윤리에세이 #16 이메일 에티켓(1)

이메일은 나의 디지털 얼굴이자 내가 일하는 태도입니다.

이메일은 나의 디지털 얼굴이자 내가 일하는 태도입니다.

이메일은 작성자가 어떻게 소통하는지, 어떤 자세로 일하는지, 업무 역량은 어느 정도인지 보여질 수 있기 때문입니다.

또한, 이메일은 나뿐만 아니라 회사의 이미지에도 중대한 영향을 줄 수 있기에, 이메일 에티켓을 가지고 이메일을 작성할 필요가 있습니다.

다음과 같이 이메일 에티켓 12가지를 제시합니다.

-12(일리) 있는 이메일 에티켓-

1. 메일 제목 : [말머리]로 메일의 성격을 명확하게 합니다.

 [협조요청] [검토요청 ] [결과보고] [프로젝트명] [공지] [중요] [긴급] 등 3~4 어절 정도가 좋습니다.

2. 수신자 : 역할에 따라 메일 수신자를 구분합니다

답변을 받아야 할 사람을 수신자로, 미팅 시 참여자(검토 및 의사결정 관련자)는 참조자로, 미팅 시 미참여자(참고차 공유자)는 숨은 참조자로 구분합니다.

3. 인사말 : "안녕하세요 **님", 상호존중의 시작입니다.

4. 메일내용 : 말머리와 연동하여 필요한 말만 간결하게 작성합니다.

요청 메일은 요청목적, 요청 사항, 향후 계획 등을 기재하여 수신자가 요청 의도를 이해하고 회신할 수 있게 합니다.

5. 톤&매너 : 글에서도 인격이 묻어납니다. 상대방의 입장에서 불편한 감정이 생길 수 있는 표현은 지양합니다.

**님 존칭을 사용하고, 톤이 반말이나 명령조, 무시나 비난조로 표현되지 않게 유의합니다.

6. 애매하거나 무책임한 표현 : '그럴 수도 있다', '알아서 해라' 등은 문제를 해결하기보다는 책임을 미루는 표현이므로 지양합니다.

7. 약어와 전문용어 최소화 : 누가 보더라도 이해하기 쉽게 작성합니다.

일부만 알 수 있는 용어는 원활한 의사소통을 방해하고 조직에 위화감을 조성할 수 있습니다.

   

8. 맞춤법& 문법오류 :  오해소지가 생기지 않게 맞춤법과 문법오류가 있는지 확인합니다.

기초 역량이 부족해 보이거나, 일 처리를 대충 하는 가벼운 사람으로 비춰질 수 있습니다.

    

9. 수신기한 : 수신자가 충분히 작성할 수 있는 시간을 고려하여 기한을 안내합니다.

전체 일정도 공유하면 수신자가 전반적인 흐름을 이해하고, 기한도 적극적으로 준수할 수 있게 유도할 수 있습니다.

10. 누락체크 : 수신자/ 참조자 / 첨부파일 누락된 게 없는지 확인한다.

메일을 수신해야 할 대상이 맞게 기재되어 있는지, 첨부파일이 제대로 첨부되었는지 확인합니다.

11. 발송시간 :  수신자가 근무하고 있는 시간에 메일을 발송합니다.

내가 배려받고 싶은 것처럼 수신자도 근무 시간이 아닌 때는 온전한 휴식을 가질 수 있게 배려합니다. 

12. 마무리 : "감사합니다", "좋은 하루 보내세요" 등의 간단한 인사말로 마무리합니다.

라포가 형성된 관계라면 응원과 격려의 메시지도 추가하면 좋습니다.