회의록, 효율적인 문장 쓰기
글쓰기 노하우는 많다. 하지만 여기서 말하려는 건 '문장 쓰기'다.
업무 현장에서 글을 쓸 일은 많다. 글을 잘 쓰기 위한 글쓰기 스킬들도 많은 편이다. 기획안 쓰는 법, 글의 뼈대를 잡는 법, 1페이지 제안서 작성법 등 대체로 '글'을 잘 쓰기 위한 방법론이다.
하지만 여기서 내가 이야기하고자 하는 건 거시적인 글쓰기가 아니라 미시적인 '문장 쓰기'다. 당장 기획안 본문의 첫 문장을 어떻게 쓸 것인가? 이메일 제목을 어떻게 쓸 것인가? 업무 메시지를 보낼 때 어떻게 쓸 것인가?
업무 상황에 따라 어떤 문장이 필요한지도 다르겠지만 본 글에서 다루고자 하는 대전제는 '효율성'이다. 그래서 이 글은 자기 생각이나 업무 내용을 글로 적기 힘들어하거나, 글로만 적으면 두서없어지거나, 글쓰기 자체가 고민인 사람에게 도움이 되지 않을까 싶다.
업무적인 '글'에 대해서부터 다시 짚고 넘어가자
비즈니스는 달성하고자 하는 목표가 있고, 목표를 달성하기 위해 과업들이 추진된다. 과업을 착실히 진행하기 위해서 다양한 이해관계자가 업무적인 커뮤니케이션을 주고받는다. 이러한 커뮤니케이션의 목적은 과업을 진행시키기 위함이기 때문에 서로 전달하고자 하는 명확한 '정보'가 있다. 즉, 업무적인 커뮤니케이션의 기본은 원하는 정보를 얻어내기 위함이라고 전제하겠다.
때문에 비즈니스에서의 커뮤니케이션은 원하는 정보를 효율적으로 얻어내야 한다. 장문의 두서없는 글을 읽느라 내가 원하는 정보를 파악하기 힘들다면 업무적인 비용이자 손해다. 커뮤니케이션 비용을 줄이기 위해서는 꼭 필요한 정보만 눈에 확 들어오도록 가독성을 높이는 게 기본 중에 기본이다.
물론 글의 쓰임에 따라 가독성이 높다고 무조건 좋은 글은 절대 아닐 것이다. 이를 테면 제안서의 경우 상대방을 설득하기 위해 무조건적인 두괄식 문장이 아니라 논리적인 미괄식 문장이 필요할 수도 있다. 하지만 가독성 높은 문장을 쓰는 방법이 언제고 쓰일 수 있으니 알아둬서 나쁠 건 없다고 생각한다. 알면서 안 하는 것과 못 하는 건 다르니까.
[ 목차 ]
1. 두괄식 : 문장의 핵심 키워드만 추출해서 앞에 적는다.
2. 문장 분할 : 문장을 쪼갠다.
3. 넘버링/카테고라이징 : 쪼갠 문장을 분류한다.
4. 문어체/구어체 : 쉽게 쓴다.
5. 구분 기호와 띄어쓰기 : 단어를 돋보이게 한다.
※ 기본 전제
그림을 그리고, 디자인을 하듯이 문장의 글자들을 디자인한다. 우리는 키보드를 쥔 의사고 문장은 환자다. 병을 고치듯 문장을 뜯어고친다. '글'은 그냥 업무 메시지를 보내거나 문서를 써내는 수단이 아니다. 글자 하나하나가 업무의 일환이라 생각하고 효율적으로 써야 한다.
< 1 > 두괄식
문장의 핵심 키워드만 추출해서 앞에 적는다.
UX(User Experience)는 사용자 경험이라는 뜻으로 대개 제품이나 웹/앱을 이용하는 사용자의 경험을 분석할 때 많이 쓰인다. 우리는 효율적인 문장을 만들기 위해 독자의 인식 과정을 면밀하게 분석할 필요가 있다.
문장은 단어와 단어가 모이고, 한 글자, 한 글자가 모여 만들어진 정보의 집합체다. 때문에 독자는 이 문장 안에서 원하는 정보를 찾아내기 위해 눈알을 굴리고 머리를 쓴다. 즉, 비즈니스에서 글을 읽는다는 건 그 자체로 일종의 커뮤니케이션 비용이다.
그래서 두괄식이 중요하다. 상대방이 원하는 정보를 곧바로 얻을 수 있도록 하고 싶은 말을 첫 문장에 배치하는 것이다. 다음에 이어지는 문장들은 첫 문장을 보완/부연 설명하기 위한 문장이다.
다음은 A기업의 강점에 대해 보고하는 상황이다. A라는 기업은 어떤 강점을 가지고 있는지 '미괄식/두괄식' 표현법의 차이를 알아본다.
[ 미괄식 ]
(독자의 사용자 경험)
이런저런 정보들을 모두 꼼꼼히 읽으며 내가 원하는 정보인지, 상대방이 말하고자 하는 내용이 무엇인지 확인한다. 그러고 나서 마지막에 원하는 정보를 얻는다. 원하는 정보를 얻은 뒤에는 다시 앞선 문장으로 돌아가서 추가로 필요한 내용을 다시 확인한다.
예문) A기업은 0년 간의 고객 데이터 7만 5천 건을 활용하여 구축한 자체적인 데이터베이스를 기반으로 고객 니즈에 맞는 제품 추천 알고리즘을 완성하였습니다.
▶ 핵심은 A기업이 제품 추천 알고리즘이 있다는 것이다. 그 알고리즘이 몇 건의 데이터를 기반으로 한 건지, 외부 데이터를 활용했는지 자체 데이터인지 등등의 정보는 경우에 따라 필요할 수도 있지만 필요하지 않을 수도 있다. 하지만 독자는 모든 내용을 다 확인한 뒤에 핵심 정보에 도달한다.
[ 두괄식 ]
(독자의 사용자 경험)
원하는 정보를 바로 얻는다. 이후에 적혀있는 내용들은 자세히 읽을 것 없이 빠르게 훑으며, 내가 추가로 획득해야 하는 정보인지 아닌지만 파악한다.
예문) A기업은 제품 추천 알고리즘을 가지고 있습니다. 0년 간 고객 데이터 7만 5천 건을 기반으로 축적된 자체 데이터베이스를 활용하였습니다.
예문 2) [제품 추천 알고리즘] A기업은 0년간 고객 데이터 7만 5천 건을 기반으로 자체 데이터베이스를 구축해 맞춤형 제품 추천이 가능합니다
예문 3)
[제품 추천 알고리즘]
- A기업의 자체 데이터베이스 기반
- 0년 간 고객 데이터 7만 5천 건의 데이터베이스 구축
▶ 두괄식으로 말하고자 하는 핵심 내용을 먼저 던졌다. A기업의 여러 강점이 뭐가 있는지 빠르게 파악하는 독자 입장에서는 알고리즘이 자체 데이터 기반인지, 몇 건의 데이터를 통해 만들어졌는지 전혀 궁금하지 않을 수도 있다. 위와 같이 두괄식으로 정보를 입력했다면 독자는 기타 내용을 읽지 않고 빠르게 정보를 획득했을 것이다.
위 예시에서처럼 두괄식은 문단을 구성할 때에도 적용할 수 있고, 하나의 문장 안에서도 적용할 수 있다.
- 문단 : 하고 싶은 문장을 무조건 첫 문단에 적는다. 모든 글을 읽지 않더라도 각 문단의 첫 문장만 읽어서 전체 내용을 요약할 수 있게끔 적는다.
- 문장 : 각 문장 앞에 하나의 단어 키워드만 뽑아내서 적는다. 위 두괄식 예문 2번과 3번처럼 말이다.
거두절미하고 결론부터 말하라.
< 2 > 문장 분할
문장을 쪼갠다.
발표용 PPT를 만들 때엔 한 가지 유명한 규칙이 있다.
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문장도 마찬가지다. 한 문장에 너무 많은 정보가 들어가지 않도록, 문장의 호흡이 너무 길어지지 않도록 문장을 쪼개야 한다. 비즈니스에서 글은 정보를 표현/획득하는 수단이므로 어떤 정보가 포함되어 있는지 한눈에 보기 쉽게 적어야 한다.
[ 예문 ]
"따라서 각 기관의 특성에 맞는 콘텐츠의 지원과 관리를 통해 공간의 활성화를 이루고 나아가 지역주민과 이웃에게 거점이 되는 따뜻한 돌봄 공동체를 형성하는 긍정적인 영향을 이루고자 한다."
예문에는 크게 두 가지 메시지가 한 문장에 포함되어 있다. 이를 쪼개 보면 다음과 같다.
1) 따라서 각 기관의 특성에 맞는 콘텐츠의 지원과 관리를 통해 공간의 활성화를 이루겠다.
2) 지역주민과 이웃에게 거점이 되는 따뜻한 돌봄 공동체를 형성하는 긍정적인 영향을 이루고자 한다.
여기에 앞서 이야기했던 두괄식 키워드 추출을 적용하면 다음과 같다.
1) 공간의 활성화 : 각 기관의 특성에 맞는 콘텐츠의 지원과 관리를 통해 공간의 활성화를 이루겠다.
2) 돌봄 공동체 형성 : 지역주민과 이웃에게 거점이 되는 따뜻한 돌봄 공동체를 형성하는 긍정적인 영향을 이루고자 한다.
사소한 업무 메시지를 보낼 때도 이런 식으로 정보를 구분하고, 키워드를 뽑아서 두괄식으로 문장을 가공하여 여러 정보의 넘버를 매겨준다.
(※ 사실 위 문장도 완성된 문장은 아니다. 뒤에서 이야기할 추상적인 문어체 표현이 많이 섞여 있기 때문이다)
< 3 > 넘버링/카테고라이징
쪼갠 문장을 분류한다.
여러 문장을 구분할 때에는 넘버링, 숫자를 매기거나 적절한 기호를 적어준다. 별게 아니라 우리가 흔히 쓰는 다음과 같은 구분 기호를 말한다. 줄글 형태로 소설 쓰듯이 이야기하는 게 아니라 정보를 가공하여 보기 쉽게 가독성을 높이는 것이다.
1. 텍스트
1) 텍스트
- 텍스트
[텍스트] 텍스트 텍스트
※ 들여 쓰기도 가독성을 높이는 중요한 요소다.
전하고자 하는 정보가 많을 때에는 병렬식으로 나열하지 말고 카테고리를 묶어서 분류한다. 흔히 마법의 숫자 3이라고 부르듯이, 여러 항목을 정리할 땐 3가지 이하로 정리하는 게 좋다. 그게 한눈에 이해하기도 쉽고 기억에도 오래 남는다.
예를 들어 프로젝트가 끝나고 개선점을 회고하여 공유한다고 치자.
[ 병렬식 나열 (Bad) ]
- 행사 입장 시 명찰 배부 방식 때문에 행사장 입구가 혼란스러움.
- 사회자의 발음이 안 좋아서 내용 전달이 명확히 안 됨.
- 조명이 밝아 PPT 화면이 뒷자리 인원에게 제대로 보이지 않음.
- 사전에 마이크 배터리 잔량을 확인하지 못하여 중간에 마이크가 꺼짐.
- 행사장 냉난방 관련하여 즉시 대응할 수 있는 장소 담당자 연락처가 없어서 대응이 늦어짐.
▶ 단순히 행사 시작부터 끝날 때까지 과정을 시간순으로 적었다. 아래 카테고라이징 예시와 비교해보자.
[ 카테고라이징 (Good) ]
1. 사전 셋팅
- 무대 조명 : 너무 밝아 PPT 화면이 잘 보이지 않음.
- 마이크 배터리 : 잔량을 체크하지 않아 중간에 꺼짐.
2. 현장 운영
- 사회자(전달력) : 발음이 안 좋아서 전달력이 떨어짐.
- 리셉션(명찰): 사전 출력하지 않고 현장에서 이름을 적게 하여 입구가 혼란스러움.
- 비상연락망(행사장) : 담당자 연락처가 공유되지 않아 냉난방 문제에 즉각 대처하지 못함.
▶ 5가지 항목을 2가지 카테고리로 묶었다. 그리고 넘버링과 구분 기호를 통해 위계를 나누었다. 각 문장은 두괄식으로 키워드를 뽑아내서 정리했다. 독자 입장에서 더 편하게 정보를 습득할 수 있다.
< 4 > 문어체/구어체
쉽게 쓴다.
문어체가 필요한 문장이 있고, 구어체가 필요한 문장이 있다. 둘 중 무엇이 낫다는 명확한 기준은 없으나 독자가 정보를 더 쉽게 획득할 수 있도록 쓴다는 전제만 기억한다. 문어체는 간결하다는 장점이 있고, 구어체는 직관적이라는 장점이 있다. 둘 다 과하면 문제다.
[ 문어체 ] - "A프로젝트 관련 제안서 회신 요망"
- 특징 : 명사형 용어가 나열되어 딱딱하게 읽힌다.
- 장점 : 정보를 명사로 압축하여 짧게 표현할 수 있다. 통상 이메일 제목이나 요약문 적을 때 자주 쓰임.
- 단점 : 과할 경우 추상적인 명사 표현 때문에 정확히 뭘 말하려는 건지 이해하기 어려울 수도 있다.
[ 구어체 ] - 말하듯이 쉽게 풀어쓴다.
- 특징 : 동사는 동사로, 추상적인 명사 표현은 직관적으로 표현한다.
- 장점 : 이해가 쉽다.
- 단점 : 횡설수설 구구절절 길어지면 문장에서 정보를 추출하는 데 오래 걸린다.
▶ 문어체를 구어체로 (직관적)
"경쟁사 대비 수요자 니즈 및 선택권 보장 가능"
→ "경쟁사보다 선택의 폭이 넓습니다"
"콘텐츠의 지원과 관리를 통해 공간의 활성화를 이루겠다"
→ "콘텐츠를 관리하여 공간을 활성화하겠습니다"
▶ 구어체를 문어체로 (간결함)
"프로그램에 참여한 팀의 기술에 대한 니즈가 있을 경우 학교와 협력하여 대학의 기술이 매칭 될 수 있었으면 좋겠다"
→ "프로그램 참여팀과 대학의 기술 매칭 희망"
"이후에도 프로그램을 연계하여 진행할 수 있도록 학교 측과 MOU를 맺을 수 있는지 요청 받음"
→ " 후속 프로그램 연계를 위한 MOU 요청"
< 5 > 구분 기호와 띄어쓰기
단어를 돋보이게 한다.
문장은 검정 글씨와 흰 여백으로 이루어져 있다. 가독성을 높이기 위해서는-
> 지금 이 문장과 같이 구분 기호를 활용하고,
> 띄어쓰기 여백을 이용해서 글자를 분리해준다.
▶ 구분 기호를 이용해 단어의 의미를 분류해준다.
Ex. 대괄호 : [제안서] A프로젝트 제안서 초안 송부
Ex. 괄호 : A프로젝트 제안서 작성 (~4/21)
Ex. 화살표 : 인수인계 (OO님→ OO님)
Ex. 언더바 : A프로젝트 제안서_v7_FN.pdf
Ex. 온점 : 2020. 04. 21. 화요일
▶ 띄어쓰기도 함께 활용한다.
본 챕터의 제목도 가독성을 높이기 위해 띄어쓰기를 중간중간 집어넣었다.
< 5 > 구분 기호와 띄어쓰기
- 숫자 5의 앞뒤로 띄어쓰기를 넣어 <5>가 아니라 < 5 >로 표기.
- 노란 배경과 검정 배경 사이에 한 칸을 흰색 바탕으로 띄어 씀.
- 검정 배경 안의 텍스트를 잘 보이게 하기 위해 여백 활용 → 구분 기호 vs 구분 기호
- 지금 이 문장 앞의 마이너스 기호 (-) 앞뒤로도 띄어쓰기를 활용했다. 만약 쓰지 않았다면 다음과 같다.
-기호와 문장 사이에 띄어쓰기가 없이 붙여 쓴 문장.
이런 식으로 구분 기호와 글자 사이에 띄어쓰기를 활용한다.
Ex. 대괄호 : [제안서] A프로젝트 제안서 초안 송부 → 콜론 기호( : ) 앞뒤로 띄어쓰기를 씀.
Ex. 대괄호: [제안서] A 프로젝트 제안서 초안 송부→구분 기호 사이에 띄어쓰기가 없으면 이렇게 됨.
문장을 보자마자 깔끔하게 정보가 분류된 채로 눈에 들어와야 한다. 독자가 내 문장을 보자마자 가공된 정보들을 빠르게 습득할 수 있도록, 눈에 보이지 않는 도표를 그리는 것과 같다. '구분 기호/띄어쓰기'에 따라 정보들은 깔끔하게 분류되어 있다.
그래서 하고 싶은 말이 뭐야, 결론만 얘기해
머릿속에 깐깐하고 고약한 상사의 목소리 하나를 넣어둔다. 내가 작성하는 글을 읽으면서 투덜거리고 답답해하는 모습을 상상해본다. 상대방이 원하는 정보가 무엇일지, 성질 급한 상대방이 더 빨리 정보를 파악하게 만들면 어떻게 써야 하는지 고민한다.
[ 다시 요약 ]
1. 두괄식 : 문장의 핵심 키워드만 추출해서 앞에 적는다.
2. 문장 분할 : 문장을 쪼갠다.
3. 넘버링/카테고라이징 : 쪼갠 문장을 분류한다.
4. 문어체/구어체 : 쉽게 쓴다.
5. 구분 기호와 띄어쓰기 : 단어를 돋보이게 한다.
모든 업무 상황에서 글을 짧게 쓴다고 좋은 건 절대 아니다. 하지만 글을 통해 핵심만 빠르고 정확하게 전달하는 걸 어려워하는 사람이 많기에 자주 쓰는 방식을 풀어봤다. 이러한 내용은 딱히 글을 잘 쓰는 방법이 아니다. 단지 문장을 조작해서 가독성을 높이는 잔재주에 가깝다.
굳이 잔재주를 길게 정리한 이유는 못하는 사람이 있어서다. 글을 유려하게 잘 쓰지만 '가독성' 있게 효율적을 쓰는 건 어려워하는 사람들이 많이 있다. 공부를 많이 하고, 책을 많이 읽은 분들이 오히려 더 그랬던 것 같다. 그들에게 아무리 두괄식으로 쓰고, 직관적으로 쓰라고 이야기해도 그들은 어떤 식으로 접근해야 할지 감을 잡지 못하곤 했다.
글쓰기가 아니라 정보를 가공하고 편집해서, 그림 그리듯이 디자인하는 작업이라고 생각하면 받아들이기 편하다. 누군가는 텍스트 모델링이라고 부르기도 한다. 물론 폰트 디자인은 아니지만.
별생각 없이 적는 글도 '업무 효율화'의 대상이 될 수 있구나 정도로 받아들여주시면 좋겠다.
