시간 낭비 없이 회의 '잘' 하는 법
회의 잘 하는 꿀팁
직장 생활을 시작하면
매주 여러번 회의를 하게 됩니다.
이 때 회의를 잘 활용하지 못한다면
시간을 낭비하고, 팀원의 사기를 떨어뜨릴 수도 있어요.
오늘은 회의 꿀팁에 대해 알려드릴게요.
대외활동을 하는 대학생, 취업스터디를 하는 취준생,
사내 미팅을 하는 직장인 모두 주목하세요!
시간 낭비 없이 효과적인 솔루션 도출하기
회의 '잘' 하는 꿀팁
잘못된 회의 체크하기
먼저, 지금 하고 있는 회의가 '잘 된' 회의인지 체크해볼까요?
다음의 리스트를 보고
최근에 했던 회의를 떠올리며 마음 속으로 갯수를 세어보세요.
1. 목적 없이 일단 모였다.
2. 회의에서 나온 의견을 정리하지 않았다.
3. 저번 회의에서 결정된 사항을 실행하지 않았다.
4. 소수의 인원만 의견을 낸다.
5. 결정된 사항 없이 다음 회의를 약속했다.
6. 미리 안건, 의견을 정리하지 않았다.
7. 2명 이상이 동시에 의견을 말했다.
위의 리스트 중에서 하나 이상 해당된 것이 있나요?
그렇다면 아마 당신의 회의는 잘못되고 있었을 수도 있어요.
그렇다면 회의를 어떻게 진행해야 할까요?
회의 날짜, 시간을 미리 공지하자
회의는 단순히 몸만 오면 되는 곳이 아니에요.
회의를 하기 위한 준비가 필요하죠.
팀원들이 미리 급한 일정을 조율하고,
회의 진행을 위한 준비를 할 수 있도록
최소 2일 전에는 날짜와 시간을 미리 공지해야 해요.
또한 회의 시작, 종료 시각을 지켜야
팀원들이 더 집중해서 참여할 수 있어요.
회의의 의도와 목적을 분명히 하자
회의를 왜 진행해야 하는지를 모두 알고 있어야
효과적인 솔루션을 도출할 수 있어요.
회의 일정을 잡기 전에
어떤 문제가 있는지, 회의의 목적은 무엇인지,
회의에 누가 참여할 것인지, 회의에서 어떤 결과를 얻을 것인지
팀원들에게 상기시키는 과정이 필요해요.
불필요한 회의를 줄이자
매번 회의를 하며 모여서 논의하는 일이
효율적인 일만은 아니에요.
때에 따라서는 모여서 회의하는 일이
오히려 업무를 비효율적으로 만들기도 해요.
회의가 너무 잦아질 경우
회의에 대한 팀원들의 관심이 떨어지므로
쓸데 없는 회의는 잡지 않아야 해요.
만일 회의의 목적이 공지 전달이나
프로젝트 진척도 확인일 경우에는
회의 보다는 이메일이나 공유 폴더를 활용하는 것이
업무의 효율성을 높이는 방법이에요.
회의 시간을 줄이자
사람의 집중력에는 한계가 있기에
회의가 너무 길어지게 되면
팀원들의 집중도가 떨어질 수 있어요.
회의는 2시간 이내가 가장 좋고,
2시간을 넘는 회의의 경우에는
중간에 휴식시간을 주어
팀원들이 리프레시할 타임을 주는 것이 좋아요.
위계, 권위를 없애자
좋은 아이디어를 내기 위해서는
모두가 자유롭게 의견을 얘기할 수 있어야 하고,
이를 위해서는 수평적인 회의가 필요해요.
수평적인 분위기를 만들기 위해서는
공간에도 변화를 주는 것이 좋아요.
높은 의자, 별도의 테이블 등
격식을 나타내는 물건들을 없애고,
모두가 편하게 의견을 낼 수 있도록
회의장에 '상석'을 없애야 하며,
좌식 테이블, 게더타운 등을 활용하는 것도 좋아요.
상대의 의견에 경청하자
좋은 아이디어를 내기 위해서는
상대의 의견을 '잘' 듣는 것도 중요해요.
상대의 말에 귀 기울이고 있다는 것을 보여주기 위해
고개를 끄덕이고, 시선을 맞춰줘야 해요.
또한 상대가 말한 것을 요약해 언급하고,
잘 이해하고 있는지 확인하는 것도 좋아요.
DIET 프로세스를 활용하자
최근에는 보다 효과적인 회의를 위해
DIET라는 프로세스도 구축되었다고 해요.
DIET의 뜻은
Define agenda (의제를 명확히 정의한다.),
Inform about Agenda & Issue (이슈와 근본원인을 설명한다.),
Explore alternative (대안을 탐색한다),
Target, time, those setting (목표, 기한, 담당을 명확히 한다.)예요.
#Define (정의 단계)
회의의 목표를 명확하게 정해 팀원에게 공지하고,
회의를 시작할 때 회의의 목적을 간단히 브리핑해야 해요.
회의의 의제에는
회의 일정 및 참석자 확인, 목표,
사전 준비 고지, 항목별 시간 설정 등이 포함되어야 합니다.
이 때 회의 안건은 3개를 넘지 않도록 해야 해요.
또한, 회의를 종료할 때 회의의 목적과 목표를 달성했는지 체크해야 합니다.
#Inform (설명 단계)
회의에서 논의할 주요 이슈를 간략하게 설명해야 해요.
또한 안건에 대해 설명한 후에는 논의할 주제를 공지해요.
#Explore (탐색 단계)
아이디어를 도출하는 단계로,
가능한 한 많은 아이디어를 제시하는 것이 좋아요.
이 때 주제와 목표에서 벗어난 아이디어를 제시하지 않도록 주의해야 하죠.
아이디어의 도출 기법으로는
마인드맵, SCAMPER, 브레인스토밍 등을 활용할 수 있으며
의사 결정 도구로는
Matrix, Score card, Bubble sort 등을 활용할 수 있어요.
#T3 Setting (결정 단계)
이 단계에서는
중요성, 실현 가능성, 경제적 비용 등을 고려해
아이디어를 평가하고 정리해야 해요.
또한 회의 종료 이후 회의록을 기록해
24시간 이내에 회의 내용과 관계된 이들에게 모두 공지해야 합니다.
오늘은 이처럼
회의를 '잘' 할 수 있는 방법에 대해 알아보았어요.
DIET 프로세스를 활용하고,
앞에서 설명한 팁들을 생각하며 회의를 한다면
보다 효과적인 회의를 진행할 수 있을 거예요.
오늘도, 도움이 되셨다면
댓글과 공감! 부탁드립니다 :)
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참고 문헌
회의 개선을 위한 3가지 빠른 팁, ICHI.PRO, 2021년 12월 5일 접속, https://ichi.pro/ko/hoeui-gaeseon-eul-wihan-3gaji-ppaleun-tib-83606432143111
보다 생산적인 회의를 위한 5가지 팁, TechAcute, 2016년 4월 12일 수정, 2021년 12월 5일 접속, https://techacute.com/5-tips-more-productive-meetings/
회의 피할 수 없다면 잘 하고 싶다!, 유다정 brunch, 2019년 11월 23일 수정, 2021년 12월 5일 접속, https://brunch.co.kr/@andsalt/22
주승호, 생산적인 회의를 위한 알짜팁, 2019.01.15, https://www.venturesquare.net/760417
Chloe Dobinson, '짧고 굵은' 생산적인 IT회의를 위한 18가지 팁, 2017.11.03, https://www.ciokorea.com/news/36135
모인다고 회의는 아니다, 플랜비디자인 최익성 brunch, 2019년 5월 8일 수정, 2021년 12월 5일 접속, https://brunch.co.kr/@forplanb/34
진짜 회의를 위해 DIET 프로세스를 활용하자, 플랜비디자인 최익성 brunch, 2019년 5월 8일 수정, 2021년 12월 5일 접속, https://brunch.co.kr/@forplanb/104
놀라운 사실들 그리고 진짜 회의를 위한 출발, 플랜비디자인 최익성 brunch, 2019년 5월 7일 수정, 2021년 12월 5일 접속, https://brunch.co.kr/@forplanb/100
진짜 회의란 무엇인가?, 플랜비디자인 최익성 brunch, 2019년 5월 7일 수정, 2021년 12월 5일 접속, https://brunch.co.kr/@forplanb/97
진짜 회의의 핵심, Explore alternative, 플랜비디자인 최익성 brunch, 2019년 5월 8일 수정, 2021년 12월 5일 접속, https://brunch.co.kr/@forplanb/107
진짜 회의의 끝맺음, T3 Setting, 플랜비디자인 최익성 brunch, 2019년 5월 8일 수정, 2021년 12월 5일 접속, https://brunch.co.kr/@forplanb/108
