사수대행사.3 작은 실수를 줄이는 방법

오탈자 같은 작은 실수에서 벗어나는 방법

노력으론 해결되지 않는, 작지만 반복되는 실수들

회사에서 보고서를 작성할 때, 이메일을 쓸 때, 학교에서 레포트를 쓸 때 꼭 작은 실수를 하는 사람이 있습니다. 오탈자부터 엑셀 서식 오류까지... 아무리 꼼꼼히 봐도 꼭 나오는 실수들, 어떻게 고칠 수 있을까요?

그런 작은 실수들에 고민했던 사람이 바로 접니다. 2년 차까지도 디테일한 실수 때문에 고민을 많이 했었는데요. 실수를 줄이기 위해서 아무리 '노력'해도 계속해서 실수가 반복되어 좌절을 했습니다.

그러다 어느 순간, 정확히는 생각을 바꾸고 일하는 방식을 바꾸면서, 반복되던 실수가 해결되었습니다. 

물론 이 방법이 모두에게 해결책이 될 수는 없겠지만 아래와 같은 분들께는 도움이 될 것 같습니다.

일의 성패는 핵심적인 영역을 얼마나 잘하느냐에 달려있다고 생각한다.
대세에 지장이 없다면 일을 잘 해낸 것이다.
나에게 주어진 시간을 최대한 끝까지 활용해서 작업을 한다.

이런 생각이나 행동은 저 스스로가 가지고 있던 것이기도 합니다. 그런데 돌이켜보니 작은 실수들은 이런 생각이나 태도에 기인한 것이었습니다.

중요한 건 실수하지 않겠다는 의지나 노력이 아니라 일을 대하는 태도와 업무 방식을 바꾸는 것이었습니다.

'작다'는 생각을 버려야

작은 실수를 반복하는 첫 번째 이유는 '작다'는 생각 때문입니다.

앞에서 과거 저의 일하는 태도에 대해 적었는데요. 저는 대세에 지장이 없으면 사소한 실수는 큰 상관이 없다고 생각했습니다. 중요한 부분에 역량을 집중하는 것이 우선이라고 생각했죠.

물론 주어진 시간이 극히 짧다면, 모든 역량을 핵심적인 부분 - 논리나 아이디어 - 에 집중하는 것이 맞습니다. 하지만 사소한 것을 경시하는 태도는 습관이 될 수 있습니다.

디테일은 결코 작지 않습니다. 상대방에게 부정적인 이미지를 심을 수 있습니다. 허술하다는 이미지는 전문성에 큰 영향을 미칩니다. 협력사는 물론, 직장 상사나 동료와의 커뮤니케이션에서도 선입견을 깔게 됩니다. 그냥 넘어갈 일도 '이 사람은 원래 허술하고 꼼꼼하지 못해'라고 인식됩니다. 그러다 보면 억울한 일도 많이 생깁니다. 한 예로, 오탈자가 많은 상태로 보고서를 넘기면 받는 상사 입장에서는 자신을 무시하는 것처럼 느낄 수도 있습니다.

사소한 것을 놓치는 것이 정말 문제라는 것을 제대로 느끼기까지 시간이 좀 걸렸습니다. 생각해 본 일이 별로 없었기 때문입니다. 혹시 이 글을 읽는 분께서도 사소한 것은 그렇게 중요하지 않다고 생각하신다면, 사소한 것이 일으킬 나비효과에 대해 생각해보시길 권합니다.

확인을 위한 시간을 따로 빼자

태도는 일하는 방식에도 영향을 줍니다. 과거의 저는 디테일한 부분, 오탈자나 PPT 디자인의 배열, 서식 등을 중요한 업무로 생각하지 않고, 따라서 충분한 시간을 할애하지 않았습니다. 아니, 시간을 할애할 생각조차 하지 못했습니다.

작업이 끝난 뒤 허겁지겁 검토하면 실수는 나오기 마련

예를 들어,  PPT로 보고서를 만드는 업무가 주어졌을 때 저는 업무 프로세스를 

'보고서 목적 파악' -> '자료조사' -> '핵심 정리' -> '페이지별 내용 정리' -> '자료 배치 및 디자인'  

으로 계획하고 일을 진행했습니다.

실수를 줄이기 위해 제가 했던 노력들은, 작업을 하는 와중에 혹은 작업이 끝난 직후에 오탈자나 서식을 '눈을 부릅뜨고' 살펴보는 것이었습니다. 하지만 아무리 집중해서 봐도 그 순간에는 눈에 들어오지 않는 것이 분명 생기기 마련이었습니다.

따라서 '검토'라는 단계를 일의 프로세스의 독립적인 단계로 추가해야 합니다. 노력과 집중만으로는 알아차릴 수 없는 디테일한 부분은 시스템, 즉 절차로 극복해야 합니다.

업무 프로세스에 '검토' 단계 사건을 따로 할애하기

위의 예처럼 PPT로 보고서를 만드는 업무가 주어졌고, 나에게 5시간이 있다면 업무 계획을 

'보고서 목적 파악'(10분) -> '자료조사'(2시간) -> '핵심 정리'(30분) -> '페이지별 내용 정리'(1시간) -> '자료 배치 및 디자인'(1시간) -> '검토'(20분)

으로 세워야 합니다.

검토를 위한 충분한 시간을 확보하고, 하나의 독립적인 업무이자 과정으로 여긴다면 디테일한 부분의 실수는 확실히 줄어들 것입니다.

세 줄 요약

- 핵심만을 중시하는 업무 태도는 사소한 부분을 경시하는 태도로 변질되어 작은 실수를 반복하게 만든다.

- 하지만 사소한 실수는 생각보다 큰 문제를 만든다.(는 것을 인지해야 한다.)

- 업무 프로세스에서 '검토' 단계를 독립적인 과정으로 분류하여 시간을 충분히 투자해야 한다.