비즈니스 기본예절(전화)

목소리로 감동시킨다.

전화로 보는 속마음??!!ㅋㅋㅋ

↑친구가 커뮤니티에서 재미난 글을 발견했다고 보내준 글이다.

요즘은 20~30대를 떠나서 4~50대 윗분들 께서도 변화와 혁신을 통하여 매너가 좋으신 분들이 많다.

허나, 인간사 또라이 보존의 법칙은 늘 존재 하던가

전화 예의가 없으면서 상대방에게 바라는 사람은 100명중에 1명이 꼭 나타난다.

한달전 나의 윗상사에게 온 전화를 내가 받는 경우가 생겼는데, 다짜고짜 재질과 사이즈를 알려주면서 그 회사

에 있는 것을 알고 있으니,잉여재고 확인을 해보라고 했다.

본인이 누구인지 밝히지도 않고, 전화 건 상대도 아닌데 바로 본인 필요한 정보만 알고자 했다.

나 - 그런 재질과 사이즈는 저희가 가지고 있지 않습니다.

상대방 - 거기 있는걸 알고 있는데 다시 확인해 봐요

나 - 그걸 어디에서 들으셨나요? (가끔 협력사나, 영업팀, 구매팀에서 공장에 문의해 보라고 할때가 많아서 물어봤다.담당자를 알고 있으면 확인을 다시 해보려고 한것이다.)

상대방 - 이바닥에 오래 있으면 알게 되요

나 - (이건 뭐야?) 실례지만 어디신가요?

상대방 - 아니 이것보세요. 사람이 경우가 없네! 당신 직급과 이름대 ! 당신 뭐야?왜이렇게 따져대!

나 - 사원이고 전새암입니다. 그럼 그쪽은 누구십니까?! 본인 신분도 밝히지 않으시면서 이게 뭐하는 겁니까!

상대방 - (소리를 지르며) 어디 사원이 따져! 나 00 사장이야!

나 - 저랑 처음 통화하시죠? 제가 사장인지 사원인지 어떻게 압니까! 그리고 제가 따졌습니까?! 여쭤본거 아닙니까! 뭔가 착각 하신것 같은데 아쉬워서 전화한 쪽은 제가 아닙니다.(이땐 나도 화가 많이 났다.)

상대방 - (수그러들며)........... 그럼 그 제품은 없다는 건가요?

나 - 네. 그 제품은 저희쪽 잉여로 있지 않습니다.(다시 사무적으로 이야기 했다.)

상대방 - 알겠어요

뚜뚜뚜...

아 별 #%&$^#%#&!@#$% !!

회사 여직원도 얼마전 기계사에서 전화를 받았는데, 타 지역 공장 박부장님 알려줬다고 하면서 제조팀장님을 찾았다고 했다.

여직원 - 중국 출장 중이라 금요일에 다시 전화를 주십시오.

상대방 - 혹시요 부장님은 안계세요?

여직원 - 부장님은 외근 중이시네요..추후에 다시 전화를 주시겠습니까?

상대방 - 혹시요 그럼 상무님은 안계세요?

여직원 - (;;;;) 상무님은 타지역 공장으로 출근하셨습니다.

상대방 - 혹시요 그럼 상무님 핸드폰 번호좀 알려줄수 있나요?

여직원 - (화가 났다.) 타지역 공장 대표번호를 알려 드릴테니, 그쪽을 통해서 연결하시길 바랍니다.

하고선 대표번호를 알려줬다고 한다.

영업맨이 아주 상태가 안좋다며 여직원들끼리 쑥덕댔다.

전화기본 매너는 아래와 같다.

전화 걸때

1. 전화로 상대방과 조율 혹은 제안할 것이 있다면 걸기 전 사전에 미리 내용을 정리해 두어야 한다.

전화 상대방의 이름, 소속, 직급 등을 미리 파악해 두어야 하는 점이다.

또한 용건도 육하 원칙에 따라 정리해 주고선 간결하게 처리 해야 한다.

2. 전화 연결시 상대방이 자리 비웠을 때, 대신 받아 주는 사람이 생긴다.

이럴땐 나의 소속과 이름을 먼저 밝히고 찾는 사람의 부서와 이름, 직급을 말하고 정중히 연결을 요청한다.

정 받을 수 없는 상황이라면 메모를 남겨달라고 부탁한다.

3. 기본적으로 끊을 때에는 전화를 건 쪽에서 먼저 끊는 것이 예의이다.

상대방이 나이가 많거나 윗사람인 경우 상대방이 끊고 난 후 끊는 것이 올바른 방법이다.

전화를 받을때

1. 반사적으로 펜과 메모지를 준비한다.

또한 벨소리는 2번 울렸을 때 받는 것이 좋다. (우리 사무실은 처음 신입사원이 올때 모든 부서에서 울리는 전화를 다 당겨 받으라고 교육시킨다.)

상대방을 지나치게 기다리게 한 후 받는 것 또한 예의가 아니다.

2. 수화기를 들었다면 밝고 명랑한 목소리로 인사말을 전해야 한다.

인사순서는 (전화주셔서) 감사합니다.로 시작해 회사명, 부서, 이름, 직책을 밝히는 것이 올바른 방법이다.

전화받는 요령 또한 기재 하자면...

첫인사 관련 = 여보세요?(X) → 안녕하세요?(O)

들리지 않을 경우 = 여보세요!(X) → 잘 들리지 않습니다. 제가 다시 전화를 걸겠습니다.(O)

부재중인 경우 = 부재중입니다.(X) → 지금 잠시 자리를 비우셨는데요. 메시지를 남겨드릴까요?(O)

내용을 모르는 경우 = 잘 모르겠습니다.(X) → 알아보겠습니다.or확인해보겠습니다.(O)

내용이 확실하지 않은 경우 = 확실하지 않습니다.(X) → 확인 후 연락 드리겠습니다.(O)

(※ 위의 글은 더셔츠스튜디오 공식블로그에서 발췌하였다.)

서로서로 기분 좋게 일을 하자!!