중요하다. 왜냐면 들어온 미팅 요청을 수락할지 말지부터도 여기서 결정해야 하기 때문이다. 상당히 많이 하는 실수 중에 하나가, 미팅요청이 들어오는 대로 그냥 수락을 하는 것이다. 단순히 내가 시간이 된다고 해서 미팅에 참여하는 것은 아주 미련한 짓이다.
상대방에 대한 예의라고?
아니, 제대로 나의 역할을 할 수 없다면 수락하는 것이 상대방에 대한 예의가 아니다.
미팅 참여 요청을 받았다면, 미팅 주최자에게 생각하는 나의 역할을 명확히 확인하는 것이 좋다.
상사와 함께 미팅에 초대를 받았다면 상사에게 사전에 미팅 주최자와 논의가 있었는지, 그 논의에서 본인이 참여해야 하는 이유가 무엇인지 등을 확인하는 것이 중요하다.
이러한 역할을 확실하게 이해해야, 내가 이 미팅에 꼭 들어가야 하는지 아닌지, 미팅에 들어간다면 준비해야 할 것은 없는지, 미팅에 들어가지 않더라도 미팅의 결과는 알아야 하는지 등을 판단할 수 있다.
3. 미팅 참여 전에 미리 준비하기
앞서 말한 미팅의 목적과 본인의 역할을 명확히 이해했다면, 이제는 미팅에 대한 사전 준비를 해야 한다.
미팅 주제에 맞는 자료를 준비해야 할 수도 있고, 특정 주제에 대한 나의 혹은 우리 부서의 의견을 미리 정리해서 가져가는 것도 필요하며, 다른 부서와의 사전 조율을 통해 합의된 내용을 미팅에 가져가는 것이 필요할 수도 있다.
이런 사전준비를 할 수 있는 시간이 충분하지 않거나, 미팅 주최자가 원하는 자료가 준비할 수 없는 내용이라면 미팅 전에 미리 이야기하는 것이 좋다. 그렇게 해서 대체할 수 있는 자료라던가, 미팅 시간을 늦추더라도 자료가 나오면 미팅을 한다던가 하는 사전 조율이 필요하기 때문이다.
설령 미팅 주최자가 그냥 '몸만 오시라'고 하더라도, 미팅 목적이나 나의 역할에 맞는 자료는 내가 스스로 준비하는 것이 좋다. 그리고 자료와 의견을 갖고 들어갔을 때 다른 미팅 참석자가 어떤 질문이나 의견을 낼지를 미리 파악할 수 있다면 파악하고 미리 답변을 준비하는 것도 큰 도움이 된다. 대개 다른 미팅 참석자가 봤을 때 불필요한 질문이나 설명이 길어질 것 같은 내용들은 필요 없다면 제외하거나, 필요하다면 미리 해당 당사자와 충분한 논의를 하고 미팅에 들어가는 것을 추천한다. 그래야 미팅이 효율적으로 시간 안에 마무리될 수 있기 때문이다.
결국 미팅을 준비한다는 것은, 미팅 시간 동안 미팅 주제에 대해서 각 참가자들이 어떠한 의견을 내고 미팅이 진행될 지에 대해 전반적으로 그 흐름을 그려보는 것이다. 그리고 그 흐름에 방해가 될만한 것이나 도움이 될만한 것이 있다면 그것에 대해 준비한다고 생각하면 좋다.
이러한 단계들을 종합했을 때 하나의 예를 들어 적용해 보자.
예를 들어, '3분기 매출실적 달성을 위한 추가 매출 향상 계획 논의'라는 제목으로 미팅이 잡혔다고 가정하자.
먼저 왜 이런 미팅이 잡히게 되었는지를 생각해 볼 수 있다. 분명 3분기 매출 실적 달성에 대한 계획이 틀어지거나 문제가 생겨서 달성이 어려워진 상황일 것이다.
그리고 이러한 미팅에 내가 초대가 됐다면 분명 내가 속한 팀이나 부서, 혹은 내가 맡고 있는 업무와 연관이 있을 것이다.
그렇다면 대략적으로 미팅에서의 내 역할을 이해할 수 있고, 사전에 어떤 준비를 해야 할지가 머릿속에 그려질 수 있다.
미팅의 흐름은 분명, '3분기 매출 목표 - 목표대비 달성 현황 - 목표대비 차이가 나는 이유 - 그 이유에 대한 해결책 논의 - 참여자가 해야 할 업무 분배 - 업무 별 기한 논의 및 후속 미팅 여부 결정' 등으로 흘러갈 것이다. 그러면 현재 매출 현황 확인, 목표대비 차이 나는 이유에 대한 이해, 대략적으로 미팅 이후 나에게 어떤 업무가 추가로 주어질 것이고 대략 어느 정도의 시간 동안 그 업무를 할 수 있을지를 이해할 수 있을 것이다. 또한 내가 하는 업무를 수행하기 위해 미팅에서 다른 참가자들 혹은 다른 부서에 요청해야 하는 지원사항은 없을지도 명확히 준비하는 것이 좋다.
미팅은 어렵다.
하지만 미리 준비한다면 미팅 자체가 어려워지지는 않을 것이다. 결국에는 미팅 주제에 대해 내가 얼마나 이해하고 있고 준비가 되어있는지, 그것만 명확하다면 미팅이 더 이상 괴롭지만은 않을 것이다.
오히려 준비되지 않은 상태에서의 미팅이 더 괴롭다.
미팅 참여할 준비가 되지 않았다면, 차라리 미팅 준비를 위한 시간을 달라고 하고 미팅 시간을 변경하는 것을 추천한다.
정말 내가 가서 할 일이 없을 것 같다면 미팅 참석을 거절하는 것이 좋다.
모든 미팅을 모두 수락하고 정작 본인 업무는 못 하는 상황이 제일 미련하다.
말은 쉽다.
하지만 실천도 생각보다 어렵지는 않다.
파이팅!
