기한이 정해진 일을 계속 붙잡고 있으면 안 된다
정답이 없는 일, 한없이 연구가 필요한 일들은 기한을 정해놓고 고민하라
업무 기한을 못 맞추는 사람들이 제법 많다. 기한을 못 맞추는 데에는 다양한 원인이 있겠지만, 오늘은 일을 오랜 시간 붙잡고는 있는데 투자 시간 대비 결과물이 엉성한 경우에 대해 다뤄보고자 한다. 정해진 틀 안에서 움직이는 반복적인 업무가 아닌 이상, 대부분의 업무는 목표가 있고 이를 달성하기 위해 고민하고 공부해야 하는 일들이다. 아이디어 구상, 전략 도출, 기획안 작성, 콘텐츠 제작, 디자인 등 모든 일에는 자료 조사와 분석, 인사이트 도출, 현 프로젝트에 맞게 적용하는 부분들이 동일하게 요구된다. 예를 들어, SNS 콘텐츠 기획안('A'라고 하자)을 1주일 뒤 제출해야 하는 상황에서, 앞서 말한 이들의 경우에는 5~6일 내내 이것저것 조사만 하다가, 마감 일자에 부랴부랴 퀄리티 떨어지는 기획안을 내는 경우가 많다. 즉, 이들은 업무 효율성이 낮다고 볼 수 있다. 스트레스도 많이 받는다. 마감기한은 다가오는데 일에 진척이 없어 심리적 압박을 느끼기도 하고, 투자한 시간 대비 아웃풋이 좋지 않아서 스트레스를 받기도 한다. 해당 업무를 붙들고 있느라 다른 업무에 차질이 생겨 힘들어하기도 한다. 또한 기한을 자꾸 놓치면 신뢰를 잃게 된다. 이런 고충을 겪고 있는 분들에 이 글이 조금이나마 도움이 되었으면 한다.
기획, 영업, 마케팅, 디자인 등 일에는 정답이 없다. 그러다 보니 "이것보다 더 나은 건 없을까?" 생각하며 고민의 늪에 빠지기 쉽다. 그런데 A 업무에 주어진 기한은 있기 때문에, A를 수행하는 데 필요한 자료 분석(a), 인사이트 도출(b), 기획안 작성(c) 등 세세하게 일을 쪼개고 a, b, c 등에 대해 목표 시간을 정해야 한다. 예를 들어, 몇 날 며칠 계속 자료 취합만 하지 말고 '나는 O시간 내에 유사한 SNS 레퍼런스 조사 끝낸다'와 같이 기한을 두는 것이다. 이를 정하지 않으면 끝없는 분석과 고민에 빠져 시간을 낭비하게 된다. 기한을 설정할 때, 가용 시간, 자신의 집중력 등을 고려하여 현실적으로 설정하는 것이 좋다. 여러 번 실제 업무를 해보며 1시간 동안 나 자신이 어느 정도의 업무를 소화하는지, 자신의 업무 생산성 파악이 되어 있어야만 적절한 기한을 정할 수 있을 것이다.
그리고 일정 시점에서 결론을 내리는 것이 필요하다. 기획안을 작성할 때 계속 수정하며 붙들고 있는 것이 아니라 정해진 기한이 됐으면 '이 정도면 충분하다'라고 결정을 내려야 한다. 그래야 다른 업무도 처리할 수 있고 마감 기한도 맞출 수 있다.
대부분의 업무는 완벽함보다는 완료가 중요하다. 완벽보다는 주어진 시간 내에 최선의 결과물을 만드는 것이다. A 업무를 할 때도 100점짜리 완벽한 기획안을 쓰겠다는 마음으로 하기보다는 85점 정도를 목표로 써보자. 이것이 오히려 심적 부담을 줄여주고 더 좋은 결과물을 이끌어낸다. 이런 노력을 통해 제한된 시간 안에 문제를 해결하는 습관을 체득하게 되며 이는 결과적으로 높은 업무 효율성으로 이어진다.
또한 업무 생산성을 높이는 꿀팁을 하나 공유하자면, 상사가 보고를 요구하지 않아도 중간중간 자발적으로 일의 진행 상황과 자신이 준비한 내용을 보고하고 피드백을 받아보기를 추천한다. 피드백을 통해 잘못된 방향이나 내용을 빨리 교정할 수 있고 이는 팀의 업무 효율성을 높여주기 때문이다. 이와 같이 기한을 잘 지키는 체계적인 업무 습관과 적극적인 업무 커뮤니케이션까지 있다면, 함께 일하는 사람들의 호의적인 평가는 당연 지사일 것이다.
결론이다. 기한을 지키며 효율적으로 일하기 위해서는, 세부 업무들에 대해서 현실적인 기한을 정해놓고 고민하자. 일정 시점이 되면 결단을 내리자. 피드백을 받자. 완벽보다는 최선에 집중하자. 이러한 노하우를 적용시키며 일한다면 기한을 지키며 일하는 자기 자신에 대한 긍정심이 생긴다. 자신의 시간 관리, 업무 처리 능력에 대한 자기 효능감이 올라간다. 상대적으로 심리적 부담감이나 압박감이 매우 줄어들 것이며 결과물은 이전보다 더 좋아질 것이다.
