협업 툴 시장 훑어보기
너무나 뜨거운 경쟁 앞으로 가속화 예상
네이버 웍스를 경우 AI 비서라는 워딩으로 차별화를 꾀하고 있다. 단순히 도구를 사용해서 능률을 올리는 것 뿐만 아니라 도구가 스스로 우리의 업무를 돕는 시스템을 구축하는 것이다. 네이버 웍스에는 크게 2가지를 제시하고 있는데 외국인과의 대화이다. 시장을 보면 언어가 안되서 세계로 진출하지 못하는 경우가 많을 것이다.
나는 이전에 VR 게임 회사에 근무했는데 주된 업무가 해외 플랫폼과의 커뮤니케이션이었다. 여기서 어려움은 나 혼자 모든 커뮤니케이션에 참여해야 하다 보니 시간적인 어려움이 많았다. 만약 통역 혹은 번역 기술이 고도화되어 일을 돕는다면 다른 직원들도 업무 진행 상황을 확인하고 직접 연락을 취할 수 있어 보다 수월한 업무 진행이 가능했을 것이다. 두 번째로는 이미지 속 글자를 읽어주는 기능이다. 사실 이 기능은 리멤버에서 봤던 것 같은데 네이버에서도 언급하고 있다. 실제로 모든 명함을 기억하기란 어려운 일이고 또 분류하기는 것도 또 하나의 일이 된다. 아직은 2가지를 홈페이지에서 소개하고 있지만 앞으로 얼마큼 기술이 발전해 어떻게 비즈니스를 도울지는 지켜봐야겠다.
1. 협업 툴의 등장 배경
협업 툴은 일을 더 효과적으로 하기 위해 기업의 크기를 불문하고 많은 기업들이 도입하고 있다. 이를 내부에서가 아니라 외부로부터 보자면 시장의 복잡도가 높아짐에 따라 기업이 처리해야 할 문제들이 이전보다 더 많이 발생하고 더 해결하기 어려운 형태로 하게 되었다. 이를 해결하기 위한 내부적인 소통이 더 원활하게 이루어져야 함을 느껴 발전했다고 협업툴의 수요가 점점 커지게 되었다고 생각한다. 이전보다 더 신속하고 정확하게 외부 이슈를 파악하고 해결해야 했던 것이다. 협업툴은 기존 이메일을 주고받던 방식의 한계를 뛰어넘기 위해 몇 가지 포인트가 있었다. 간단한 안건을 빠르게 나누기 위해서 채팅 시스템이 필요했고 많은 일정들을 정리해 줄 일정 관리 캘린더가 필요해졌다. 그리고 주제에 따라 채팅방을 나눠야 하기 때문에 스레드 시스템이 발전했고 업무의 진행 상황을 그동안 주고받는 메일로 파악하는 것이 아니라 공통의 프로젝트 작업 현황판이 필요해졌다.
2. 협업 툴의 진화
2-1. 처음의 협업 툴의 장벽, 보안과 BM
업무에 사용하는 어플리케이션이 이전에는 없었을까? 아니 많았다. 메모앱도 있고 달력앱도 있어 이를 사용하는 사람들이 많았고 아마 대부분 기업들은 사내 내부망 메신저를 갖추고 있었다. 그러나, 사람들의 머릿속에는 각각 떨어진 이 앱들을 모아줄 무언가가 필요했고 협업 툴이 그 자리를 차지하게 되었다. 하나의 솔루션을 자리매김한 것이다. 한 앱에서 캘린더, 채팅, 업무 진행까지 가능하니 매우 편해졌을 것이다. 일단, 소비자가 편한 것은 좋지만 애플리케이션이 지속적으로 운영되기 위해서는 BM이 필요했다. 이전 메모앱이나 달력앱은 광고를 붙여 앱을 운영했고 광고는 UX 측면에서 부정적인 영향을 주기 때문에 좋은 BM은 아니었다.
이를 해결하기 몇 가지 과제가 주어졌고 협업 툴이 상품으로써 면모를 갖추기 위해서는 첫 번째로 단순히 기능들을 모으는 것 이상의 깊이 있는 기능들이 필요했다. 단순 채팅을 넘어 화상 채팅이 가능해지고 좀 더 많은 채팅방을 만들 수 있고 문서 미리 보기, 칸반 보드 등 실제 업무를 편리성을 높일 심도 있는 기능들 혹은 유저친화적인 설정이 가능하게 만들어졌다. 심화 기능을 이용을 위해서는 높은 등급의 서비스를 구독해야 이용할 수 있게 하였다.
두 번째 과제로는 보안이었다. 회사 업무 중에는 회사의 운명을 좌우할 중요한 정보가 오고 간다. 내부망을 사용하려는 이유가 이런 이유고 현재 공공기관에서 협업 툴의 대중화 속에서 미적지근한 이유는 아마 이 부분에서 작은 리스크나 심적인 리스크조차 지기 싫어서 일 것이다. 이를 위해서 협업 툴에서는 보안에서 철저하게 대비하고 공중들을 설득하기 위한 노력들을 하고 있다.
https://blog.jandi.com/ko/2023/06/09/securityguide2023/
2-2. 모두가 비슷비슷한 기능, 무엇을 어필할 것인가?
협업 툴이 각광을 받으면서 여기저기서 협업 툴을 만들기 시작했다. 하지만, 문제는 이 협업 툴이 대부분 비슷한 기능을 공유한다는 것이다. 잔디와 슬랙을 한 번 예시로 들면 스레드는 토픽이고 멘션 시스템이 동일하게 있고 채팅, 파일 업로드 등등 상이한 수준이다. 깊게 들어가지 않는 이상 협업 툴은 대부분 비슷하다. 이런 과정에서 더 이상 깊이 있는 기능을 만들기는 어려워졌고 기업들을 고민 끝내 나온 것이 몇 가지가 있다.
(1) 타사 앱 사용
어플리케이션에서 다른 애플리케이션을 사용할 수 있다면 얼마나 좋을까? 그리고 이제는 그것이 아주 쉽게 가능하게 되었다. 한 애플리케이션이 다른 애플리케이션 기능을 도입하는 것도 가능하지만 이미 많은 시행착오 끝에 다듬어진 기능들을 새로 구현하는 것은 매우 힘든 일이다. 협업 툴이 빠질 수 없는 개발 직군에서 깃허브 시스템을 도입하자고 깃을 개발한다고 하면 얼마나 어려울지 상상이 안된다. 그래서 타 애플리케이션과 쉽게 호환이 되고 기능들을 빌려 쓸 수 있도록 그 범위가 넓어져 가고 있고 이 부분도 점차 모든 협업 툴에서 보편화되고 있는 추세이다.
(2) 템플릿을 제공
협업 툴을 사용하려고 하면 처음 생기는 어려운 점이 협업 툴을 사용하는 방법을 배워야한다는 것이다. 물론 협업 툴을 만든 기업들은 최대한 유저 친화적으로 만든다고 하지만 그래도 일정 수준의 노력은 필요한 법이다. 그리고 기능을 뛰어넘어 협업 툴은 말 그대로 도구이다. 어떻게 사용하냐에 따라서 그 사용 방식이 매우 다를 것이다. 이 방식의 규정은 사용 기업의 몫으로 두고 있기 때문에 어찌 보면 협업 툴 사용을 위한 일이 새로 생긴 것이다. 이를 해결하기 위해 Flow는 프로젝트 단위의 템플릿을 제공한다. 프로젝트에 필요한 일정 수준의 템플릿을 제공함으로써 도구 사용에 필요한 도구를 제공하여 보다 간편하게 어플을 사용하도록 유도하고 있다.
(3) AI 비서
네이버 웍스를 경우 AI 비서라는 워딩으로 차별화를 꾀하고 있다. 단순히 도구를 사용해서 능률을 올리는 것 뿐만 아니라 도구가 스스로 우리의 업무를 돕는 시스템을 구축하는 것이다. 네이버 웍스에는 크게 2가지를 제시하고 있는데 외국인과의 대화이다. 시장을 보면 언어가 안되서 세계로 진출하지 못하는 경우가 많을 것이다.
나는 이전에 VR 게임 회사에 근무했는데 주된 업무가 해외 플랫폼과의 커뮤니케이션이었다. 여기서 어려움은 나 혼자 모든 커뮤니케이션에 참여해야 하다 보니 시간적인 어려움이 많았다. 만약 통역 혹은 번역 기술이 고도화되어 일을 돕는다면 다른 직원들도 업무 진행 상황을 확인하고 직접 연락을 취할 수 있어 보다 수월한 업무 진행이 가능했을 것이다. 두 번째로는 이미지 속 글자를 읽어주는 기능이다. 사실 이 기능은 리멤버에서 봤던 것 같은데 네이버에서도 언급하고 있다. 실제로 모든 명함을 기억하기란 어려운 일이고 또 분류하기는 것도 또 하나의 일이 된다. 아직은 2가지를 홈페이지에서 소개하고 있지만 앞으로 얼마큼 기술이 발전해 어떻게 비즈니스를 도울지는 지켜봐야겠다.
https://naver.worksmobile.com/blog/worksxai-ep-1/
(4) UX/UI를 좀 더 편하게
잔디의 주된 포인트는 편리한 사용성에 있다. 실제 잔디 대표인 김대현도 Usability를 이야기하고 있다. 앞서본 네이버 웍스와 비슷한 색깔을 지녔지만 UI/UX 면에서 큰 차이를 보인다. 잔디의 경우 자칫 복잡해질 수 있는 협업툴 시스템을 간단 명료화하게 만드는 작업에 치중한 것 같다. 물론 사용자 경험이라는 것이 사람이 느끼는 것이기에 그 차이는 있겠지만 개인적으로 개발 용어로 추상화가 잘되어있다고 느낀다. 디자인이나 색상에 있어 안정감이 느껴져 심적으로 편하다.
- 잔디
- 카카오 웍스
3. 협업 툴의 그 다음? 나의 상상...!
(1) 기업 문화에 영향을 끼쳐라
협업 툴의 발전은 어디까지일까? 개인적으로 협업 툴의 영향력을 크게 보고 있다. 그 이유는 커뮤니케이션 방식이 그 기업 문화를 대변해 준다고 생각하기 때문이다. 기업 문화는 어떻게 의사소통하고 결정 내리는 가에 대해서 느끼는 개개인들의 공통된 생각에서 비롯된다고 믿는다. 아마 많은 사람들이 결정 방식에 대해 합리적이라고 느낀다면 그 기업 문화에 대해 좋다고 생각할 근거가 되기 때문이다. 만약 협업 툴이 커뮤니케이션 도구로서 좀 더 좋은 커뮤니케이션이 무엇인지 제안할 수 있다면 어떨까? 실제로 이런 제안들이 기업 문화에 영향을 준다고 한다면 협업툴의 영향력을 더 키울 수 있을 것이다. 사실 현재는 단순 기능으로는 드라마틱한 차이를 만들어내기 힘들다. 어떻게 전달하냐가 그 차이를 만들어낸다고 보았을 때 좋은 안이 될 수 있다고 생각한다.
좋은 협업툴을 쓴다고 꼰대 회사가 좋은 기업 문화를 보유한 회사가 되는 것은 아니지만 프로젝트 진행의 투명화는 보다 공평한 평가 시스템을 구축에 영향을 줄 수 있고 커뮤니케이션의 그라운드 룰을 제시하면서 보다 효율적인 커뮤니케이션을 이끌어 낼 수 있다. 물론 모험적인 이야기이지만 시도하는 기업이 있길 바란다.
(2) 법률 시스템?
이 것은 개인적인 경험에서 나온 것이다. 일을 하다보면 외주를 맡기는 경우가 있다. 이런 경우 NDA 계약을 체결하는 경우도 왕왕 있다. 실제로 이메일로 중요한 정보를 주고받기 전에 혹은 계약을 체결하기 전에 NDA를 먼저 맺는 경우가 많다. 만약 협업 툴에서 이런 법률 시스템을 도와주면 어떨까? 외주 작업자가 대화방에 초대될 때는 이 NDA 조항에 서약을 하고 참가하는 프로세스가 만들어진다면 따로 문서를 주고받는 일처리를 생략할 수 있다. 물론 기업마다 NDA 양식에서 요구사항 다르다 보니 어려운 점이 많을 것이라고 생각한다. 하지만, 작은 기업에 경우 법률 자문을 받기란 어렵고 이를 보조해 주는 기능이 있다면 스타트업 기업에서는 충분히 활용 여지를 부여할 수 있다고 믿는다.
