거래가 발생하면 어떤 증빙을 챙겨야 할까?
스타트업을 위한 세무 (9)
거래가 발생하면 장부에 기록을 해야 합니다. 내가 재화나 서비스를 공급해주고 돈을 받는 경우라면 수익이 되고, 반대로 공급받은 경우라면 비용이 되겠죠. 이 수익과 비용의 정확한 계산을 통해 최종적으로 얼마의 세금이 발생하는지 산출하게 됩니다. 그러니 장부에 기록된 수익과 비용이 올바르게 기재된 것이 맞는지 증빙을 잘 갖추는 것이 세무의 가장 기본적인 첫걸음입니다. 증빙이 없어서 비용으로 인정받지 못하면 그만큼 세금도 늘어나게 되겠죠. 이때 국세청에서는 아무 증빙이나 모두 인정해 주지는 않습니다. 이른바 적격증빙이라고 불리는 것들만 인정을 해줍니다. 그 4대 적격증빙이 세금계산서, 계산서, 신용카드매출전표(직불카드 등 포함), 현금영수증이에요. 이때 세금계산서는 부가세가 포함되는 과세 거래인 경우, 계산서는 부가세가 없는 면세 거래인 경우 발급합니다. 신용카드매출전표와 현금영수증은 어느 경우든 발급 가능하고요. 이 것 외에 그냥 간이영수증을 받은 것이나 입금증 등은 적격증빙으로 인정되지 않는다는 점을 기억하셔야 합니다.
10년 전 정도만 해도 종이 세금계산서를 발급하는 일이 무척 흔했기 때문에 원본을 모두 수취해야만 했습니다. 하지만 지금은 거의 대부분 홈택스에서 조회가 가능하기 때문에 필요하면 홈택스에 들어가서 확인을 하면 됩니다. 물론 신용카드의 경우, 사업자번호가 등록된 법인카드를 이용했을 때만 조회가 가능하겠죠. 물론 이 증빙에는, 특히 신용카드와 현금영수증의 경우 따로 적요가 적혀 있지 않아서 사용내역을 구체적으로 확인하기가 좀 어렵습니다. 그래서 그 비용을 사용한 직원으로부터 따로 증빙을 받는 것이 좋습니다. 장부에 기록하기 위한 용도로 증빙이 필요하기도 하지만, 그전에 그 비용 지출을 회사 규정에 맞게 쓴 게 맞는지 확인하는 절차가 우선이니까요. 직원이 개인적으로 마트에서 장을 보고 법인카드로 긁은 비용을 회사에 청구하면 안 되는 거니까요.
만약, 이런 증빙을 제대로 수취하지 않았다면 어떤 불이익이 생길까요? 증빙불비가산세라고 해서 지출금액의 2%를 가산세로 내야 합니다. 1000만 원짜리 물건을 현금 주고 샀는데 적격증빙을 받지 않았다? 그럼 20만 원의 공돈이 그냥 가산세로 나가는 겁니다. 증빙불비가산세를 쉽게 생각하다가 큰코다칠 수 있으니, 거래가 발생하면 무조건 적격증빙을 받겠다!라는 마인드를 가져야 합니다. 물론 소액의 경우까지 증빙을 모두 챙기는 게 번거로울 수 있기 때문에 3만 원(접대비는 1만 원)까지는 적격증빙이 없어도 가산세를 물지 않습니다. 9만 원짜리 물건을 사고 3만 원짜리 간이영수증 3개를 받는다면? 누가 봐도 동일한 거래건이라면 아무리 영수증이 쪼개져 있더라도 국세청은 9만 원짜리 거래로 볼 거예요.
4대 적격증빙은 거래가 정당함을 증명하고 가산세를 피하기 위해 가장 기본적으로 받아야 하는 증빙입니다. 하지만 그 거래가 진짜 제대로 거래해서 발급한 게 맞는지 또 증명하는 게 필요할 수 있어요. 세금계산서를 서로 짜고는 허위로 발급한 것일 수도 있잖아요? 그래서 경우에 따라 계약서, 거래명세서, 인보이스, 입금증 등이 필요할 수도 있으니 보조 증빙으로 최대한 구비해 놓는 것이 좋겠습니다.
물론 적격증빙을 받기 어려운 경우도 있습니다. 당근마켓에서 사업자가 아닌 사람에게서 현금 주고 물건을 살 수도 있고, 거래처 경조사비를 지출할 수도 있고... 이런 경우가 분명히 있기 때문에 적격증빙을 반드시 수취하지 않아도 가산세를 적용하지 않는 경우도 있습니다. 지출증빙 서류수취 특례적용대상이라고 하는데요, 그 자세한 사항은 법인세법 시행규칙 제79조에서 그것을 규정하고 있으니, 아래 파일을 참고해 보셔도 좋겠습니다.
