홍보실의 아침을 조용히 여는 업무가 있다

홍보맨의 일과 삶

공공기관의 홍보실, 대변인실, 홍보담당관실 등에서 일하다 보면 귀찮으면서도 꼭 필요한 업무가 있다.

바로 뉴스 스크랩 업무이다. 뉴스 스크랩 업무는 언론에 보도된 기관 관련 기사들을 하나의 파일로 만드는 작업이다. 이 업무의 목적은 크게 4가지이다.

첫째, 기관과 관련된 긍정기사, 부정기사, 보도자료 활용 기사, 방송뉴스 등을 모니터링하기 위한 목적이다.

둘째, 기관의 보도자료가 얼마나 기사화됐는지 정량적인 홍보 성과를 도출하기 위한 목적이다.

셋째, 내부 직원들에게 기관 관련 소식과 언론 동향을 공유하기 위한 목적이다.

넷째, 기관에 대한 비판 등 부정보도를 조기에 발견하여 위기 대응 커뮤니케이션을 하기 위한 목적이다.

뉴스 스크랩 업무는 기관별로 방식은 비슷하다. 단순 작업이긴 해도 은근히 손이 많이 간다. 아마 대부분의 기관에서 일정 예산을 투입해서 용역업체를 통해 뉴스 스크랩 업무를 하는 걸로 알고 있다.

혹은 뉴스 스크랩 전문 프로그램 사용료를 지불하고 권한만을 받아 기관의 전담 직원이 직접 프로그램을 통해 뉴스 스크랩 작업을 하는 경우도 있다. 어떤 방식이든 최종 검수자 역할을 하는 내부 직원의 손길이 필요하긴 하다.

광역지자체에서 일할 때는 스크랩을 전담하는 공무직 직원 분이 1명 계셨다. 매일 아침 일찍 나와서 기사 스크랩 파일 작업을 하셨다. 광역지자체의 경우 사업을 추진하는 부서도 많고 보도자료의 양이 많아 스크랩을 해야 하는 기사가 많을 때가 있다.

그 공무직 직원분은 어떤 날은 새벽에 일찍 나와서 뉴스 스크랩 파일을 만들기도 하셨다. 그리고 오후에 일반 직원보다 조금 더 일찍 퇴근을 하셨다.

현 기관에서는 뉴스 스크랩 전문업체에 외주 용역을 맡겨서 뉴스 스크랩을 진행하고 있다.

필자가 몸담고 있는 기관에서는 용역업체에서 아침 일찍 메일로 뉴스 스크랩 파일을 공유해 준다.

물론 팀원들이 매일 한 명씩 돌아가면서 뉴스 스크랩 업무를 해야 한다. 뉴스 스크랩 파일을 아침 일찍 내부 업무 시스템에 올려야 하기 때문이다. 그래서 특정 요일은 일찍 일어나야 한다는 심리적인 부담이 있다.

한편, 용역 업체에서 뉴스 스크랩 전문 프로그램을 사용할 수 있는 권한을 준다. 언제 어느 때나 프로그램에 접속해 언론 보도된 기사들을 스크랩할 수 있는 게 가능하다.

기관에서 필요로 하는 뉴스 검색 키워드를 설정해 놓으면 버튼 클리만으로 키워드에 맞는 기사가 프로그램에 표시된다. 또 보도자료 파일을 프로그램에 올리면 어느 매체에 몇 회가 보도됐는지까지 집계할 수 있다.

어떤 기관은 용역 과업제안서에 분기별이나 월별로 기관 뉴스 이슈 분석 리포트 작성을 넣기도 한다. 기관과 관련된 언론동향을 파악하기 위한 목적이다.