'업무 메일' 제대로 관리하는 6 Step
회사에 처음 들어가서 메일을 보내는 것도 일이지만, 시도 때도 없이 쌓이는 메일을 모두 보고 답장을 보내는 것도 어려웠다.
메일은 쌓여가는데, 메일을 읽다 보면 또 다른 메일이 와있고 답장을 보내다 보면 하루가 다 가버리는 경우가 많았다.
하지만 회사 생활을 하다 보니, 점점 이렇게 쌓이는 메일에 일일이 답장할 필요가 없다는 것도 알게 되었고, 이제는 크게 어려움 없이 관리를 할 수 있게 되었다 (하루에 오는 메일은 약 50통에서 적게는 20통, 많게는 100통 정도를 받았다).
이번에는 수년간 메일을 받아보면서 스스로 경험하고 습득한 '받은 메일을 잘 관리하는 법'을 정리해 보았다.
Step 1. 메일 분류하기
- 일단은 메일을 잘 분류하는 것이 중요하다. 나 같은 경우에는 아웃룩의 메일 자동 분류 기능을 통해서 폴더를 만들어 분류했다 (아웃룩의 기능은 네이버에서 '메일 규칙 설정'이라고 검색하면 나오니 찾아보는 것을 추천한다).
나의 상사나 상사의 상사, 같은 팀원이나 부하직원 등, 나와 밀접하게 일을 하는 사람은 아예 그 사람의 전용 폴더를 만들어 관리했다. 그렇게 하면 당장 메일 내용을 못 보더라도 수시로 확인하여 놓치고 있는 것이 없는지 확인을 할 수 있다. 또한 과거 히스토리를 보면서 어떤 식으로 업무가 진행되어 왔는지 때때로 파악할 수 있어서 좋다.
그 외에도 회사 복사기로 스캔을 하면 PDF로 오면 받는 전용 폴더라던지, 다른 부서에서 주기적으로 받는 리포트 같은 것들이 자동으로 분류되어 전용 폴더로 오게 한다던지 하면 필요할 때마다 검색하지 않아도 된다.
Step 2. 내가 '받는 사람'에 들어있는지 '참조'에 있는지 확인하기
- '받는 사람'과 '참조' 중 하나에만 내가 들어가 있어도 메일이 나에게 수신이 된다. 하지만 대개 '받는 사람'은 메일을 받고 나서 답장이나 어떤 조치 사항을 요기하는 경우가 많으며 '참조'는 말 그대로 '참조'를 하라고 보내는 사람인 것이다.
그렇기 때문에 '참조'는 일단 메일 내용을 파악하고 급하게 내가 무언가 해야 할 것이라는 판단이 없다면 말 그대로 '참조'만 하고 답장은 하지 않아도 된다.
하지만 '받는 사람'에 내가 있다면 당연히 더 꼼꼼히 읽고 메일 답장을 써야 한다.
Step 3. 연결된 다른 메일들이 있는지 확인하기
- 상대방이 메일을 보냈고, 받는 사람이나 참조에 있던 다른 사람이 해당 메일에 이미 답장을 썼는지를 확인해야 한다. 만약 내가 쓰려던 내용을 이미 누군가가 썼다거나, 내가 답장을 쓰는데 알아야 하는 내용들이 바뀌었을 수도 있기 때문이다. 그러면 열심히 쓴 답장이 무용지물이 될 수도 있으니, 다급하게 답장부터 쓰지 말고 일단은 연결된 모든 메일들을 읽고 나서 어떻게 답장을 쓸지 결정하자.
Step 4. 답장을 꼭 메일로 써야 하는지 판단하기
- 위 내용들을 통해서 내가 무언가 응답을 해야겠다고 생각이 들었을 때, 과연 메일로 쓰는 게 나을지 전화로 이야기하거나 직접 만나서 이야기하는 것이 좋을지를 판단하는 것이 필요하다. 가끔은 이메일로 답을 하면 너무 오래 걸리는 일도 말로 하면 빠르게 해결되기도 하기 때문이다. 또한 이메일로 답하기 어려운 상황에서는 전화로 빠르게 상황을 정리하는 것이 더 쉬울 때도 있다 (메일로 여러 번 오가다가 결국 만나서 이야기하는 경우도 생각해 보면 자주 있는 일이다).
Step 5. 답장을 꼭 '내가' 써야 하는지 판단하기
- 꼭 이메일로 답장을 해야겠다고 판단한 경우에는, 그 답장을 꼭 '내가' 쓰는 것이 맞는지 고민해봐야 한다. 내가 해당 의견에 대한 권한이 없거나, 결국 다른 부서의 누군가가 의견을 내야 하는 상황이라면 해당 답변을 결국 해야 하는 최종적인 사람이 쓰도록 하는 것이 적합하다. 꼭 높은 사람이 메일을 써야 한다는 것은 아니며, 실무자 중에서도 결국 실행하는 사람이 될 수도 있다. 그럼 같은 답변을 하더라도 결국에는 내가 아닌 그 사람이 쓰는 것이 맞기 때문에, 그 사람이 답변을 할 수 있도록 별도로 요청하자. 그러면 이후에도 비슷한 유형의 요청이 오더라도 보내는 사람도 누가 답변하는 사람인지 명확히 인식하고 보낼 것이며, 답변하는 사람도 본인이 먼저 답변할 수 있도록 판단할 것이다.
Step 6. 꼭 메일로 남겨야 하는 내용은 메일로 남기기
- 5번에서 이메일로 답변을 하지 않았더라도, 메일로 증거를 남기는 것이 필요한 경우가 있다. 승인을 받았다던지, 특정 숫자나 데이터에 대한 확인이라던지 말이다. 이런 메일들은 추후 혹시라도 문제가 발생했을 때 증거가 될 수도 있으며, 불필요한 언쟁을 줄일 수 있기 때문에 꼭 필요하다.
이렇게 메일만 잘 관리해도 집중해서 업무를 할 수 있는 시간을 벌 수 있다. 쌓여 있는 메일을 보고 한숨부터 쉬지 말고, 메일을 분류하고 정리부터 시작한다면 한결 가볍게 하루를 보낼 수 있지 않을까?
