상가 집합건물 관리단 사무-제5부
제5부. 관리인의 일상적 사무
1. 일상적 건물관리사무의 위임
통상 정기적이고 일상적인 사무로서 건물의 유지, 보수 및 관리에 관한 사무는 일반적으로 건물관리사무소장에게 위임하게 된다. 이때 관리사무소장의 선임은 직영관리일 경우 관리인이 선임, 채용하게 되며 위탁관리일 경우에는 관리회사에서 파견된 관리사무소장이 사무를 담당하게 된다. 그렇다고 해서 관리사무소장의 관리책임이 관리인에게서 없어지는 것은 아니므로 감시.감독을 한시도 게을리 하여서는 아니될 것이다.
관리사무소장에게 위임하는 건물관리사무는 통상 자체적으로 모든 인력을 채용하여 관리단에서 직접 처리하는 직영건물관리 방식과 전문용역업체에 건물관리를 맡겨 수행하도록 하는 위탁건물관리 방식이 있다.
참고
일반적으로 건물관리용역업체는 상당한 전문성을 가지고 있는 것으로 생각하기도 하지만 실상을 그러하지 못한 경우가 많다.
2. 관리단 직영 건물관리
① 이 방식은 관리단에서 관리인이 모든 인사권을 가지고 관리사무소장을 포함한 모든 직원들을 채용, 업무를 수행하도록 한다. 뿐만 아니라 직접 처리할 수 없는 전문 기술적 사무에 관하여는 특별한 자격증을 소지한 기술전문업체와 분야별로 용역을 주어 계약, 수행토록 하기도 한다.
이러한 전문기술용역사무는 일반적으로 다음과 같은 것들이 있다.
가. 전기기술용역
나. 승강기기술용역
다. 소방기술용역
라. 환경기술용역
마. cctv기술용역
바. 세무회계 용역
위와 같은 전문기술용역사무 외에 가장 많은 관리비가 지출되는 분야는 인건비와 관련된 비용이 있다. 즉, 관리인 등 임원과 직원들의 급여 및 퇴직금 등, 후생복리비, 피복비 등을 한데 묶어 ‘일반관리비’라는 항목으로 처리하게 된다.
그 외 수선유지비, 소모품비, 전기, 통신, 수도료 및 기타 비용은 그때그때 지출하고 이러한 모든 비용을 한데 묶어 매월 관리비라는 명복으로 각 구분소유자들에게 청구, 징수하게 된다.
② 이러한 관리비 등의 비용 부과(분담) 방식은 규약으로 다르게 정하지 않는 한 전유면적의 비율로 나누어 부과하게 된다.
이와 같이 건물관리에 관한 비용의 분담방식과 부과금액 등은 고지서를 각 구분소유자들에게 배포할 때 매월 함께 보고하여야 한다.
③ 관리비 등 비용지출 등에 관하여는 실제로 매월 각 구분소유자들에게 보고하지 않는 것이라 하더라도 영수증 등 그 근거를 첨부하여 보관하여야 하며, 각 이해관계인이 열람, 복사를 요구할 경우 이해관계인의 비용으로 열람, 복사를 해 주어야 한다.
3. 전문업체 위탁 건물관리
① 건물의 유지, 보수 및 관리 등 건물관리 일체를 외부에 용역을 주어 맡기는 전문업체 위탁 건물관리 방식도 있으며 이 방식이 가장 일반적이라 할 수 있다. 그렇다고 해서 그 관리에 대한 관리인의 모든 책임이 면책되는 것은 아니므로 항상 감시와 감독을 게을리 하여서는 안 된다.
② 건물관리를 전문업체에 위탁 할 경우, 그 위탁의 사무와 비용의 범위, 규모 등은 계약에 따라 달리 정할 수 있다. 직원들의 채용부터 회계까지 모든 것을 일입하는 경우 그 직원들은 위탁전문업체 소속으로서 아웃소싱의 형태를 취하기 때문에 직원들의 사고로 인한 부상 등에 대하여도 관리단은 어느 정도 자유로울 수 있는 장점이 있다.
③ 반면에 수탁업체가 자신의 이익을 극대화하기 위하여 수준 낮은 직원들을 채용하여 운영하는 등의 단점도 존재할 수 있다. 특히 장가수선충당금을 수시로 전용하여 사용함으로써 불필요한 공사를 유발하는 경우가 발생하기도 한다.
하지만 장기수선충당금의 전용이나 사용은 관리단 자산의 감소를 유발하는 매우 중요한 문제로서 함부로 이를 전용 또는 사용할 경우, 법적인 책임문제가 발생할 수 있으므로 사전에 집회를 열어 구분소유자들의 동의를 구하여야만 할 것이다. 관리비 지출과 장기수선충당금의 지출은 근본적으로 다른 문제이다.
4. 관리사무소장 사무의 감독
관리인은 관리사무소장이 관장하는 다음과 같은 통상적 사무를 항상 감독하고 보고를 받아야 한다.
① 업무일지 결재, 기안서류 결재, 사무보고에 대한 적정 여부 판단
② 특히 관리사무소장의 사무 중 일정액수 이상의 비용이 지출되거나 향후 건물의 편익과 안전에 적지 않은 영향이 미치는 사무의 집해에 대하여는 먼저 결재 후 집행을 할 수 있도록 하는 것도 위임사무에 대한 감독의 한 방법일 수 있다.
5. 특별(장기)수선충당금
① 관리단은 규약 또는 관리단집회 결의에 따라 건물이나 대지 또는 부속시설의 교체 및 보수에 관한 수선계획을 수립할 수 있고, 수선적립금(이하 ‘수선적립금’이나 ‘특별수선충당금’ 또는 ‘장기수선충당금’이라 칭한다)을 징수하여 적립할 수 있다. 수선적립금은 구분소유자로부터 관리비와 구분하여 징수하며 관리단에 귀속된다. 편의상 점유자(임차인)으로부터 부과 징수하더라도 추후 그 금액을 점유자에게 지급해야 한다.
② 관리단은 규약에 달리 정한 바가 없으면 수선적립금을 다음 각 호의 용도로 사용하여야 한다.(원칙)
1. 제1항의 수선계획에 따른 공사
2. 자연재해 등 예상하지 못한 사유로 인한 수선공사
3. 제1호 및 제2호의 용도로 사용한 금원의 변제
③ 장기수선계획에는 다음 각 호의 사항이 포함되어야 한다.
1. 계획기간
2. 외벽 보수, 옥상 방수, 급수관ㆍ배수관 교체, 창ㆍ현관문 등의 개량 등 수선대상 및 수선방법
3. 수선대상별 예상 수선주기
4. 계획기간 내 수선비용 추산액 및 산출근거
5. 수선계획의 재검토주기
6. 수선적립금의 사용절차
7. 그 밖에 관리단집회의 결의에 따라 수선계획에 포함하기로 한 사항
④ 수선적립금은 통상 구분소유자의 전유면적 지분 비율에 따라 산출하여 징수하되 규약이나 집회결의로 달리 정할 수 있으며, 관리단이 존속하는 동안 매달 적립다. 이 경우 분양되지 않은 전유부분의 면적 비율에 따라 산출한 수선적립금 부담분은 분양자가 부담한다.
⑤ 수선적립금은 은행 또는 우체국에 관리단의 명의로 계좌를 개설하여 예치해야 하며, 개인명의 등 다른 명의로 예치하거나 현금 등으로 보관하여서는 아니된다.
주:
수선충당금은 그 용도를 엄격하게 제한하고 있으므로 수선유지비를 함부로 관리비 등 기타 용도로 무단 전용할 경우, 사기죄나 횡령죄로 처벌받을 수도 있으므로 주의해야 한다.
