성과를 만드는 협업 노하우 2편:사전작업의 기술
성공적인 협업을 위한 준비는 미리 시작된다
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Jan 12. 2025
뉴스에서 기업 대표나 국가 정상들이 협약을 맺으며 환하게 웃는 모습을 자주 보게 된다. 그 순간만 보면 모든 협상이 그 자리에서 이루어진 것처럼 보이지만, 실제로는 그렇지 않다. 보이지 않는 곳에서 수많은 조율과 협상이 이루어진 뒤에야 비로소 성공적인 결과가 나온다.
협업도 이와 다르지 않다. 조직 내 각 부서는 서로 다른 목표와 평가 기준을 가지고 있어, 협업이 자칫하면 부서 이기주의나 의견 충돌로 이어질 수 있다. 그렇다면 어떻게 해야 원활한 협업을 이끌어낼 수 있을까? 답은 공동의 목표를 인지시키고, 이를 달성하기 위한 환경을 조성하는 것이다. 이를 가능하게 만드는 비결이 바로 사전작업이다. 협업 대상 부서들의 마음을 움직이고 성공적인 협업을 이끌어내는 사전작업의 구체적인 기술을 소개한다.
이번 글에서는 C.S.I 전략을 기반으로 협업 부서들의 마음을 움직이고 성공적인 협업을 이끌어내는 사전작업의 기술을 소개한다.
1. 문제의식을 심어주기
사전작업의 첫 단계는 문제의식을 심어주는 것이다. 이는 협업 과제가 단순히 특정 부서의 업무가 아니라 모두에게 영향을 미치는 중요한 문제임을 자연스럽게 인식시키는 과정이다.
이를 위해 유관 부서와의 일상적인 대화에서 고민을 나누는 톤으로 문제를 공유하는 방식을 추천한다. 예를 들어:
"요즘 결제율을 높이기 위해 노력 중인데, 특정 단계에서 이탈하는 비율이 5배나 늘었어요."
"이번 신상품이 잘 팔릴 줄 알았는데, 의외로 이런 피드백이 나오네요. 혹시 이를 예방할 방법이 있을까요?"
이때 중요한 점은 책임을 묻는 느낌을 주지 않는 것이다. 문제를 '당장의 해결이 필요한 긴급한 책임'으로 몰아가기보다, 평소의 고민을 흘리듯 이야기하면 듣는 사람도 부담 없이 관심을 가질 수 있다.
이러한 접근법은 협업 대상자들에게 문제를 남의 일이 아니라 본인도 관여할 필요가 있는 사안으로 느끼게 한다. 또한, 사전에 이야기를 나누어 두면 다음 단계로 넘어갈 때 협업 대상자들이 당황하거나 방어적인 태도를 보이는 상황을 줄일 수 있다.
무엇보다, 사전 대화를 통해 유대감을 형성하면 이후 공식적인 자리에서 내 이야기를 더 집중해서 들어주고, 공감하거나 지지할 가능성이 훨씬 높아진다. 협업의 첫 단추를 잘 꿰는 데 이 단계가 중요한 이유다.
2. 해결 과제 공론화하기
문제의식을 심어준 다음에는, 공식적인 자리에서 해결 과제를 공론화하며 협업의 필요성을 명확히 해야 한다. 여기서 중요한 것은 C.S.I 전략의 'Customer'와 'Solution'을 활용해 문제와 해결책의 중요성을 체계적으로 전달하는 것이다.
(1) 문제를 효과적으로 인지시키기
공론화의 첫 단계는 문제의 심각성과 협업의 필요성을 간결하고 명확하게 전달하는 것이다. 이를 위해 회의나 피드백 자리에서 다음의 구조로 설명한다:
현재 발생 중인 문제와 원인
문제가 초래하는 악영향 (시간, 비용, 성과 등)
문제 해결 시 기대되는 긍정적 변화
예를 들어:
"회원가입 과정에서 발견된 주요 문제들로 인해 유저 이탈률이 25% 증가했습니다. 이로 인해 현재 기회비용 손실이 크게 발생하고 있으며, 빠른 개선이 필요한 상황입니다."
이처럼 수치화된 데이터와 구체적인 근거를 제시하면, 협업의 필요성이 훨씬 더 강력하게 전달된다. 여기에 간단한 시각 자료를 더하면 상대방이 문제를 직관적으로 이해하고 공감할 가능성이 더욱 높아진다.
(2) 실현 가능한 단계를 제시하기
협업 과제가 지나치게 방대하게 느껴지면, 참여자들이 부담을 느끼고 소극적으로 변할 수 있다. 따라서 문제를 세분화해 실현 가능한 단계로 나누고 이를 명확히 제시하는 것이 중요하다.
예를 들어:
"발견된 10가지 문제 중, 1, 3, 5, 8번 문제를 우선적으로 개선한다면 한 달 내로 전체 문제 케이스의 60%를 해결할 수 있을 것으로 보입니다."
이처럼 구체적인 목표와 우선순위를 제시하면 협업 대상자들이 부담을 덜 느끼고, 협업에 더 적극적으로 참여할 수 있다..
(3) 공론화 미팅에서의 주의점
해결 과제를 공론화하는 미팅에서는 바로 협업을 추진하거나 의사결정을 내리려 하지 않는 것이 중요하다.
물론, 상황이 급박하다면 그 자리에서 최종 결정자의 동의를 얻어 추진해야 할 수도 있다. 하지만 대부분의 경우, 미리 유관 부서와 충분히 방향을 조율한 후에 협업을 시작하는 것이 훨씬 더 효율적이고 깔끔한 결과를 가져온다.
따라서 공론화 미팅에서는 문제와 해결 과제를 명확히 공유하며, 협업의 필요성을 강조하는 데 집중하자. 최종 결정이나 세부적인 실행 방안은 각 부서의 피드백을 수렴한 뒤 논의하는 편이 좋다. 이를 통해 미팅 참여자들에게 협업에 대한 부담을 줄이고, 보다 체계적으로 협업을 시작할 수 있는 환경을 조성할 수 있다.
3. 유관부서와의 스몰토크
협업 미팅 전에 비공식적인 대화(스몰토크)를 통해 협업 대상 부서의 의견과 우려를 사전에 파악하는 것은 매우 중요하다. 이 단계는 미팅에서 불필요한 충돌을 줄이고, 협업의 방향성을 미리 조율하는 데 도움을 준다.
스몰토크를 진행할 때는 대화 주제를 명확히 전달하는 것이 중요하다. "이번 미팅에서는 공론화한 주제와 관련해 협업 방향을 논의하려 합니다. 그와 관련해 부서의 의견을 미리 들어보고 싶습니다."이처럼 명확한 대화의 범위를 설정하면, 상대방도 정해진 주제 내에서 논의를 진행할 수 있다. 이는 대화의 효율성을 높이고, 미팅 전후의 혼란을 줄이는 데 큰 역할을 한다.
(1) 사전 의견 조율
스몰토크는 유관 부서 담당자와 간단한 채팅이나 미팅을 통해 C.S.I 초안을 공유하고, 그들의 의견을 물어보는 방식으로 진행할 수 있다.
"이 방향으로 진행하면 괜찮을까요? 혹시 우려되는 부분이 있다면 알려주세요."
"이 내용은 부서 입장에서 어떤 영향을 줄 수 있을까요?"
이 과정을 통해 각 부서가 가지고 있는 우려나 관점을 사전에 파악할 수 있다. 이는 미팅에서 예상치 못한 논쟁을 방지하고, 협업을 더욱 원활하게 진행하는 데 큰 도움이 된다.
(2) 주의점
스몰토크를 진행할 때 주의해야 할 점은, 지나치게 많은 의견을 묻거나 초안을 과도하게 수정하려 하지 않는 것이다. 의견을 지나치게 수렴하다 보면 협업의 중심이 흔들리거나, 미팅 전부터 협업이 복잡해질 위험이 있다.
따라서 사전 대화는 명확한 방향성을 유지하되, 최소한의 조율로 마무리하는 것이 중요하다.
스몰토크는 미팅 준비 과정의 일부로, 문제를 이해하고 논의를 준비하는 자리일 뿐임을 명확히 하자.
지나치게 많은 디테일을 조율하려는 태도는 협업의 진행 속도를 늦출 수 있다.
