일잘러는 밑그림을 잘그린다.
문제상황에 대해 구조화 하기
업무 스케치하기
이전 글에서 회사에서 3대 업무능력으로 커뮤니케이션, 리더십, 업무능력을 꼽았는데 지난번 커뮤니케이션에 이어 회사에서의 업무능력에 대해 이야기해보려고 한다. 다년간의 회사 생활을 통해 본 소위 일잘하는 '일잘러'는 자신의 업무에 대한 깊이 있는 지식은 기본이고 업무 또는 직면한 문제상황에 대한 밑그림을 잘 그렸다. 어렸을 때 미술을 좋아해서 미술학원에서 전문적으로 배웠지만 소질은 없는 걸 깨닫고 몇달만에 그만 뒀었다. 그래도 미술을 배우며 얻은 것은 그림에는 밑그림이 중요하다는 것이다. 밑그림이 없으면 완성작을 만들 수 없다. 회사에서 업무 능력이 좋다는 것은 문제상황에 대해 밑그림을 잘 그린다는 것, 즉 구조화를 잘 하는 것을 말한다.
위기순간에 빛나는 업무능력
회사에서는 내외부적으로 여러가지 문제들이 항상 발생한다. 어떤 문제를 해결하면 또 다른 문제들이 발생한다. 회사에서 이슈가 생겼을 때 두가지 반응이 있다. 첫번째는 어떡하지?하면서 그 상황에 갇혀 발만 동동 구르는 것이다. 두번째는 현재 상황을 파악해서 문제가 뭔지 원인이 뭐고 해결방안은 뭔지를 생각해 보는 것이다. 첫번째는 자연스러운 반응이다. 왜 현재 상황을 파악하지 못할까 싶지만 망삭 위기가 닥치면 위기 속에서 머리가 하얘지며 아무 생각이 나지 않는다.
직접 경험해본 일잘러 중에 클라이언트가 업무적인 이슈로 컴플레인을 한적이 있었는데, 일잘러 동료는 현재 문제는 이거고 이걸 해결하기 위해 A방안 뿐만 아니라 A가 잘 안됐을 때의 plan B도 제시했었다. 클라이언트 입장에서는 이렇게 까지 제시하는데 더이상 불만을 제기 하지 않았다. 문제를 해결하는 동료를 보고 저렇게 일해야 일을 잘하는구나라는 인사이트를 얻을 수 있었다. 반대로 다른 동료는 비슷한 상황에서 문제를 해결하지 못하고 발만 동동 구르고 있었다. 그 사이 클라이언트는 동료의 윗사람에게 전화했고 그 동료는 윗사람에게 불려갔다. 머뭇 거릴수록 위기는 커진다. 따라서 위기 일수록 정신 차리고 문제의 본질에 빠르게 접근해야한다. 구조화를 잘하는 일잘러들의 진가는 이러한 위기상황일수록 더 빛이 난다.
업무 구조화 하는 방법
세계적인 컨설팅 업체인 맥킨지에서는 맥킨지 컨설턴트 출신의 바바라 민토가 만든 논리적 글쓰기와 논리적으로 생각하는 방법에 대해 신입 컨설턴트에게 교육시킨다고 한다. 바바라민토는 그녀의 저서인 "논리의 기술"에서 논리적인 보고서를 위한 도입부분을 구성할 수 있는 방법으로 SCQ를 제시하는데 이 방법은 보고서 도입부분 뿐만 아니라 문제를 구조화는 문제 정의를 정립하는데 많은 도움이 된다. SCQ에서 S는 situation(상황), C는 complication(문제), Q는 question(질문)이다.
예를 들어 한 식품업체가 매년 매출은 늘고 있는데 몇년간 순이익이 감소하는 상황을 맞이했다고 가정해보자.
단순하게 생각하면 순이익이 더 많이 나게 하기 위해 제품을을 더 팔아야 한다고 생각할 수 있다. 하지만 문제상황에 대한 구조화를 해보면 단순한 해결방안이 아닌 보다 본질에 근접한 해결방안을 생각 할 수 있다.
Situation: 해마다 회사의 매출은 늘고 있으나 최근 몇년간 순이익은 줄어들었다.
Complication: 최근 공급받는 밀과 옥수수를 비롯한 원자재 값이 급상승 했다.
Question: 밀과 옥수수값과 같은 원자재 값이 급상승 할 때 대응방안은 없을까?
업무중 문제가 발생했을 때 바바라 민토가 제시한 SCQ방법으로 현재 상황과 문제 그리고 그에 대한 질문을 통해 구조화 하게 되면 문제에 대한 해결방안을 도출하기 쉽다. 나 또한 항상 이방법을 적용하려고 노력하는데 훈련되지 않으면 잘 적용이 안되는 방법이기도 하다. 이 방법을 내가 하는 업무에 조금씩 적용하여 체득하면 업무중 어떤 문제상황이 발생해도 당황하지 않고 해결할 수 있는 일잘러가 되어 주변사람들에게 인정받을 수 있을 것이다.
