보고(報告) 어떻게 할까?
Report & Communication
나와 관련해서 보고(報告)는 너무도 많다. 언론을 통해 사회에서 일어나고 있는 일에 대해서 정확하게 알 수 있는 보고(뉴스), 나라가 국민에게 나라의 일을 알리는 국민 보고, 기업이 주주들에게 기업 현황, 실적을 알리는 주주 보고, 공적 또는 사적인 모임에서 활동 실적을 구성원에게 알리는 보고 등 헤아릴 수 없는 많은 보고가 나와 우리 관련해서 일어나고 있다. 이러한 보고는 사회가 잘 돌아가기 위한 중요한 요건 중에 하나로서, 제때 보고가 이루어지고, 얼마나 투명하게 이루어지느냐가 사회의 공정성을 나타내는 중요한 지표가 되기도 한다.
당연히 조직 내에서의 보고도 제때, 투명하게 이루어져야 하는 당위성을 갖는다. 특히, 기업에서 의사결정을 위한 보고는 기업의 생존을 결정짓는다 할 정도로 중요한 일이다. 기업에서의 보고는 보고를 하는 사람의 위치에 따라 그 중요도가 다를 수 있지만 보고의 원칙은 동일하다 할 것이다. 보고할 때 어떤 보고의 원칙을 가지는 것이 필요한가? 보고를 어떻게 할까를 생각해 보자.
우선은 현황 공유 등을 위해 필요한 일상적인 보고를 생각해 볼 수 있다. 일상 보고는 사안에 따라 보고서를 작성할 수도 있고, 간단히 구두로 할 수도 있고, 메일이나 SNS를 통해서 할 수도 있다. 여러 가지 방법을 통해서 할 수 있다. 최근에는 많은 기업들이 직원들의 불필요한 업무 부담을 줄이고, 업무 효율을 높이기 위하여 격식을 차리지 않는 구두 보고를 선호하고 많이 도입하고 있다. 바람직한 방향이라고 할 수 있겠다. 이런 경우 보고를 받는 사람이나 보고를 하는 사람이나 일의 진행 상황에 대해서는 이미 상당한 부분 공유가 되어 있을 것이기 때문에 일의 전체 상황을 보고할 필요는 없다. 보고하고자 하는 사안의 본 내용으로 바로 들어가는 것이 좋다. 의사결정을 위해 필요한 내용 즉, 무엇을, 어떻게 하는 것이 필요하다는 내용을 보고하고 판단을 받으면 된다. 그 이외의 사항은 불필요(Redundant) 하다.
다음은 차상위자 또는 차차 상위자에게 보고하는 경우이다. 내 업무를 기준으로 차상위자 또는 차차 상위자는 업무 범위(Span)가 내 업무보다 몇 배 이상 넓고, 업무의 양도 많을 것이다. 그렇기 때문에 차상위자 또는 차차 상위자에게 보고할 때는 보고 받는 사람이 내가 보고하고자 하는 사안에 대한 기본적인 이해가 많지 않다는 가정하에 보고를 해야 한다. 일의 개요, 전체 진행사항, 의사결정을 위한 내용, 의사결정에 따른 예상되는 결과의 순으로 보고하는 것이 좋다. 다만, 보고 받는 사람이 보고 사안에 대한 지식이 충분할 때는 상황에 따라 보고 시 보고 내용을 건너뛰면 된다. 보고 내용을 정리할 때는 나를 기준으로 보고 내용을 정리하면 안 된다. 나는 그 일에 대하여 잘 알고 있기 때문에 내용의 생략이 있어도 이해에 별문제가 없지만 보고 받는 사람 입장에서는 그렇지 않다. 종종 내 기준으로 보고 내용을 정리해서 보고 받는 사람이 이해하지 못하는 경우가 있다.
서면으로 된 보고서만 제출하는 것으로 보고를 할 때를 생각해 보자. 이경우가 제일 어려운 보고가 될 것이다. 대면 보고를 할 경우에는 질문과 답변을 통해서 부가적인 설명을 할 수가 있기 때문에 여유가 있다. 하지만, 서면으로 보고를 할 경우는 질문과 답변을 할 수 없기 때문에 서면 보고서 안에서 끝을 내야 한다. 서면 보고서를 작성할 때는 보고의 결론을 보고서 가장 위에 기재하는 것이 필요하다. 특히, 보고서가 여러 장 일 경우는 보고서를 보는 사람이 보고서를 찬찬히 읽어 보지 못할 수도 있다. 결론을 먼저 제시하면 결론을 바탕으로 보고서 안에서 필요한 내용을 찾아볼 수 있기 때문이다. 보고서는 불필요한 내용이 들어가지 않도록 하고, 매수는 최대한 줄여서 작성하는 것이 좋다.
여러 사람을 대상으로 한 프레젠테이션 보고를 가정해보자. 프레젠테이션은 동시에 많은 사람에게 내가 전달하고자 하는 메시지를 정확하게 전달하는 것이 중요하다. 프레젠테이션을 얘기할 때 지금은 고인이 됐지만 '스티브 잡스'의 프레젠테이션을 많이들 인상 깊어한다. 청중을 집중시키면서도 강한 메시지 전달력을 갖기 때문이다. 프레젠테이션 할 때는 프레젠터를 포함하여 프레젠테이션을 하는 공간, 시간과 청중 등 모든 요소를 활용해야 한다. 프레젠터의 복장, 제스처, 프레젠테이션 하는 공간의 배치, 동선, 청중들의 관심을 분산시킬 수 있는 요소를 배제하고, 사전점검, 연습이 필요하다. 이를 통해 프레젠터가 자신감을 갖는 것이 무엇보다도 중요하다. 프레젠테이션 발표자료는 너무 화려하면 전달하고자 하는 메시지를 오히려 방해할 수 있기 때문에 조심해야 한다. 기업 내부에서는 화려한 프레젠테이션 기교보다는 보고 내용을 중시한다. 불필요한 프레젠테이션 기법은 보고를 방해하고, 보고 목적 달성을 방해할 수 있다.
이외에도 다양한 보고 상황이 있을 수 있다. 보고(報告) 어떻게 할까? 위에 여러 가지 내용을 언급했지만 보고자가 보고 내용의 경중, 보고 상황에 따라 어떻게 보고 할지를 결정하는 것이 기본이다. 남을 시켜서 준비하는 것은 진정한 나의 보고가 될 수 없다.
