#4 '누가' 계약 당사자여야 하는가?
CH II 입대의가 ‘꼭‘ 해야 되는 7가지 관리, 감독 기능과 역할?
입대의는 회장 1명, 감사 2명(회계, 행정), 4명의 이사(총무, 관리, 기술, 환경. 안전관리) 그리고 다수의 일반 동대표들로 이루어진다. 감사는 기업과 달리 의결에 참여할 수 있고 관리주체에 대한 감시, 감독권을 독립적으로 행사한다. 최근의 관련 법의 개정으로 공동체 생활 활성화를 전담하는 담당 이사 1명을 추가로 선임할 수 있다. 회장, 감사는 입주민 직접 선거로 전세대수의 10% 참여와 과반 찬성(다수 후보인 경우, 다수 득표자)으로 선출된다. 이사는 입대의 동대표들의 간접선거로 선임된다. 다만 회장, 감사, 이사 선거는 선거관리위원회(이하 '선관위'라 한다)에서 주관한다. 평동대표 4명 이상이면 입대의는 구성할 수 있고 회장, 감사를 선출할 수 있으나 입대의 의결정족수 성원이 될 때까지는 안건 의결은 불가능하다. 또한 이사들 간접선거는 의결정족수 과반이상인 경우에만 실시할 수 있다.
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주택관리업자 및 사업자 선정은 공동주택관리법 시행령 제14조 제2항 제4호에 따라 입주자대표회의에서 승인한 사업계획 및 예산에 따라야 한다. 계약당사자(주택관리업자 및 사업자 선정지침 별첨 7 참조)는 공동주택 위탁관리, 하자보수보증금&장기수선충당금(이하 '장충금'이라 한다) 공사 그리고 전기안전관리 용역 등 4가지만 입대의 이고 나머지 공사, 용역 그리고 물품 구매&매각, 잡수익 관련 계약약당사자는 관리주체이다. 비용 집행의 관점에서 본다면 관리비 계정(수선유지비 포함)을 사용하는 계약은 관리주체 대리인인 관리소장이 계약당사자이며 장기수선충당금과 하자보수보증금 계정 관련 계약은 입대의 회장이 "갑'이 된다. 다만 입대의는 모든 공사, 용역 계약이전에 입찰&낙찰 방법, 예산, 금액 집행 계정 등에 대해 입대의 구성원 과반이상의 찬성으로 '숭인', 또는 '추인'함으로써 계약전반을 관리, 감독하는 역할을 수행한다.
계약 당사자-주택관리업자 및 사업자 선정지침 별첨 7 참조
입대의가 의결 정족수를 구성하고 있는 경우에는 공사, 용역 계약에 대한 관리, 감독 기능이 나름대로 절차를 갖추고 진행된다고 볼 수 있다. 다만 입대의가 의결 구성원을 갖추지 못한 경우, 회장, 감사, 이사 등 임원이 선출, 선임되지 않은 경우 더 나아가 동대표 전원 또는 대부분이 '초임'인 상황에서는 다양한 형태로 이에 대한 입대의의 관리, 감독 기능이 무력화되는 사례가 자주 발생한다. 관리소장이 장충금 계정 공사를 임의로 일반 수선비 계정으로 변경하여 계약당사자로 나서 개인 직인을 날인하는 '고의적'인 위법 사례마저 발생하곤 한다. 소방, 전기 등 안전 관련 정기점검 지적사항 보완공사를 '과태료 처분만 피해야 한다' 또는 '입주민 안전과 직결된다'는 '긴급'한 상황 논리로, 입대의 의결 정족수 미성원을 이유로 동대표에게 사전 설명도 없이 회장 직무대행의 전결로 처리하는 경우도 기안. 품의 철을 통해 확인할 수 있다. 입대의의 의결을 대신할 수 있는 유일한 방법은 전 입주민 과반찬성을 받는 것이다. 이 또한 의도적으로 패스한다.
입대의의 공사, 용역 계약에 대한 관리, 감독 기능이 작동하지 않는다면 단순한 절차 무시를 넘어 돈과 관련된 각종 '비리'가 발생할 가능성이 상존하게 된다. 더구나 이를 분기별로 잔고확인을 비롯한 비용 흐름을 세세히 따져봐야 할 회계감사와 행정감사마저도 공석(또는 유명뮤실)이라면 더욱 그러하다. 관리 소장의 고의적이고 의도적인 잦은 절차 무시에 대해 '위약, 위법성'을 따지는 구청 질의를 한 적이 있다. 답은 간단하다. '사안에 따라서 다르고 구청은 법적인 판단을 내리는 기관이 아니다.'라는 것이다. 일견 맞는 말이지만 한편으로는 참 답답한 일이기도 하다. 관리주체의 표면적인 '절차 무시' 계약은 경비, 미화, 소독, 주민공동시설 등 위탁 관리 용역업자부터 물품 구매와 재활용품 관리. 매각, 엘리베이터 광고판 임대료. 장터 공간 사용료 등 잡수익 관련 계약까지 예산 집행 범위와 집행금액의 과다 폭이 매우 다양하고 광범위하게 펼쳐져 있다.
공사, 용역 계약을 전문 분야별로 다시 구분해 보면 전기. 가스. 냉난방 등 에너지 관련 사안, 소방. 경비(상황실). 자동개폐문. CCTV. 가로등. 정. 후문 차단기, 주차장 등 안전. 보안 관련, 공동운동시설. 누수&크랙. 층간소음. 청소&미화. 폐기물. 재활용품 등과 같은 복지. 위생. 청결 분야 등 크게 3가지로 나눌 수 있다. 어느 것 하나 우선순위에서 뒷전으로 밀릴 사항이 없어 보인다. 그러나 입대의는 관행적으로 장기충당수선금을 사용하는 적게는 수천만 원에서 많게는 10여 억 원에 이르는 집행 금액이 상대적으로 큰 공사와 용역 계약에 더 많은 관심과 신경을 써 왔다는 사실이다. 특히 두 가지 경우는 좀 더 살펴보고 신중한 관리가 필요하다. 우선 수십만 원에서 수백만 원, 특히 500만 원 이하의 집행금액은 입대의 회장 임의로 계약, 집행하고 사후 입대의 추인을 받는 관행을 거의 묵인하고 인정해 오고 있는 경우다. 또한 장기충당수선금 중 연간 6,000만 원의 시재금은 공사, 용역 기간 중, 관리소장이 임의로 사전 집행하고 추후 입대의 의결을 받도록 되어있는 절차조차 동대표들의 무관심으로 '건너뛰기'를 일상화해 온 사례이다.
장충금 계정을 관리 소장이 계약하고 일반 관리비 수선금 계정으로 집행
1x대 입대의는 올해 2월부터 현재까지 지난 10개월 동안 4번의 보궐선거를 치렀음에도 불구하고 의결정족수 미성원 상태이다. 그동안 엘리베이터 유지관리, 알뜰 시장 임시 연장계약, 청소. 미화용역 1-3차 임시 연장, 소방 관련 5건, 장충시재금 3,200만 원 기집행 등 수십 건의 계약이 계약 당사자도 틀리고 집행 계정도 기준과 원칙 없이 뒤죽박죽이다. 할 말조차 잃게 만드는 상황은 아예 기안. 품의철자체도 없고 단지 홈페이지에 게약 내용 게시 의무마저 지캬지지 않은 위법 계약들이다. 이에 대해 일부 결제를 진행한 3명의 회장 직무대행은 위약과 위법성을 모르고 있거나, "그렇게 할 수밖에 없는 이유가 있지 않겠느냐?", "횡령한 것도 아니고 단순히 절차 무시한 거에 불과한데 뭐!"라는 반응이다. 그럼 입대의는 왜 구성하고 입대의 회장, 감사, 이사 등 임원은 뭐 하러 선출하고 선임하는가? 관리주체가 알아서 잘할 텐데... 폼생폼사가 목적이라면 굳이 말도 많고 탈도 많은 입대의 동대표를 할 필요가 있겠는가?라고 되묻고 싶다.
5건의 소방 관련 계약서와 집행 계정을 살펴보았다. 장충금 계정을 일반 관리비 수선금 계정으로 집행한 경우가 2건, 게약 당사자가 틀린 계약이 2건 등 금액은 1억 원에서 1억 6천만 원에 달한다. 게약하고 집행한 관리소장은 떠난 후고 이를 몰랐거나 알고도 묵인한 입대의 회장 직무대행만 현재 남아있다. 누구에게 책임을 물어야 하는가? 소방 공사를 계약서대로 완료한 사업자만 '게약당사자 착오'를 이유로 괜한 대금 미지급이라는 황당한 결과를 받아 들고 있을 뿐이다. 그렇다고 게약당사자인 관리 소장에게 법적인 책임을 물을 수 있는가? 글쎄요? 공사 완료의 혜택은 결국 아파트가 받은 것은 기정사실이니, 시간은 걸리겠지만 결국 정상 참작하여 관리 주체는 경고 정도이고 결국 공사 잔금 지급을 입대의가 승인하는 수순을 밟지 않을까? 조심스레 예견해 본다.
결과적으로 공동주택관리법상, 입대의의 공사, 용역 계약에 대한 관리, 감독 기능과 역할에 대한 참 허망한 결말이 아닐 수 없다. 맞는 거도 없고 틀린 경우도 없다. 옳지도 않고 그르지도 않다. 믿음은 물론 상호 신뢰 역시 존재하지 않고 상식과 '통념'조차 물 건너간 지 오래다. 입대의 의결정족수 미구성일 경우에도 관리주체의 공사, 용역 계약을 관리, 감독할 수 있는 통쾌한 해법이 빨리 사례로 나왔으면 좋겠다. 또한 '긴급한 상황'이라는 애매모호한 절차 무시의 상황 근거에 대한 보다 구체적이고 명시적인 규정 내용들이 법, 시행령, 시행규칙 그리고 지자체 공동주택 관리규약 준칙에 빠른 시일 내에 추가, 보완되길 기대해 본다.
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공동주택에서 입주자대표회의(이하 '입대의'라 한다)는 한 국가의 입법부와 사법부 (일부) 기능을 합쳐 놓은 조직이며 입주민 대의기구이다. 관리주체(관리소장)는 행정부의 기능을 담당하고 선거관리위원회에서 입대의 동대표에 대한 해임 절차를 개시하고 결정을 내린다는 점에서 또 한 측면의 사법부 기능과 선거를 관리하는 역할을 맡고 있다. 입대의 중요한 기능과 역할은 크게 7가지로 나누어 설명할 수 있다. 관리비 예산 및 집행 의결, 추인은 물론 시설물 유지보수를 결정하고 공용시설 사용 규정을 설정한다. 또한 관리사무소와 공사, 용역업체의 계약 및 감독을 실시한다. 더불어 입주민 간 또는 관리사무소와의 분쟁을 조정하고 그들의 의견도 수렴하여 이를 안건 추진에 반영한다. 최근 관련 법의 흐름에서 볼 수 있듯이 입대의 내에 공동체 활성화 및 행사를 기획하고 이를 장려하기 위해 별도 임원을 두도록 하고 있다. 끝으로 관련 법규를 준수하고, 소방서, 행정기관과 협력하여 아파트의 주인으로서 관리 운영전반을 챙기고 이끌어간다.
