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Jan 10. 2022
결정 못하는 회의는 그만! 효율적으로 회의 잘하는 법
경영을 감에만 의존해서는 안 됩니다(13)
아! 회의를 꼭 해야 하나?
'회의는 시간 낭비다.', '업무 할 시간도 부족한데 왜 회의를 하지?', '회의를 했는데 결론이 뭐지?' 등 우리가 하는 일상적인 회의에 관 해는 부정적 시각이 많습니다. 생산적 업무를 해야 할 시간에 의무적으로 회의에 참석해 시간 낭비를 하고 있다는 거죠. 회의를 했으면 어떤 사안이 결정되고 향후 업무 방향이 명쾌히 보여야 합니다.
그런데 회의가 끝나면 답답하기만 하고 심지어 허탈하기까지 합니다. 서로 자신의 의견만 고수하다가 회의시간을 늘어지기 일쑤죠. 사장도 결정을 하게 되면 누구의 편을 들어주는 것 같아 의사 결정을 미룰 때가 많습니다.
일부 회사에서는 '회의를 위한 회의'를 하는 경우도 있습니다. 중소기업의 경우 매주 월요일 아침 일찍 '주간회의'라는 것을 합니다. 이 회의는 대부분 형식적인 경우가 아주 많습니다. 예전부터 해왔기 때문에 하거나 사장의 권위를 보여주기 위한 회의로 전락하죠.
각 팀장이 지난주 실적 보고 및 이번 주 계획을 발표합니다. 자신이 발표한 후 다른 팀장이 발표할 땐 듣지도 않습니다. 지루하니 회의자료에 낙서하거나 그림을 그립니다. 스마트폰이나 노트북에서 뉴스를 검색하거나 메신저로 대화를 하기도 하죠. 이렇듯 사장이나 직원 대부분이 공감하는 것이 비효율적인 회의 방식과 시간입니다.
어떻게 하면 회의를 효율적으로 할 수 있을까?
회의는 업무 진행 상황을 확인하고 실행계획을 세우게 해 줍니다. 또 다양한 의견을 모아 의사결정을 도와주는, 회사에서는 없어서는 안 될 중요한 활동입니다. 그럼 어떻게 하면 이 회의를 효율적이고 생산적으로 진행할 수 있을까요?
첫째, 회의 목적과 달성 목표를 구체적으로 알려줘야 합니다. 회의의 목적이 분명하지 않은 경우가 많습니다. 어떤 사안에 대한 결정을 하는지, 의견 수렴과 조정을 하는지, 실적 발표 후 개선점을 논의하는지 등 사안을 분명히 해야 합니다. 예를 들어 '전월 실적 보고'보다는 '전월 실적 보고 및 목표 미달성 원인과 향후 대책 결정' 같은 식으로 구체적인 안건을 명시하는 것이 좋습니다.
형식적이고 반복적인 주간회의를 하는 회사의 경우에는 매주 목적을 달리하는 회의를 진행하는 것을 추천해 드립니다. 예를 들면 첫 주는 마케팅 영업 회의, 둘째 주는 월간 실적 보고 회의(보통 이때쯤 실적이 집계됨), 셋째 주는 생산과 영업 일정 조정회의, 마지막 주는 수주회의 등으로 운용하는 것이죠.
둘째, 회의 목적과 논의할 내용을 참석자들에게 사전에 공유하는 것이 필요합니다. 회의에 참석하기 전 충분히 내용을 파악할 수 있어야 하기 때문입니다. 특히, 어떤 사항을 결정하는 회의는 사전 공유가 회의 결론을 좌우합니다. 참석자들이 각자 의견이나 결 론을 가지고 참석하는 것이 회의의 생산성을 높일 수 있습니다.
셋째는 회의에 사회자 역할과 서기 역할을 할 사람을 별도로 두는 것입니다. 회의 목적과 달성 목표를 알더라도 토론 중 배가 산으로 가는 경우가 있습니다. A 안건을 논의하다 우연히 튀어나온 B 안건, C 안건으로 마구 가지치기를 합니다. 중재자가 없으면 좌표 잃은 배처럼 난상토론만 하다가 결론 없이 끝이 나게 되죠. 이때 안건에서 벗어날 경우 다시 돌아올 수 있도록 하는 사회자의 역할이 중요합니다.
서기는 회의를 주관하는 팀의 직원이 좋습니다. 회의 내용을 기록하려면 관련 주제에 대한 전반적인 업무 파악이 되어 있어야 가능하기 때문입니다. 팀장이 아닌 직원이 회의에 배석하여 내용을 파악함으로써 업무 능력이 향상될 수 있는 장점도 있습니다.
명심할 점은 사회자와 서기 역할을 할 사람은 회의에 참여하게 해서는 안 됩니다. 참여할 경우 사회자와 서기는 토론을 하느라 본연의 역할을 할 수가 없습니다.
넷째, 발표 자료를 설명하는 데 시간을 많이 소요하지 않는 것입니다. 아직까지도 많은 회사에서 회의 시 PPT 발표 자료를 만듭니다. 발표하는 사람이 심혈을 기울여 만들었으니 3~40분 발표하는 것은 기본입니다. 이런 발표는 참석자들을 지치게 하고 발표자에게 회의가 끌려간다는 느낌을 받게 됩니다.
아마존을 비롯한 국내 대기업들도 회의 시 PPT를 사용하지 않는 추세입니다. 자료는 회의 주관자가 문장 형식으로 1~ 6 페이지 정도 작성하여 사전에 참석자들에게 배포합니다. 이는 회의 시간을 줄일 뿐 아니라 과잉 포장을 걷어내고 본질에 집중하기 위해서입니다. 만약 아직까지도 PPT 자료를 사용한다면 발표는 10 분 정도 짧게 하고 해결해야 할 사안을 논의하는 것이 좋습니다.
다섯째는 회의를 시간 내에 끝내는 환경을 조성하는 것입니다. 회의 시간을 정해놓지 않으면 언제 끝날지 모릅니다. 늘어지는 회의는 참석자들이 안건에 온전히 몰두할 수가 없습니다. 종료시간을 정하거나, 발표 시간을 제한하거나, 서서 회의를 하는 것 등은 일종의 장치로 강제하는 것입니다. 이럴 경우 충분한 논의 없이 서둘러 결론을 내릴 수도 있으니 운용 시 주의를 해야 합니다.
여섯째는 회의 결과에 대한 피드백입니다. 어떻게 보면 가장 중요할 수도 있는 부분이죠. 결론을 내리지 못한 채로 끝낸 회의가 있다면 그 이유를 기록해 두는 것도 이후 회의의 생산성을 높일 수 있습니다. 작성된 회의록을 공유하여 논의된 실행계획을 실제로 실행에 옮기는 것도 중요합니다.
일곱째는 스마트 기기를 회의실로 가져오지 않는 것입니다. 요즘 에는 회의 시 스마트폰과 노트북을 가지고 가는 것이 일반적입니다. 종이 문서를 없애고자 하는 페이퍼리스(Paperless) 추세에는 맞는 거죠. 자료도 자유롭게 공유되고요. 하지만 회의 집중도는 확실히 떨어뜨립니다. 회의에 참석할 때는 스마트 기기를 지참하지 않는 것이 회의에 집중할 수 있습니다.
회의 운용 방식과 지침 재정립이 필요
