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연재 중 나는 일반 동대표이다-입대의매뉴얼 09화

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계정을 잊어버리셨나요?

by 관계학 서설 II Dec 07. 2024

#1 입주민 '동전 한 닢'도 내 수표같이!

CH II 입대의가 ‘꼭‘ 해야 되는 7가지 관리, 감독 기능과 역할?

입대의는 회장 1명, 감사 2명(회계, 행정), 4명의 이사(총무, 관리, 기술, 환경. 안전관리) 그리고 다수의 일반 동대표들로 이루어진다. 감사는 기업과 달리 의결에 참여할 수 있고 입대의와 관리주체에 대한 감시, 감독권을 독립적으로 행사한다. 최근의 관련 법의 개정으로 공동체 생활 활성화를 전담하는 담당 이사 1명을 추가로 선임할 수 있다. 회장, 감사는 입주민 직접 선거로 전세대수의 10% 참여와 과반 찬성(다수 후보인 경우, 다수 득표자)으로 선출된다. 이사는 입대의 동대표들의 간접선거로 선임된다. 다만 회장, 감사, 이사 선거는 선거관리위원회(이하 '선관위'라 한다)에서 주관한다. 평동대표 4명 이상이면 입대의는 구성할 수 있고 회장, 감사를 선출할 수 있으나 입대의 의결정족수 성원이 될 때까지는 안건 의결은 불가능하다. 또한 이사들 간접선거는 의결정족수 과반이상인 경우에만 실시할 수 있다.

거수기에 불과한 입대의 동대표는 되지 말자!

관리소장으로부터 소방 안전 점검 보완공사 계약을 맺는다고 연락이 와서 궐위 감사를 대신한다는 마음으로 업체와의 미팅에 참여는 했다. 그때까지도 이 계약을 입대의가 아닌 관리소장이 관리업체를 대리해서 계약을 맺는다는 생각은 한 번도 해 보지 않았다. 입대의는 관리비 계정이든 하자보수보증금, 장기수선충당금이든 모든 비용 지출에 대해서 사전 의결 또는 극히 일부만 사후 추인하는 형태로 관리소장의 집행을 관리, 감독한다. 장기수선충당금, 하자보수보증금 등을 사용하는 공사 그리고 전기안전관리 용역, 위탁관리 계약을 제외하고는 계약 당사자는 관리소장이다. 그때까지만 해도 소방 안전 점검 보완공사 역시 관리비계정이고 따라서 최종 계약서 날인은 공사업체와 관리소장 단 둘이 마주 앉아 인감을 날인한다고 생각했다. 일단 계약 모습이라도 지켜봐야지라고 마음먹었지만, 오히려 소장이 업자와 긴요한? 얘기를 해야 한다는 눈치를 주길래 그 방을 멋쩍게 물러나오고 말았다.

회장, 감사, 담당이사 등 7명의 임원 누구나 공개경쟁입찰 진행과정, 계약서 내용 사전 검토 등은 직접 관여할 수는 있다. 다만 금액이 큰 공사, 용역 등은 대부분 전문지식을 필요로 하는 분야라 생각하는 만큼 불합리한 사항을 찾기도 어렵고 이에 대한 올바른 의견을 제시하기란 더욱 힘들다. 매월 관리비 수금, 인건비 등 10억 원 이내의 경상비 지출과 공사, 용역 대금 지급과 세금계산서 발행 등은 관리사무소를 중심으로 이루어진다. 그렇다 보니 소방, 전기, 난방(급탕), 엘리베이터, 경비 등 안전관리 영역과 재활용, 폐기물, 미화. 청소 등 환경 부분은 입대의 내 담당 이사가 있다 하더라도 결제라인상의 역할을 제대로 수행하기가 쉽지 않다. 결국 한마디로 다수의 임원들은 물론 입대의 안건 의결조차도 관리소장이 만든 기안품의 철과 관련 자료를 자동 사인하거나 다수결에 이끌려 승인, 추인을 하는 것이 다반사이다. 수년간 공동주택 현금 흐름과 재정에 대한 나름 경험과 '감'이 없이는 명목상, 형식적인 '지킴이'로 전락할 수밖에 없다. 오래전, 국회의 거수기 의원 같은 역할이라고나 할까?

비용 흐름의 적법성 못지않게 수익 창출도 신경 써야!

그렇다고 공동주택의 예산관리와 비용집행을 관리, 감독하는 일이 달나라 어둠분지에 착륙선을 보내는 만큼 어려운 일인가? 그렇지는 않다. 규모도 연간 100억 원 미만이고 기업 재무관리처럼 복잡하고 매년 변수가 생기는 회계관리도 아니다. 불행 중 다행인지 몰라도 회장, 감사, 이사 등 임원이 10개월 이상 궐위인 입대의 동대표 생활을 하다 보니 입주민 입장과 더불어 임원시각으로도 공동주택의 수익, 지출구조를 들여다볼 수 있는 노하우를 단시간 내 배울 수 있었다.

일반 관리비 계정의 수익, 지출구조의 핵심은 분기별 잔고 관리이다. 회계 감사의 영역이기도 하다. 좀 더 신경을 써서 살펴보아야 할 분야는 장기수선충당금을 사용한 공사, 용역 계약이다. 특히 연간 적게 수천만 원에서 많게는 수억 원에 달하는 장충금 시재금관리이다. 이 비용은 공사나 용역 계약이행 중 현장에서 즉각 시행을 결정하고 사후에 입대의 추인을 받을 수 있는 관리소장 임의 집행예산이다. 그만큼 집행내역을 하나하나 세세히 따져보아야만 한다. 또한 수년 전에 예정된 장기수선충당금을 사용한 공사, 용역계약의 비용집행도 금액의 과다보다는 공개경쟁입찰의 유효성, 결과에 따라 입주민에게 돌아가는 혜택 이행여부와 그 일정에 주안점을 두고 살펴보아야 한다,

경비비를 대폭 줄이겠다고 입주민과 약속하고 추친한 현관 자동문 개폐공사와 CCTV 설치가 완공된 이후에도 실질적인 경비비 절감이 이루어지지 않았다면 입주민은 어디에 가서 하소연을 해야만 할까? 입대의 동대표와 임원들은 모두 이미 변경이 되어버렸는데... 지붕 방수공사, 외벽 크랙 및 누수방지 공사, 폐기물 처리, 차단기 설치 등 모두 비슷한 난맥을 안고 있다. 입대의의 감독 범위에는 엘리베이터 광고판 임대료, 재활용 판매 수익, 장터 이용료 등 잡수익 계정의 수익, 지출 관리 역시 당연히 포함되어 있다. 주변 시세에 따른 수익단가가 적용되고 있는지, 재계약을 위한 공개경쟁입찰은 필요한지 꼭 따져보아야만 한다. 관리주체(관리소장)의 위탁 관리영역인 경비, 미화용역 계약도 재계약을 위한 기간, 비용 등 관련자료를 절감차원에서 꼼꼼히 따져보아야 한다.

부품 구입 등 개선으로 경상비 절감, 분담기준은 공평해야!

입대의 동대표들에게 가장 골치 아픈 안건은 기계, 건물설비에 대한 보수 관련 비용지출의 의결하는 것이다. 그중에서도 장기수선충당금 계정이면서 수십만 원에서 수백만 원정도의 소액지출에 해당되는 부품 소모품, 예를 들면 난방열량적산계 구입이다. 항간에는 중국부품인 경우, 1/3 가격이라는 등 온갖 근거 없는 풍문들이 난무한다. 여하튼 가장 좋은 방법은 연간 단가로 공개경쟁입찰을 실시하는 것이다. 그러나 그건 이상이고 현실은 이런저런 이유로 차일피일 미루어지는 경우가 다반사이다. 빤히 보면서 피 같은 입주민 돈이 새고 있는 것이다.

난방비도 지역난방과 세대별 난방 방식에 따라 분담방식을 달리해야만 한다. 그런데 입주민의 무관심 속에 급탕중심으로 개선방안을 마련해야 하는 단지환경임에도 불구하고 '귀찮다'는 이유로 다수가 손해를 보는 난방위주의 분담방식으로 수십 년째 이어오는 곳이 많다. 경비비 역시 평당 단가로 분담해야 하는 것이 표준인데, 일부 단지의 동별 분담방식을 채택하여 동별, 평형별로 경비비가 제각각인 다른 시대착오적인 '분배의 불균형'을 창조해 내고 있다. 이뿐만 아니라 서울시 공동주택 관리규약준칙 개정에 따라 단지 규약을 제때에 업데이트를 하지 못해 발생하는 불필요한 비용 손실 또한 만만치 않다. 대표적인 사례가 회장 직대 일반 동대표 선출 절차와 선거구 조정문제이다.

서울시 공동주택 관리규약 준칙에 따르면 "회장 직대는 이사 내 직책 차례에 따라 선임하고 이사 내 후보자가 없는 경우 일반동대표 연장자순으로 맡는다.', "최소 선거구 세대수는 최대 선거구 세대수의 1/2 미만이면 안된다." 전국 얼마나 많은 아파트 단지가 이 개정 조항을 단지 규약에 제대로 반영하고 있을까? 궁금하다. 참고로 선거관리위원장 직대도 위원 연장순으로 맡는다고 되어 있는데 '연장자'순은 공평성과 형평성에 맞지 않는 기준이 아닌가 조심스럽게 의견을 내본다. 이 모두 논란과 분쟁의 근원이고, 그에 따른 직. 간접적인 입주민 비용 손실로 이어진다. 그런데도 왜 쉽게 안될까? 입대의 관리, 감독 기능이 제대로 작동하지 않고 있다고 보아야 한다.

공동주택에서 입주자대표회의(이하 '입대의'라 한다)는 한 국가의 입법부와 사법부 (일부) 기능을 합쳐 놓은 조직이며 입주민 대의기구이다. 관리주체(관리소장)는 행정부의 기능을 담당하고 선거관리위원회에서 입대의 동대표에 대한 해임 절차를 개시하고 결정을 내린다는 점에서 또 한 측면의 사법부 기능과 선거를 관리하는 역할을 맡고 있다. 입대의 중요한 기능과 역할은 크게 7가지로 나누어 설명할 수 있다. 관리비 예산 및 집행 의결, 추인은 물론 시설물 유지보수를 결정하고 공용시설 사용 규정을 설정한다. 또한 관리사무소와 공사, 용역업체의 계약 및 감독을 실시한다. 더불어 입주민 간 또는 관리사무소와의 분쟁을 조정하고 그들의 의견도 수렴하여 이를 안건 추진에 반영한다. 최근 관련 법의 흐름에서 볼 수 있듯이 입대의 내에 공동체 활성화 및 행사를 기획하고 이를 장려하기 위해 별도 임원을 두도록 하고 있다. 끝으로 관련 법규를 준수하고, 소방서, 행정기관과 협력하여 아파트의 주인으로서 관리 운영전반을 챙기고 이끌어간다.

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