brunch

브런치북 상가 집합건물 관리단 실무 08화

라이킷 8 댓글

You can make anything
by writing

C.S.Lewis

계정을 잊어버리셨나요?

by 이종섭 Jul 20. 2023

상가 집합건물 관리단 사무-제7부

제7부. 임시 관리단 집회

관리단을 운영하다보면 수시로 집합건물법 또는 규약으로 관리인에게 위임한 사항 외에 전체 구분소유자들의 의견을 물어 결정하여야 하는 경우가 발생한다. 이렇게 전체 구분소유자들의 의견을 들어 결정하게 되는 절차가 바로 임시관리단 집회인 것이다. 직전 회계연도의 사무를 보고하는 형식의 법정 정기 관리단 집회와는 구분된다.

일반적으로 관리인에게 위임된 통상의 사무 외에는 모두 관리단 집회의 결의를 거쳐 집행하는 것이라고 생각하면 된다. 관리규약에서 정한 일정 규모 이상의 지출 또한 임시관리단 집회를 거쳐야 하는 것이다.

이러한 절차 없이 관리인이 임의로 결정하여 집행할 경우, 관리인 해임사유가 될 수도 있다.

1. 집회의 안건

① 관리인 등이 집회를 열고자 할 경우에는 집회를 열어 결정해야 할 안건이 있어야 한다. 안건이 있고 관리위원회가 설치되어 있을 경우, 관리인 등 집회를 열고자 하는 자(대부분의 경우는 ‘관리인’이 주관한다)는 그 안건에 관하여 관리규약에 따라 관리위원장에게 안건에 관한 심의를 위해 관리위원회 개최를 요청하여야 한다. 설령 규약에 안건심의를 받지 않아도 된다고 되어 있더라도 추후 분쟁의 소지를 없애기 위해 관리인은 통상 관리위원회에 요청을 하는 것이 일반적이고 합리적이다.

② 관리위원회 소집통지를 받은 관리위원장은 안건을 심의하기 위하여 규약의 절차에 따라 관리위원회를 소집, 개최하고 그 결과를 관리인에게 통지하게 될 것이다. 이 결과의 통지를 받은 관리인은 관리단 집회절차에 들어가게 된다.

③ 만약 관리위원회의 안건심의결과 집회안건으로 확정되는 경우는 물론이거니와 설령, 부결되더라도 관리인이 판단하기에 관리단 집회를 열어야만 한다고 판단될 경우는 결과여부에 관계없이 관리단 집회를 소집할 수 있다.

2. 집회의 소집통지

① 관리인 또는 관리위원을 선출할 경우, 사전에 규약에 따른 후보 모집공고(이하 ‘사전공고’라 약칭한다.)를 충분한 기간 하여야 한다. 사전공고는 각 구분소유자 및 이해관계인들에게 서면통지를 하고 규약에서 정한 건물 내 게시판 등에 게시를 하는 것이 일반적이다. 이러한 절차는 모두 사진을 찍어 두는 등 자료를 남겨야 추후 분쟁거리를 줄일 수 있다. 특히 관리인 후보 모집공고의 자료 보관은 매우 중요하다.

② 사전공고 등이 완료되고 안건이 모두 확정되면 관리위원장에게 안건심의를 구하는 등의 관리위원회 소집을 요청한다.

③ 관리위원장으로부터 안건심의를 거쳤다는 통지를 받으면 즉시 구분소유자들 및 이해관계인 등에게 집회소집 서면통지를 하고 동시에 건물 내 적절한 곳에 게시를 한다.

규약에 건물 내 적절한 곳에 게시를 함으로써 소집통지를 갈음한다. 라는 규정이 있다 하더라도 이 두 가지 방법으로 모두 통지하는 것이 분쟁예방을 위해 가장 안전하다.

④ 구분소유자 등에게 우편으로 통지를 할 경우에는 반드시 등기우편을 통하여야 하며 영수증 등에 받는 자의 주소와 이름이 나오도록 하여야 한다. 반송되어 올 경우, 주소를 다시 확인하여 재발송하거나 소재불명 등의 자료를 확보, 보관하여야 한다.

⑤ 소집통지서에는 안건 및 그에 대한 설명 등과 함께 서면에 의해 표결하기를 원하는 구분소유자께서는 서면에 의해 표결할 수 있는 표결지도 함께 동봉하여 몇 년 몇 월 며칠까지 도착하여야만 유효하다는 내용도 알려야 할 것이다.

⑥ 대리인을 통해 표결을 원할 경우, 위임장 등 필요한 구비서류도 함께 알

3. 집회의 개최

① 관리인 등의 의장은 개회를 선언하고 회의 질서를 위한 안내와 함께 소집통보 시 정해진 안건을 설명한다. 회의 진행 순서나 방법에 대하여도 미리 설명하는 것이 질서를 위해서도 좋다.

이때 안건은 구분소유자 등 전원의 동의를 구하지 않는 한 기 통지한 안건 외에 다른 안건을 추가할 수 없다.

② 녹음을 원하는 자가 있을 경우, 의장의 승낙과 감독 하에 녹음을 허용하되 편집 등을 예방하기 위하여 일정 기간 내에 녹음매체와 함께 녹취록을 제출하여야 한다는 조건을 부여하는 것이 좋다.

③ 토론 등을 마치면 의장은 미리 준비된 표결지를 배포하여 표결을 실시하여야 한다. 표결을 마치게 되면 이를 서면에 의해 행사한 표결지와 함께 종합하여 표결 통계를 작성, 그 결과를 발표하고 폐회를 선언한다.

4. 집회의 결과 발표 및 의사록 작성 방법

① 집회결과는 이미 집회과정에서 발표를 하였지만, 더욱 널리 알리기 위하여 건물 내 적절한 게시판에 시행하게 될 날짜와 함께 서면으로 게시한다. 이 또한 사진 등을 찍어 보관함을 잊지 말아야 할 것이다.

② 집회결의가 되었을 경우, 의장은 의사록을 작성하여야 한다.

그런데 집회에 있어 가장 허술하게 작성되는 문서 중 하나가 의사록이다. 이는 지자체 등에서 발간한 집합건물법 해설서에서도 그 방법에 대하여 너무나 조잡할 정도로 기술하고 있어 더욱 그러하다.

하지만 의사록을 지나치게 조잡하게 작성하거나 엉터리로 작성할 경우 이로 인하여 새로운 분쟁이 발생하기도 한다. 따라서 의사록은 집회진행상황과 결의 과정을 어느 정도 구체적으로 기술하여 둘 필요가 있으며, 그 구체적 내용은 다음과 같다.

첫째, 의사록에는 기본적 사항인 집회의 날짜와 시간, 장소, 안건 등을 구체적으로 적어야 한다.

둘째, 의장의 개회선언과 안건설명에 대한 내용이 포함되어야 한다.

셋째, 발언내용 중 중요한 사항은 발언자의 발언내용, 토의 결과 등에 대하여도 밝혀야 한다.

넷째, 회의도중 질서를 어기고 지나치게 집회를 방해하는 자에 관하여도 그 사람과 행위 등에 관하여 기록해 둘 필요가 있다.

다섯째, 토론을 마치고 표결에 이르는 과정, 결의에 대한 각 구분소유자의 찬반 의사를 간략하게라도 적어야 하며, 그 결과의 발표와 폐회선언 등도 명확하게 적어야 한다.

여섯째, 집회를 주재한 자는 집회의 결과에 관하여 의사록 작성 후 구분소유자 2명 이상의 서명날인을 받아 보관하여야 한다.

5. 의결 정족수 및 참가자격

집합건물법에서는 특이하게 각 안건마다 의결 정족수 및 참가자격을 달리 규정하고 있다.

참고

‘점유자’ : 구분소유자의 승낙을 받아 전유부분을 점유하는 자. 점유자는 통상의 집회에 참석하여 그 구분소유자의 의결권을 행사할 수 있다. 다만, 구분소유자와 점유자가 달리 정하여 관리단에 통지한 경우에는 그러하지 아니하며, 구분소유자의 권리ㆍ의무에 특별한 영향을 미치는 사항을 결정하기 위한 집회인 경우에는 점유자는 사전에 구분소유자에게 의결권 행사에 대한 동의를 받아야 한다.

‘통상의 집회’ : 일반적으로 구분소유자 수 및 의결권 과반수 찬성으로 결의되는 집회를 말한다.

① 통상의 집회

의결정족수 : 구분소유자 수 및 의결권 과반수 찬성

참가자격 : 구분소유자 또는 점유자

② 공용부분의 변경

의결정족수 : 구분소유자 수 및 의결권 3분의 2 찬성

참가자격 : 구분소유자

* 이 경우, 공용부분의 변경이 다른 구분소유자의 권리에 특별한 영향을 미칠 때에는 그 구분소유자의 승낙을 받아야 한다.

③ 회계감사를 받지 아니하기로 하는 결의(전유부분이 150개 이상 건물)

의결정족수 : 구분소유자 수 및 의결권 3분의 2 찬성

참가자격 : 구분소유자 및 점유자

④ 관리규약의 설정, 변경, 폐기