코로나시대 직장에서 살아남기, 협업 툴이란?
실무에서 사용하는 협업 툴
코로나19로 인해 재택근무가 늘어나면서
협업 툴의 활용은 갈수록 많아지고 있어요.
글로벌 협업 툴 시장은 2024년 57조원 규모로 성장할 전망이라 하니
그 성장세가 정말 어마어마하죠?
오늘은 이러한 협업 툴의 A to Z를 다루는 시간입니다.
협업 툴이 무엇이고, 어떤 것들이 있는지, 장단점은 무엇인지
함께 알아보실까요~?
코로나시대 직장에서 살아남기
협업 툴 파헤치기 A to Z
협업 툴이란?
협업 툴이란 팀원이 함께 협업할 수 있는 비즈니스 도구를 의미해요.
협업 플랫폼이나 업무 플랫폼이라고 부르기도 해요.
대부분의 협업 툴은 SaaS형 클라우드로 개발되는데요.
여기서 SaaS는 Software-as-a-Service로,
서비스로서의 소프트웨어,
즉 클라우드 애플리케이션과 기본 IT 인프라 및 플랫폼을
사용자에게 제공하는 클라우드 컴퓨팅 형태를 의미해요.
보통 달마다, 혹은 1년 주기로 결제해서 사용하는
구독형 서비스이죠.
협업 툴에서는
팀 커뮤니케이션, 업무 진행, 스케줄 관리, 화상 회의,
파일 공유, 프로젝트 관리, 공동 작업 등이 이뤄집니다.
그룹 웨어와는 무엇이 다른가요?
그룹 웨어의 경우 기업 메일, 전자 결재 등
체계적인 비즈니스 운영에 도움을 주는 기능들을
하나의 플랫폼에서 이용할 수 있도록 개발한 SaaS 서비스를 말해요.
반면, 협업 툴의 경우
메신저나 화상 회의 등 특정 기능에 특화되어 있어요.
즉, 그룹 웨어가 좀더 클라우드의 성격에 가깝다고 볼 수 있어요.
협업 툴의 시작
협업 툴 1세대는 바로 슬랙(Slack)인데요.
요즘에도 업무 메신저로 많이 사용하고 있는 플랫폼이에요.
슬랙은 기존 게임 회사에서 사용하던 사내 메신저에
업무 관리를 위한 여러 기능을 추가하여
2013년에 개발된 협업 툴이랍니다.
슬랙의 출시 이후로
문서 도구 중심인 '노션(Notion)',
영상 회의 중심인 '줌(Zoom)' 등
다양한 형태의 협업 툴이 출시되기 시작했어요.
한편, 국내에서는 잔디, 플로우 등이
1세대 협업 툴로써 개발되었어요.
특히 토스랩의 잔디는
2015년 서비스를 시작하며
현재 약 30만개사가 가입하는 등
가장 많은 고객을 확보하며 시장을 앞서나가고 있어요.
모바일 메신저만으로는
체계적인 자료의 전달과 공유가 어렵고
보안상의 문제가 발생할 수 있어
여러 기업들이 협업 툴을 도입하고 있는 추세랍니다.
위드 코로나로 일상화된 협업 툴
코로나19의 장기화로,
이전에 협업 툴을 사용하지 않던 회사에서도
재택 근무를 시작하며
협업 툴의 사용이 빠르게 확산되었어요.
초기에는 IT기업들이
협업 툴을 주로 사용했지만,
최근에는 제조사나 외식 업계에서도
협업 툴을 도입하고 있어요.
MZ세대와 협업 툴
협업 툴의 도입은
오히려 MZ세대가 반기고 있다고 하는데요.
MZ세대의 직장인들은
퇴근 후 개인 메신저로 연락하는 것을
사생활 침해라고 생각하는 경우가 많아요.
그렇기 때문에
공지 사항 등 공적 소통은
협업 툴을 통해 공유한다고 해요.
또한 MZ세대는
업무와 사생활이 분리되길 원하며,
이를 위해 협업 툴을 적극적으로 사용해요.
나의 개인 카카오톡은 친구들과 소통하는 용도로,
협업 툴은 업무 용도로
메신저의 용도를 구분하여 사용하는 것이죠.
슬랙(Slack)
슬랙은 국내에서 가장 많이 사용하고 있는
업무용 메신저 툴 중 하나예요.
또한 2020년 기준
일간 활성화 사용자가 1,200만명을 넘는
글로벌 1위 업무용 메신저 툴이죠.
슬랙은 채널을 생성해
팀별로 프로젝트를 진행하기 용이하고,
상대의 메시지에 답장하지 않아도
이모지를 통해 빠르게 소통할 수 있어요.
레디미의 슬랙에서는
'넵' 이모지를 만들어
사용하고 있기도 해요.
또한 슬랙은 채널에 봇(Bot)을 등록해 사용할 수도 있고,
줌, 깃헙, 젠킨스, 드랍박스, 구글 캘린더, 아웃룩 캘린더, 노션 등
다양한 툴과의 연동성이 좋아요.
노션(Notion)
노션은 팀 내 위키를 관리하는 생산성 툴이에요.
노션에서는 모든 문서와 업무를 기록할 수 있어요.
글, 이미지, 웹 북마크, 비디오, 오디오, 코드, 파일 등
다양한 기능을 지원하기 때문에
일정 공유, 자료 공유, 공지 사항 전달, 업무 공유에 용이하죠.
또한 노션은 호환성이 좋아요.
계정을 생성하게 되면 컴퓨터, 핸드폰, 태블릿PC에서 이용할 수 있고,
데이터가 서로 연동되기 때문에
어느 기기에서든 똑같이 편집하고 저장할 수 있어요.
노션에서 템플릿을 만들고 난 이후에는
템플릿을 토대로
계속해서 업무를 기록할 수 있기에
인수인계가 쉬워요.
잔디(Jandi)
잔디는 국내에서 만든 업무용 메신저로
현재 국내외 27만 개 기업에서 이용하고 있어요.
챗 뷰, 보드 뷰의 두가지 보기 방식으로
대화방을 생성할 수 있기 때문에
챗 뷰는 채팅용, 보드 뷰는 토픽용으로
대화방을 구분할 수 있어요.
여기서 보드 뷰는 메타, 페이스북의 타임라인과 같은 형태로
공지 사항이나 주간 리포트를 공유할 때 적합해요.
주제별로 방이 독립되어 있기 때문에
업무상 의사소통이 정확하게 진행되고,
프로젝트가 끝나면 주제별로 대화를 따로 정리해둘 수 있죠.
대화방에서는 사진, 영상, 파일, 투표, 연락처,
할 일 지정, 드라이브, 화상 회의 기능을 사용할 수 있어요.
잔디 커넥트를 활용해 구글 캘린더, 트렐로, 깃헙, RSS 피드 등의
서비스를 끌어다 사용할 수 있는 것도 장점이죠.
또한 잔디는 드라이브 처럼
여러 대화방에서 주고받았던 파일을 한꺼번에 볼 수 있고,
구글 독스, 문서, 파워포인트, 엑셀, PDF, 이미지, 비디오 등
파일의 형태를 필터링할 수 있어
파일 공유과 검색에 용이해요.
마이크로소프트 팀즈(Microsoft Teams)
팀즈는 2021년 4월 기준
매일 사용하는 사용자 수가 1.45억명을 넘어서며
글로벌에서 제일 많이 활용되고 있는 협업 툴이에요.
팀즈는 메신저 기반 협업 툴로,
Microsoft office와 연동되어
공동편집과 같은 협업이 가능해요.
엑셀, 워드, 파워포인트 등 Office 365의 기능을 포함해
일정 관리, 내부 공간 대여, 설문, 메일 등 MS office가 제공하는
다양한 기능을 사용할 수 있는 것이 장점이죠.
또한 여러 써드 파티를 추가할 수 있어서
프로젝트 관리가 용이해요.
카카오 워크스페이스(Kakao Work)
카카오 워크스페이스는 2020년 9월에 출시된
카카오톡 형태의 협업 툴인데요.
카카오톡과 같이 1:1, 그룹별로 채팅방을 생성해 업무를 공유하고
채팅방 이름, 사진, 알림음, 배경화면을 설정해
업무 대화를 구분할 수 있어요.
카카오 워크스페이스에서는
채팅, 할 일 관리, 화상 회의, 통합 검색, AI 어시스턴트,
사내 시스템과 연동되는 기업별 설정,
깃허브, 구글 드라이브, 캘린더 등과 연동되는 확장 서비스가 제공되어요.
카카오톡과 동일한 사용 방식으로
진입 장벽이 낮은 것이 장점이죠.
또한 AI 어시스턴트는 카카오 워크스페이스에만 있는 기능으로
/캐스퍼를 입력하여 다음 달에 쉬는 날이 어디인지, 회의실이 어디에 있는지 등을
빠르고 쉽게 물어볼 수 있어요.
카카오톡에서는 메시지를 안 읽은 사람의 수만 표시된다면,
카카오 워크스페이스에서는 메시지를 읽은 사람의 명단이 표시되어
중요한 공지를 누가 확인하지 못했는지 파악하기 쉬워요.
네이버웍스(Naver works)
네이버웍스는
캘린더, 메일, 드라이브 등이 포함된 업무용 메신저예요.
기존에 기업이 보유하고 있는 도메인에
네이버웍스를 연결해 계정을 생성하며,
이를 업무용 메일로 활용할 수 있는 것이 장점이에요.
사내 그룹웨어를 도입하는 대신에
네이버웍스로 이를 대체할 수도 있어요.
네이버웍스에서는 게시판, 1:1, 그룹 대화를 통해 소통하며,
메일, 캘린더, 주소록, 설문, 드라이브,
근태 관리, 할 일 지정, 회계, 비용 등의 기능이 제공돼요.
또한 게시글(노트)에서 공유한
각종 자료와 이미지를 모아볼 수 있어
원활한 협업이 가능해요.
플로우(Flow)
플로우는 2016년 2월에 출시되었으며,
현대자동차, JTBC, KT, 포스코 등
국내 대기업들이 사용하고 있는
프로젝트 관리 기반 협업 툴이에요.
타임라인을 기반으로 업무를 관리하고,
업무의 진행 현황을 실시간으로 트래킹할 수 있으며
업무가 변경될 경우 자동으로 댓글로 기록되어
업무 히스토리를 파악하기 용이해요.
또한 외부의 멤버를 초대할 수 있으며,
멤버들과 메신저를 통해 실시간으로 소통할 수 있어요.
나아가 플로우에서는 파일, 일정 관리,
연락처, 화상 회의 등의 기능이 제공된답니다.
이처럼 협업 툴은
각자 다른 장단점이 있기 때문에
기업에서는 업무 특성에 따라
기업에 적절한 협업 툴을 고르는 것이 좋아요.
게다가 앞으로는
협업 툴의 사용이 더 확산될 전망이라 하니,
협업 툴을 잘 다룰 줄 아는 능력도 필요할 것 같네요.
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참고문헌
노승욱, 위드 코로나에 물 만난 '협업 툴' 앱, 2021.09.16, https://www.mk.co.kr/news/business/view/2021/09/875907/
남시현, 비대면 업무의 핵심은 '협업 툴', 어떤 기준으로 고르나?, 2021.04.22, https://it.donga.com/31861/
협업 툴이란?-정의, 장단점 알아보기, gabia 라이브러리, 2021년 12월 5일 접속, https://library.gabia.com/contents/groupware/9969/
기업별 상황에 맞는 협업툴 선택 가이드, Shared IT, 2021년 7월 13일 수정, 2021년 12월 5일 접속, https://www.sharedit.co.kr/posts/14554
협업 툴, 어디까지 써봤니?, 기본소득당 팀블로그 brunch, 2021년 5월 12일 수정, 2021년 12월 5일 접속, https://brunch.co.kr/@bipteamblog/3
업무용 메신저 툴 비교/분석, 켈리폴리 brunch, 2021년 10월 10일 수정, 2021년 12월 5일 접속, https://brunch.co.kr/@kellypoly/56
내 인생을 바꿔준 기록도구 '노션', 영어그림책 읽는 엄마 brunch, 2021년 11월 4일 수정, 2021년 12월 5일 접속, https://brunch.co.kr/@fbtkfk/14
