새로운 직무에 적응하는 3단계
회사를 다니다 보면 여러 가지 직무를 맡게 된다.
고생해서 직무를 익히고 나면 일이 늘어나거나 직무가 바뀌어 새롭게 적응하는 것이 필요하다.
너무 당연한 이야기다.
하지만 오히려 직무가 오랫동안 바뀌지 않는다면 편안할 수는 있지만 본인 커리어에는 문제가 있다는 의미일 수도 있다.
결국에는 직무의 변화를 '자기 계발'의 기회로 삼고 최대한 효율적으로 많은 직무를 경험하고 본인의 능력으로 습득하는 것이 가장 중요하다.
직무의 변화는 크게 두 가지다.
하나는 기존에 하던 직무에서 범위가 늘어나는 것, 그리고 다른 하나는 기존 직무와 다른 성격의 직무로 확장되거나 변화한다는 것이다.
커리어 초반에는 직무가 변할 때마다 새로운 업무를 맡게 될 확률이 높다. 하지만 어느 정도 경력이 쌓이다 보면 완전히 새로운 역할보다는 해오던 업무가 절반 이상의 비율을 차지하고 새로운 업무가 추가되는 경우가 많다.
그만큼 경력이 쌓이며 한 분야의 전문성이 쌓이기 때문이다.
이렇게 다양한 직무를 쌓는 것은 그냥 회사에서 주어지기도 하지만, 본인이 장기적으로 가고자 하는 방향에 맞게 회사에 어필하고 그에 필요한 직무 경험들을 쌓아가는 것이 중요하다.
회사에 내가 하고 싶은 일을 이야기하기 위해서는 당연히 내가 그 직무를 맡아서 하기에 적임자라는 것도 피력하고, 그 직무를 맡은 뒤에도 그것을 증명해야 하는 것은 당연하다.
그렇다면 새로운 직무에 잘 적응하기 위해서는 어떤 방법이 필요할까?
Step1. 먼저 회사에서 내가 맡은 직무가 어떤 역할을 하는지를 정확히 이해하기
그러기 위해서는 주어진 직무 기술서를 정확히 이해해야 한다. 가끔 직무 기술서가 없거나 엉망으로 되어있는 경우도 있다. 이럴 때는 담당 인사담당자에게 요청하거나, 직속상사와 면밀히 논의하는 것이 중요하다. 물론 작은 회사나 본인의 경력이 쌓이면서 역할에 대한 기대는 있지만 정확히 어떤 업무를 어떻게 해야 하는지에 대해서는 모르는 경우도 있다.
어쨌든 이 첫 번째 단계에서 중요한 것은 회사에서 내가 해야 하는 '역할'에 대해서 명확히 이해한다는 점이다. 직무 기술서가 명확하지 않다면, 명확하지 않은 내용에 대해서는 나의 역할에 대해 직속상사와 논의하고 확인하는 과정이 필요하다. 결국에는 내가 하는 업무가 직속상사, 내가 속한 팀과 크게는 회사와 어떻게 연결이 되어있는지를 알아야 하기 때문이다. 이렇게 본인의 역할을 명확히 이해하지 못한 채 무작정 일을 시작한다면, 연말이 되어 나름 열심히 일했는데 좋은 평가를 받지 못하는 경우도 많기 때문이다.
물론 내가 해야 할 일에 대해서 설명을 들어도 잘 모르는 경우가 많다. 오히려 잘 이해가 되지 않는 것이 당연하다. 하지만 이때 마치 이해한 것처럼 시간을 보낸다면, 얼마 지나지 않아 사람들은 당신이 새로운 업무에 대해 모른다는 사실을 모른 채 당신의 능력을 의심하게 될 수도 있다. 그렇기 때문에 이 시기에 모르는 것은 모른다고 이야기하고, 최대한 모르는 것을 이해하기 위해 활용하는 시간을 갖도록 하자.
예를 들어 내가 '영업지원부서'에서 업무를 한다면, 나의 직무의 핵심은 영업부서를 지원하는 것이다. 그렇다면 영업부서에서는 무슨 일을 하고, 그 부서에 내가 어떠한 '지원' 업무를 해야 하는지를 명확히 이해해야 한다. 이 부분이 중요한 이유는, 나의 업무가 '지원'업무이지 영업을 직접 하는 것은 아니기 때문이다. 이러한 부분은 추후 업무에 대한 역할이 모호할 때, 기준이 되는 부분이기 때문에 매우 중요하다. 처음부터 '니일, 내일'을 구분하는 것도 매우 어렵지만, 기준점을 잡고 서로가 해야 하는 역할과 업무에 대해 정리를 해야 할 때가 결국에는 오기 때문이다.
Step2. 나의 업무와 연관된 사람들이 나의 역할에 어떠한 기대를 하고 있는지 확인하기
앞서 말한 직속상사는 물론, 나의 업무와 연결된 모든 사람들과도 나의 역할에 기대하는 부분을 듣고 이해하는 것이 중요하다.
회사 생활은 혼자 할 수 없다. 특히나 모든 업무는 연결이 되어 있기 때문에 혼자만의 능력으로는 잘 해내기가 불가능하다. 그래서 이 단계에서는 먼저 나의 업무와 연결된 사람들이 누구인지를 파악해야 한다.
업무 리스트를 하나씩 보면서, 내가 이 업무를 하기 위해서는 어떤 자료들이 필요하고, 어떤 사람들의 확인과 승인 등이 필요한지, 내 업무의 결과물이 누군가에게 영향을 끼치는지를 명확하게 이해하는 것이 중요하다. 이런 과정들은 전임자나 직속상사를 통해 확인하며, 최대한 놓치지 않고 파악하자.
앞서 말한 예시를 이어서 활용하자면, 영업 지원부서에서 연관된 사람은 당연히 영업부서이다. 그럼 앞으로 나는 영업부서의 누구와 이야기를 해야 할지, 영업부서에서 필요로 하는 '지원'업무는 무엇인지를 그들로부터 듣는 것이 중요하다. 왜냐하면 그들이 바로 나의 '내부 고객'이기 때문이다. 보통 영업지원부서에서 영업부서에 제공하는 것 중 하나가 매출 분석자료, 예산 지출 자료 등인데, 이런 자료들을 분석 가공하여 제공하기 위해서는 회계부서와 IT부서와의 소통도 매우 중요하다. 이러한 자료들이 어떤 곳에서 어떤 주기로 업데이트가 되는지, 이런 부분들을 잘 파악한다면 앞으로의 업무가 더욱 효율적이 될 것이다.
이 사람들이 모두 파악이 되었다면, 한 명씩 찾아가서 내가 이해한 업무의 연결성이 맞는지 확인해 보자. 지금까지 이런 식으로 업무가 진행이 되어왔는데 지속적으로 이렇게 하면 될지, 새로운 변화가 필요할지 등에 대해서 말이다. 물론 과도하게 그들의 요구를 모두 받아줄 수는 없기 때문에 일단은 최소한의 기대치를 충족시키고, 점차적으로 변화가 필요한 부분에 대해서는 개선하자고 이야기하는 것이 좋다.
Step3. '인수인계 기간'을 최대한 활용해서 직접 실행해 보고 완전히 업무를 내 것으로 만들자
위의 1단계, 2단계 과정을 통해 내가 이해한 것들을 내 것으로 만들기 우해서는 결국 내가 이해한 대로 실행을 해보는 방법밖에는 없다. 앞서 두 단계를 거치면서 큰 도움을 준 전임자가 있다면 인수인계 과정 동안 내가 업무를 직접 실행하는 과정에서 큰 도움이 된다. 이해한 내용을 실행한다고 바로 되는 것이 아니기 때문이다. 그렇기 때문에 최대한 인수인계 기간 동안 전임자가 도움을 줄 수 있는 선에서 최대한 본인의 시행착오를 줄이는 것이 중요하다. 이때 중요한 것은 이 업무는 이제 '나의 일'이다. 전임자가 아무리 좋은 사람이라도 계속해서 일을 대신해 줄 수는 없으며, 그 전임자도 다른 직무를 적응하고 있는 상황이라는 것을 잊지 말자. 인수인계과정이 끝나면 아예 도움을 받을 수 없다는 마음가짐으로 이 시기를 잘 활용해야 한다.
하지만 전임자가 해오던 모든 것을 그대로 따라만 한다고 생각하면 안 된다. 처음부터 모든 걸 바꾸는 것을 불가능하다. 하지만 내가 하고 있는 일에 대해서 누군가 "왜 그런 방식으로 일을 하시나요?"라고 물었을 때, "전임자가 이렇게 하라고 해서요"라고 대답하는 것은 담당자로서의 책임감이 매우 부족하게 보이며, 전문성이 떨어진다는 느낌을 줄 수밖에 없다.
그렇기 때문에 이 기간 동안에 전임자에게 질문해야 하는 것은, 1) 이 업무를 왜 해야 하는 것인지, 2) 이렇게 진행하는 것 외에 다른 방식을 시도했던 적은 없는지 3) 더 좋은 방법이 있는데도 개선하지 못한 이유는 무엇인지 등이다.
영업지원부서에서 영업부서에 계속해서 제공하던 리포트들이 3가지인데, 이 리포트의 형식이 매우 비효율적이라서 하나의 리포트로 통합해서 제공하면 더 좋겠다는 의견들을 받았다고 생각해 보자. 그렇다면 전임자와 왜 이렇게 3개로 나눌 수밖에 없었는지를 이해하고, 만약 이 방법을 내가 찾아낼 수 있다면 개선을 할 수 있는 것이다. 그런데 영업부서에서, '저희 이 리포트 통합해서 주시는 방법은 없을까요?'라고 물었을 때, '전임자가 그렇게 해도 된다고 해서요.'라고 답변하는 것이 맞을까?
정리하자면 1) 내가 해야 할 일에 대해서 명확히 이해하고 2) 내가 하는 업무가 다른 사람들의 업무에 어떻게 영향을 미치는지 이해하며, 3) 그것을 더욱 잘해나가기 위해 내가 어떻게 업무를 수행해야 하는지에 대해 계속해서 고민해야 한다는 것이다.
