열린 회의와 그 적들 V2
(다시) 매일 글쓰기 (061/100)
우리는 혼자 일하지 않습니다. 각자의 역량이 다르기에 협의하고 합의하며 함께 나아가야 하죠. 하지만 이제 단순한 협업만으로는 충분하지 않은 시대가 되었습니다. 잘 협업해야, 그래야만 조직이 살아남을 가능성이 높아지죠. 그러니, 회의는 중요하다고 생각합니다.
그런데! 2023년 기준으로, 관리자들은 일주일의 50% 이상을 회의에 소비하고 있으며, 직원들은 매월 약 31시간을 비생산적인 회의에 쓰고 있습니다. 심지어 2027년까지 회의 수가 약 34% 증가할 것으로 예상되죠. 직원들은 매주 평균 4시간을 회의 준비에 쓴다는 조사도 있습니다.
JIRA 개발사 Atlassian의 연구에 따르면, 72%의 회의가 비효율적인 것으로 나타났습니다. 비효율적인 회의로 인해 기업은 연간 직원 1인당 약 25,000달러의 비용을 손실하고 있으며, 70%의 직원은 회의 참석 횟수가 줄면 직무 만족도가 개선될 것이라고 믿습니다.
그런데도 단 37%의 회의만이 의제를 가지고 있다는 조사 결과가 있습니다. 의제가 없는 회의가 절반을 넘는 것이죠. 그러다 보니 39%의 직원이 회의 중 잠든 적이 있고, 41%의 시간 동안 다른 업무를 한다는 조사 결과도 있습니다.
그래서 비효율적인 회의를 해결하기 위한 방법으로 몇 가지 원칙을 제안합니다. 이 원칙들을 지키는 것만으로도 충분히 큰 변화를 만들 수 있다고 믿습니다.
슬랙으로 충분한 건 회의하지 말자. 이메일이나 메신저로 해결할 수 있는 일이라면 굳이 모여서 이야기할 필요가 없습니다.
모든 회의에는 반드시 목적이 있어야 한다. 단순히 공유 차원에서 하는 회의는 시간 낭비입니다. 구체적인 안건 없이 모이는 것을 피해야 합니다.
준비되지 않은 자는 회의에 참석하지 말자
꼭 필요한 사람만 참석하자. 회의의 효율성을 위해, 방청만 할 사람은 줌으로 참석하고 기여할 수 있는 사람만 회의에 참여하는 것이 좋습니다.
시간을 엄격히 지키자. 회의는 정시에 시작하고 정시에 끝내는 것이 원칙입니다.
발언하지 않는 참석은 죄악이다. 회의에 참석했다면 최소한 한 번은 의견을 내야 합니다.
모든 결정에는 주인이 있어야 한다. 담당자 없는 액션 아이템은 사라지기 마련입니다.
회의록은 빨리 공유하자. 시간이 지나면 기억이 흐려지기 때문에, 회의 직후 핵심 사항을 공유하는 것이 좋습니다.
비판하는 대신 제안을 하자. "안 될 것 같아요"보다는 "이렇게 하면 어떨까요?"라고 건설적인 의견을 내는 것이 중요합니다.
회의도 진화해야 한다. 정기적으로 회의 문화를 돌아보고 개선할 점을 찾아 더 나은 방법으로 발전해야 합니다.
물론 이런 원칙을 나 혼자 지킨다고 모든 문제가 해결되지는 않겠죠. 여전히 구시대적 방식에 안주하려는 사람들도 있습니다. 조직의 회의 문화는 종종 관성에 의해 움직이며, 이 관성은 변화를 방해하는 '적들'을 만들어냅니다. 변화에 대한 두려움, 기존 틀에 안주하려는 습관, 불필요한 논쟁들이 이런 적들을 만들어내죠.
아래에서는 우리가 회의에서 마주치는 다양한 페르소나들을 살펴보고, 이들과 어떻게 대처하면 좋을지 이야기해보려 합니다. 그들이 가진 부정적인 에너지를 어떻게 생산적으로 전환할 수 있을지도 함께 고민해 보죠. 결국 이런 사람들과도 회의를 해야 하며, 더 나은 협업을 고민해야 하니까요.
투덜이
투덜이는 회의 자체의 의미를 부정합니다. 이미 불만을 품고 회의에 들어오면 그 회의는 쉽지 않죠. 이런 분위기를 어떻게든 긍정적으로 바꾸는 것이 중요한 과제입니다.
MB (모든 것을 알고 해 보신 분들)
MB들은 과거의 경험을 절대적 기준으로 삼습니다. 세상은 빠르게 변하고 있는데, 그 경험이 항상 현재에 맞는 것은 아닌데 말이죠. "다 해봤지만 안 돼"라는 접근이 문제를 더 키웁니다.
Snob
Snob들은 외부 사례나 유행에 집착합니다. 때로는 유용하지만, 그 유행이 우리 조직에 맞지 않으면 문제를 일으킬 수 있습니다. 이론이나 유행을 무작정 따르는 것도 지칠 때가 있죠.
Big Mouth
침묵을 견디지 못해 회의를 자기표현의 장으로 만드는 사람들입니다. 다른 사람들의 의견이 묻히거나 회의 목적이 흐려지게 만듭니다.
뱃사공
회의의 초점을 잃고 다른 이야기로 흘러가게 하는 사람들입니다. 발산적인 사고가 필요할 때도 있지만, 적절히 제어하지 않으면 회의가 엉뚱한 방향으로 흘러갑니다.
Devil’s Advocate
논리적 비판이 필요할 때도 있지만, 타이밍이 맞지 않으면 회의 분위기를 냉랭하게 만듭니다. 반대를 위한 반대는 더 큰 문제입니다. 이들의 의견을 언제 수용할지, 타이밍이 중요합니다.
Strongman
회의를 강압적으로 이끌며 결정을 내리는 사람들입니다. 때로는 그들이 필요할 때도 있지만, 조직 전체에 큰 위험을 초래할 수 있는 만큼 조심해야 합니다.
도인들
현실적 필요보다는 자신의 철학에 몰두하는 사람들입니다. 물론 그 철학이 필요한 순간도 있지만, 때로는 본질을 놓치게 만듭니다.
용비어천가
회의보다 상사의 의중에만 집중하는 사람들입니다. 그들의 의견이 항상 도움이 되지는 않지만 필요할 때도 있습니다. 하지만 이런 접근이 본질이 되어서는 안 됩니다.
좀비
이미 소진된 사람들입니다. 무언가를 하지 않으려 하고, 회의를 그저 시간을 보내는 수단으로 삼습니다. 이들을 어떻게 다룰지는 큰 숙제입니다.
앞으로 이런 사람들과 어떤 방식으로 회의를 진행할지, 각 유형에 맞춰 어떻게 협력할 수 있을지 고민해 보려 합니다. 조금씩, 한 걸음씩, 차근차근 나아가 보겠습니다.
참고문헌.
[1] https://pumble.com/learn/communication/meeting-statistics/
[2] https://www.rev.com/blog/meeting-statistics
[4] https://teamstage.io/21-monumental-meeting-statistics/
[5] https://fortune.com/2024/03/21/meetings-productivity-ineffective-atlassian-report/
