상가 집합건물 관리단의 사무-제8부

제8부. 서면 등에 의한 합의

지금까지 설명한 바와 같이 관리단의 사무 중 집합건물법 또는 규약으로 관리인에게 위임한 사항 외에는 관리단집회의 결의에 따라 수행하는 것이 원칙이다.

하지만 집회를 소집, 결의하지 않고서도 집회를 열어 결의의 결과를 얻는 것과 같은 효과를 얻는 방법이 있는바, 바로 ‘서면의 의한 합의’ 또는 ‘서면 또는 전자적 방법에 의한 결의(이하 ‘서면의 의한 합의’라 약칭한다.)’ 방식이다. 이는 집회에서 서면에 의해 의결권을 행사하는 것과는 근본적으로 다른 것이다.    

1. ‘서면의 의한 합의’의 방법

① ‘서면의 의한 합의’는 집회 결의와는 다르게 전체 구분소유자 수의 5분의4 및 의결권(통상 ‘전유면적’을 말함)의 5분의 4를 충족하여야만 집회에서 결의가 있는 것으로 보는 것이다.

② ‘서면의 의한 합의’의 시작, 종결 날짜 등은 정하지 않아도 된다. 하지만 구분소유자들이 서면에 의한 합의의 구체적 내용을 충분히 인식하고 그 합의에 이르렀다는 사정이 인정될 수 있도록 안건의 내용 등을 구체적으로 구분소유자들에게 알려주어야만 할 것이다.

다만 합의 정족수인 전체 구분소유자 수의 5분의4 및 의결권(통상 ‘전유면적’을 말함)의 5분의 4를 충족하기만 하면 종결할 수 있고, 이때 집회의 결의가 있는 것으로 보는 것이다.

③ ‘서면의 의한 합의’가 완성되면 그 결과를 구분소유자 등에게 통지하고 건물 내 적당한 것에 게시하여야 하며. 집회 의사록과 마찬가지로 합의의 결과록을 작성, 구분소유자 2인 이상의 서명을 받아 보관하여야 한다.     

④ ‘서면의 의한 합의’의 안건이 콘도미니엄업의 운영을 위한 휴양 콘도미니엄의 공용부분 변경에 관한 사항인 경우는 합의 정족수를 구분소유자 수 및 의결권 모두 과반수로 한다.  

2. ‘서면의 의한 합의’의 대법원 판례

‘서면의 의한 합의’에 대하여는 집합건물법에서 그 처리방법 등에 대하여 구체적으로 정하지 않고 있어 많이 어려워 하고 있다. 따라서 이런 경우 다음과 같은 대법원의 판례를 살펴볼 필요가 있다.

“집합건물법 제41조 제1항은 관리단집회에서 결의할 것으로 정해진 사항에 관하여 구분소유자 및 의결권의 각 5분의 4 이상의 서면이나 전자적 방법 등에 의한 합의가 있는 때에는 관리단집회의 결의가 있는 것으로 본다고 규정하고 있다. 그런데 집합건물법은 서면에 의한 합의의 절차, 합의서·결의서의 형식 및 내용 등에 관하여 아무런 제한을 두고 있지 않으므로, 구분소유자들이 서면에 의한 합의의 구체적 내용을 충분히 인식하고 그 합의에 이르렀다는 사정이 인정된다면 그 합의는 유효하다고 할 것이다.(대법원 2014.9.4. 선고 2013두25955 판결 참조)”

위 판례를 보면, ‘서면의 의한 합의’가 어떠한 형식이나 절차가 없어도 되는 것으로 판시하고 있다.

하지만 실무에서는 결과록 작성 등을 결코 게을리 하여서는 안 될 것이며, 그럴 경우 새로운 분쟁의 소자가 발생할 수 있다는 점을 꼭 명심하여야 할 것이다.  

참고

흔히 팩스, 이메일 등으로 표결지를 작성하여 의장에게 제출하는 것을 ‘전자적 방법에 의한 결의’로 혼동하는 경우가 예상외로 많다. 하지만 이메일이나 팩스는 인정되지 않으며, ‘전자적 방법에 의한 결의’란 전자정보 시스템을 갖춘 상태에서 시스템에 의해 표결하는 방식을 말한다. 따라서 이는 시스템을 설치해야 하는 등의 이유로 거의 사용되지 않고 있어 이에 대한 설명은 생략한다.