갓 졸업하고 첫 직장에서 만난 사수는 유능한 사람이었다. 사수가 늘 강조했던 것은 '효율성'이었다. 똑같은 일을 하더라도 누구는 30분 만에 끝나고 또 누구는 2시간 안에 끝나는 배경은 바로 '효율성' 차이다. 효율성의 첫걸음은 컴퓨터 파일 정리정돈이 잘 되어 있어야 한다. 그래야 자료 찾는데에 시간을 낭비하지 않는다. 효율성 높이려면 바로 찾아낼 수 있는 능력 즉 정리를 잘해야 한다.
1. 컴퓨터 파일 관리법
보고서나 자료가 반려되어 재검토 혹은 수정해야 할 때가 있다. 혹은 작업 중에 여러 draft version들이 생겨난다. 초안이 여러 개가 늘어갈 때마다 제멋대로 제목을 짓지 말고 일관성 있게 관리해야 나중에 찾아보기도 쉽다. 예를 들어, "대양주신규견적검토"라는 프로젝트를 진행한다. 일을 하다 보면 동일한 주제의 문서가 여러 개가 생기게 마련이다. 그럴 때는 뒤에 꼭 ver1, ver2, ver3, etc. 붙여주는 게 관리하는 데에 있어서 정리가 된다. 아울러, 매월 고객에게 가격 견적이 나가야 된다고 하자. 매달마다 반복해서 송부해야 하는 파일이다 보니, 일관된 template 제목을 갖추면 개인 파일에 차곡차곡 쌓여가는 문서들도 정리정돈이 잘되어 한눈에 들어오게 된다.
예1 [제목_작성일자_초안버전]:
대양주신규견적검토_02232020_ver1
대양주신규견적검토_02232020_ver2
대양주신규견적검토_02232020_ver3
"기획자의 습관" 책에서 소개된 파일 관리 활용법:
[파일 이름 작성 방법]
프로젝트명+세부주제+단계+일자+파일버전+작성자
(예시)
H프로젝트_브랜드아이덴티티전략_1차보고_20200210_윤달
.
.
1차 수정을 거친 파일은 아래처럼 버전을 표기해준다
H프로젝트_브랜드아이덴티티전략_1차보고_20200210_윤달_ver1
수정이 늘어나면 ver1 ver2..순차적으로 기록한다.
파일을 저장하는 방식을 체계화해야 한다. 사소한 것부터 체계화가 되어있지 않으면 자료를 찾는 데 드는 시간이 늘어나 결국 다른 업무를 위한 시간은 줄어들게 된다. 시간을 잘 관리하려면 빠르게 찾아낼 수 있도록 평소에 자료를 잘 정리해 놓아야 한다.
2. 중요한 서류는 스캔해놓는다
이건 사수가 알려준 것이다. 중요한 서류 혹은 전문은(예: 계약서, 등) hard copy로는 잃어버릴 수 있기 때문에 중요한 문서는 따로 스캔해서 컴퓨터 서버 혹은 클라우드 파일에 저장한다. 보직 이동 혹은 이직을 하더라도 후임이 history를 파악할 수 있도록 그리고 원활한 인수인계를 위해서 중요한 서류는 스캔본으로도 저장해 놓는 것이 현명하다.
3. 이메일 관리법
"이메일 검색을 더욱 용이하게 하려면 메일 제목을 정확히 써야 한다. 메일의 본문 내용과 주제에 부합하는 제목을 적는다. 메일 제목에서 '주제'에 해당하는 내용을 적을 때는 가급적으로 메일 목적을 명확히 기재한다. RE:RE:RE:RE: 지워라. 내용을 찾아보기 어렵다. 주제가 바뀔 때에는 제목을 새로 고쳐 쓰는 것이 좋은 비즈니스 매너다."- 기획자의 습관, 최장순 著.
(A) 내부 공유 메일
[프로젝트명/목적] 주제 + (기한)
[메일 성격] 주제
(예시)
[공지] 연말정산 서류 작성 관련 (~2/15)
[리미니 프로젝트/공유]브랜드 전략 브리프 수정 사항 (~5/20)
(B) 외부 발송 메일
[소속 회사명 / 프로젝트명]주제+(기한)
(예시)
[ㅇㅇ전자/Global Tender Project] Request for Quotation (~6/28)
개인적으로 많이 사용하는 것은 메일 제목에 (1) 기한을 기재하는 것과 (2) RE:RERE:RE 지우는 것이다. '기획자의 습관' 읽으면서 옷 잘 입기에 대한 동기부여 외에도, 뿌듯한 것은 실무에서 메일과 파일 관리할 때 위에 예시를 실제로 활용하고 있다는 점이다.
4. 외국어 실력의 중요성
최근 해외영업 부서에 새로 입사한 신입사원들만 보아도 기본적으로 3개국어를 한다. "남들이 제공한 지식에만 머물지 않기 위해선 언어 능력은 필수다. 그렇지 않으면 그들이 디자인한 세계 속에 갇히게 된다." 역사도 마찬가지다. 구한말 시대 때 을사오적의 행패. 이완용 통역의 불리함... 대한민국은 지리적으로 취약하다. 강대국으로 둘러싸있기 때문에 더욱 중국어와 일본어를 배워야 할 언어들 중에 하나다. 내 무대는 한국이 아니라 전 세계어야 한다. 국익을 지키기 위해서는 전 세계에서 활동할 수 있는 인재가 되어야 한다. 실력과 성품을 겸비한 사람이 되기 위해 오늘 나는 어떤 노력을 하고 있는가?
