회사 미팅콜, 모두 수락하지 마세요
하루에도 여러 번씩 날아들어오는 미팅 초대장.
내 업무를 하기도 바쁜데 자꾸 미팅에 들어오라고 하니 내 업무를 할 시간이 없다.
회사에 들어가서 어려웠던 것 중 하나가 바로 이 미팅 참석이었다.
그리고 처음에는 들어오는 모든 미팅콜을 거절하지 않고 참석했다.
업무 초반에는 미팅에 들어가도 무슨 말을 하는지 몰라서 가만히 있다 나온 적도 많았다.
어떨 때는 진짜 나와 상관없는 내용만 가만히 듣는 척하다가 나온 경우도 많았다.
실제로 내가 가서 나의 의견을 말해야 하거나, 잘 듣고 와서 업무에 참조해야 하는 내용들은 절반 정도 될까 싶었다.
회사마다 문화차이는 있지만, 미팅의 효율성은 언제나 관심이 많은 주제다.
회사의 미팅 문화를 내가 바꿀 수는 없지만, 나의 하루 일과를 효율적으로 활용하기 위해서는 이런 모든 미팅 콜을 수락하고 미팅에 참석할 필요는 없다.
실제로 아웃룩의 미팅콜에는 4개의 응답 기능이 있다 (미팅 주최자나 참석자에게 메일로 회신을 하는 경우도 있지만, 직접 미팅에 대한 응답은 4가지다).
이 버튼 4개만 잘 활용해도 불필요한 미팅을 줄이고 효율적인 하루 일과를 보낼 수 있다고 생각한다.
1. 수락 (Aceept)
- 이 버튼을 누를 때 잘 생각해 보자. 내가 꼭 들어가야 하는 미팅인지.
이것을 판단하기 위해서는 미팅의 목적이 무엇인지를 잘 이해해야 한다. 미팅 시간은 정해져 있고, 정해진 미팅 시간이 끝나고 난 뒤에 어떠한 변화가 있을 것인가? 어떠한 의사 결정이 이루어지고, 그러한 의사결정에 나의 의견 반영이 필요한지, 혹은 그러한 의사결정이 나의 업무와 연관이 되어있어서 들어가서 그러한 의사결정을 듣고 와야 하는지 말이다. 결국 '참여자'로 가느냐, 아니면 '관찰자'로 가느냐에 대해서 생각해봐야 한다. 참여자로서 의사결정에 영향을 줘야 한다면 당연히 들어가는 것이 맞다. 하지만 관찰자로 들어간다면 과연 꼭 미팅에 들어가서 봐야 하는지, 미팅의 결과만 들으면 되는 것인지에 대해서도 생각해 볼 필요가 있다.
2. 거절 (Reject)
- 앞서 수락버튼을 누르기 전에 충분히 생각해 보고 만약 내가 이 회의에서 해야 할 역할보다 나의 업무가 중요하다면 거절을 누르자. 만약 내가 거절해도 되는 미팅이라면 거절 버튼을 눌렀을 때 특별히 반응을 하지 않을 것이고, 만약 내가 진짜 필요한 미팅이라면 연락이 와서 왜 거절했는지를 물을 것이다.
수락 버튼은 그냥 누르면 되지만, 거절 버튼을 누를 때에는 간단한 거절 사융 대한 설명을 쓰는 것이 좋다. 이렇게 불필요한 연락을 받지 않아도 되기 때문이다. '보내기 전에 답장 고치기'를 누르면 거절 메시지와 함께 나의 메시지를 넣을 수 있다.
"보내주신 미팅 초대장은 잘 보았습니다. 미팅의 목적을 보았을 때 제가 의사결정에서 참여하거나 드릴 수 있는 의견은 이미 사전에 충분히 협의가 되었다고 생각합니다. 저희 부서를 제외한 다른 부서와의 합의가 완료된다면 해당 의견에 따르도록 하겠습니다. 혹시라도 제가 잘 못 이해해서 꼭 미팅 참석이 필요하다면 제가 미팅에서 어떤 역할을 하면 좋을지 말씀 주시면 감사하겠습니다."
보통은 이런 정도로 정중히 내가 미팅에 꼭 들어가야 하는 이유가 있는지를 다시 확인하는 메시지와 함께 거절하는 것이 좋다. 그렇게 된다면 상대방도 다시 내가 들어가야 하는 이유를 생각하게 되고, 만약 내가 몰랐던 나의 미팅 참석 이유가 있다면 나 역시도 더 잘 준비할 수 있기 때문에 다시 미팅콜을 수락하게 되더라도 도움이 된다.
3. 미정 (Tentative)
사실 가장 누르지 말아야 하는 버튼이라고 생각한다. 들어갈지 말지에 대한 결정을 미루는 것인데, 결정을 못한 이유가 있다면 그 이유를 밝히고, 그 이유가 해소되었을 때에는 명확히 미팅 전에 수락이나 거절로 응답을 바꾸는 것이 예의라고 생각한다.
보통 미정을 누르는 경우는 보통 세 가지 경우이다. 앞서 미팅을 거절했던 이유처럼, 회의의 목적이 명확하지 않거나 내가 회의에서 해야 할 역할이 명확하지 않을 때. 혹은 다른 일정과 겹쳐서 겹치는 일정을 조정해 보려는 노력을 할 때이다. 앞의 2가지 경우는 보통 미팅 주최자에게 문의를 함으로써 바로 해소될 수 있지만, 마지막 겹치는 일정의 경우에는 나의 다른 일정이 어떻게 변하느냐에 따라서 바뀔 수 있다.
이러한 사연이 있는(?) 버튼이기 때문에 이 버튼을 누를 때에도 꼭 이러한 배경설명을 하면서 응답을 보내야 한다.
4. 다른 시간 제안 (Propose new time)
이 버튼도 상당히 유용하다. 앞서 말한 3개 버튼보다 내가 제일 좋아하는 버튼인데, 두 가지 경우에서 이 버튼을 누른다.
첫째는 실제로 나의 일정이 다른 일정과 겹치거나 다른 업무와 겹쳐서 다른 시간에 해야 할 때이다. 특히나 겹치는 일정이 해당 미팅의 내용에 영향을 미칠 때에는 꼭 이 응답을 넣어줘야 한다.
"보내주신 미팅콜에서 제가 의견을 드리기 위해서 팀 내에서 사전 협의가 필요합니다. 보내주신 미팅 일정의 경우 사전 협의가 진행되고 있을 시점이라, 팀 내 사전 협의가 마무리된 이후의 다른 시간으로 제안드립니다."
두 번째는 미팅 시간이 너무 길거나 짧아서 미팅 시간을 조절해야 할 때다.
논의가 별로 길지 않을 것 같다면 줄여서, 논의가 길어질 것 같다면 아예 현실적으로 늘려서 미팅 시간을 잡는 것이 일정관리에 더 효율적이기 때문이다.
"보내주신 내용에 대해서 저희 팀에서는 사전 협의가 마무리되었기 때문에, 미팅 자체는 시간이 오래 걸리지 않을 것으로 생각됩니다. 메일로 팀 내 사전 협의 내용 공유드리기보다는 뵙고 설명드리는 것이 좋을 것 같아 미팅 자체는 진행하되 좀 더 짧게 진행하는 것을 제안드립니다."
이렇게 미팅콜에는 무조건 '수락'외에도 다양한 응답이 가능하다. 그리고 다른 응답을 통해 우리의 시간을 효율적으로 쓸 수 있다.
하지만 너무나도 명확하게 내가 들어가야 하는 미팅이라면 이런저런 설명을 쓰지 말고 그냥 빠르게 수락을 누르는 것도 프로다운 모습니다.
