회사 업무 이메일 쓸 때 꼭 필요한 3가지 (예문 有)
회사에 처음 들어와서 힘든 부분 중에 하나가 '업무 메일'을 잘 쓰는 것이다.
분명히 내가 하고 싶은 말은 모두 잘 적었다고 생각하고 메일을 보냈는데, 답변이 없거나, 엉뚱한 답변이 오거나 하는 경우가 많았다.
다른 사람들이 쓰는 메일을 봐도 특별히 나와 다른 점이 없는 것 같은데, 뭐가 다를까?
업무 이메일을 쓰는데 중요하다고 생각하는 점들을 한번 정리해 보았다.
1. 메일을 쓰는 목적을 명확히!
메일을 쓸 때에는 목적을 명확히 해야 한다. 너무나도 당연한 이야기이지만, 실제로 회사에서 오는 이메일들을 보면 읽고 나서도 무슨 말을 하고 싶은지 잘 모르는 경우가 많다.
심지어 나한테 무언가 요청을 하는 것 같은데, 내가 어떤 답변을 해주거나 어떤 업무를 어떻게 도와줄지 모르는 경우도 많다.
한국의 문화를 보면 사실 서로에게 부탁하거나 요청을 하는 것이 상당히 불편한 것이 사실이다. 특히나 잘 모르는 상대방이나 나이가 많거나 직급이 높은 사람에게 요청을 할 때에는 더더욱 불편한 느낌이 든다.
그래서 이메일에 뭔가 배경 설명과 미사여구를 붙이다 보면 본질이 흐려지고 메일을 쓴 목적이 흐려진다.
그렇기 때문에 상대방은 메일을 봐도 특별히 무슨 말인지 모르겠으면 그냥 답변을 안 하거나 엉뚱한 답변을 보내기 마련이다.
물론 공지사항이나 정보 공유의 목적이라면 특별히 답변이 없겠지만, 그런 목적이라면 메일에 명확히 '공지' 혹은 '정보 공유의 목적입니다'라고 밝혀두는 것이 좋다.
안 그러면 '제가 이 내용을 통해 특별히 해야 할 것이 있을까요?' 하는 질문을 받을 수도 있다.
제목에 [정보 공유], [회신 요망], [승인 요청] 등으로 명확히 메일 목적을 한다면 메일을 받자마자 상대방은 메일을 쓴 목적을 이해하고 메일을 읽게 될 것이다. 그리고 그 목적에 따라 그 메일을 얼마나 열심히 읽을지도 달라진다고 생각한다.
그 외에도 어떠한 정보나 데이터를 요청할 때에는, 요청하는 목적을 분명히 해야 한다.
때로는 내가 요청한 내용이 요청하는 목적에 맞지 않아 상대방이 더욱 적합한 정보를 주는 경우도 있기 때문이다.
예컨대 '6월 매출 현황 자료'를 요청한다고 해보자. 단순히 매출 자료만 요청하면 가공되지 않은 형태의 자료를 넘길 것이다.
하지만 만약, '하반기 판매 계획 논의 회의'에서 활용 목적으로 6월 매출 현황 자료를 요청한다고 하면, 상대방은 하반기 판매 계획 논의라면 상반기 매출전체와 지난해 월별 매출 전체가 필요할 것이라며 다른 자료를 주게 될 것이다.
만약 목적을 밝히지 않고 요청했다면 엉뚱한 자료를 들고 회의 준비를 했을 수도 있다.
2. 요청 사항이 있다면 최대한 심플하게!
만약 어떤 정보를 취합하는 목적의 요청메일이라면, 상대방이 제공해야 하는 내용을 아주 명확하고도 단순하게 요청하는 것이 좋다!
만약 상대방에게 데이터를 요청한다면, 최대한 명확한 형태의 최종 형태의 데이터 예시를 제공해야 한다.
예컨대 '6월 매출 데이터'를 요청한다고 생각해 보자.
어떤 목적으로 매출 데이터를 요청하는지는 당연히 써야겠지만, 내가 원하는 것이 6월의 매장별, 품목별 매출 데이터인데 단순히 매출 데이터만 요청한다면 내가 원하는 정보는 없을 수도 있다.
이럴 경우에는 정확하게 아예 원하는 형태의 데이터를 엑셀 파일로 예시를 만들어 요청을 하는 것이 나을 경우도 있다.
만약 그렇게 한다면 불가능한 부분은 대체 가능한 데이터를 제공해 줄 수 있을 것이다.
3. '언제까지'를 꼭 넣자
뭔가 요청하는데, 언제까지 요청하는지를 쓰지 않는 경우가 있다.
나도 신입사원 때 그런 경험이 있어서 요청해 놓고 기다리다가 안 오니까 급하게 데드라인이 임박해서 다시 재촉하면 왜 데드라인을 이야기하지 않아서 급하게 재촉하냐는 핀잔을 듣기도 했다 (지금 생각하면 좀 부당한 것 같기도..).
정확히 무슨 요일 몇 시까지 필요한지를 요청하자.
개인적으로는 내가 요청하는 내용이 왜 그 시간까지도 설명하는 편이다.
6월 매출 데이터를 7월 5일 오후 2시까지 공유 부탁드립니다.
제공해 주신 데이터는 7월 6일 오전 9시에 있을 하반기 매출 회의에서 활용될 예정이며, 주신 데이터를 활용하여 1차로 팀 내에서 7월 5일 오후 4시까지 논의를 할 예정입니다.
라는 식으로 설명을 하면, 나만을 보고 자료나 정보를 제공하는 것이 아닌, 우리 팀과 회사를 보고 제공하기 때문에 좀 더 적극적인 회신을 받을 수 있었다.
한번 위에 이야기한 내용을 바탕으로 예시 이메일을 써보았다.
이메일 쓰는 것이 힘들어서 회사 생활이 힘든 당신, 오늘도 파이팅!
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안녕하세요 OO팀장님,
세일즈팀 XX입니다.
다름이 아니라 7월 6일 오전 9시 하반기 전사 매출 회의에 활용 목적으로, 6월 주차별 매장별 품목별 매출 자료를 공유 요청드립니다.
지난해와 올해 1월부터 5월까지의 자료는 이미 확보한 상태이며, 6월까지의 최종 데이터를 취합하여 보다 정확한 자료 분석을 하기 위함입니다.
요청드리는 자료의 포맷은 첨부로 드리는 월별 데이터 대시보드 파일을 참조 부탁드립니다.
1차적으로 저희 팀 내부에서 7월 5일 오후에 논의를 할 예정으로, 늦어도 7월 5일 오전까지 자료 제공해 주신다면 대단히 감사하겠습니다.
관련하여 추가 문의사항 있으시면 편하게 연락 주시기 바랍니다.
감사합니다.
XXX 드림
