팀원과의 상황별 대화법 (5편: 팀 내 공지)
이번 주 월~토까지는 피플매니저 분들을 위해서 '팀원과의 상황별 대화법' 시리즈를 6편으로 연재합니다.
오늘은 그 중 5편으로 '팀 내 공지'에 대한 내용입니다.
팀원들에게 게 중요한 내용을 공지하는 방법에는 크게 1. 이메일 2. 팀미팅 있을 것입니다.
모두가 알아야 하는 중요한 공지 (입사, 퇴사. 승진, 조직 개편 등)의 내용은 팀이 전체 모인 상황에서 직접 얼굴 보면서 공유를 하고, 이 내용을 정리해서 이메일로 공유하는 것이 가장 좋습니다.
오늘은 팀 미팅 안에서의 공지할 때 중요하게 생각해야 할 4가지 Point입니다.
1) 공지의 내용만 Impact 있게 전달할 것
팀 내 공지는 중요한 사항 전달이기 때문에 가능한 팀미팅에서는 그 내용만 전달하는 것이 좋습니다.
여러 가지 agenda가 섞이게 되면 시간에 쫓겨 커뮤니케이션이 진행될 수 있고, 다른 내용에 묻히게 되어 중요성이나 의미가 퇴색될 수 있기 때문입니다.
따라서 중요 소식을 공유할 때는 그 내용을 전달하는 미팅으로만 셋업 하고, 다른 내용은 별도의 미팅에서 cover 하는 것이 좋습니다.
2) 공지의 배경과 이유를 설명할 것
팀장의 입장에서 본인이 공지와 관련한 의사결정에 개입이 안 되고, 전달만 받은 경우도 분명히 있을 것입니다.
하지만 그 결정의 이유에 대해서 받아들이고, 그 결정의 배경과 이유를 팀원에게 잘 납득시키고 이해시키는 과정 또한 팀장이 해야 할 일입니다.
가장 최악은 "위에서 결정한 내용이다" "나도 전달 들었다" 식으로 말하면서 책임을 전가하는 행동입니다.
이것은 본인의 리더십과 권위를 스스로 떨어트리는 일입니다.
3) 대상이 될 1명에 집중할 것
중요한 소식의 대상이 될 사람이 느끼는 감정이 가장 중요합니다.
예를 들어 팀원 1명에게 있는 좋은 news (수상, 승진) 등의 내용은 그 사람을 최대한 recognition (인정) 해 줄 수 있는 분위기로 조성해 줘야 합니다.
좋은 소식이 있을 때 기꺼이 축하받을 수 있는 팀 내 분위기가 되는 것이 중요합니다.
그래야 다른 팀원도 더 동기부여받을 수 있기 때문입니다.
4) 전체 팀원도 고려할 것
위 3번의 내용과는 다르게 칭찬의 상황이면 주인공이 필요하지만 나머지 사람들이 소외되지 않게 하는 것 또한 중요합니다.
너무 한 명만 특정 소수만 highlight 받도록 하게 되면 그 안에서 팀원의 사기, 동기부여가 저하될 수 있고, 좋지 않은 경쟁의 방향으로 흘러갈 수 있습니다.
따라서 팀 전체를 이끄는 팀장의 입장에서 이 공지가 다른 팀원에게 어떤 impact을 미칠까?는 한번 생각하고, 말을 꺼내셔야 합니다.
미팅을 마무리할 때는 모두에게 긍정적인 감정을 줄 수 있는 멘트로 마무리하는 것이 좋습니다.
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