드디어 회사 카톡방 폭파! (퇴사 얘기 아님)
소통 툴을 슬랙으로 옮겼을 때 생기는 좋은 일들
회사에서 소통 툴을 슬랙(SLACK)으로 옮겼다.
주된 요인은 효과적인 소통과 업무처리지만 체계적인 데이터 관리도 겸할 수 있을 것 같았기 때문이다.
지금까지 업무툴 중심에 있었던 카카오톡과는 어떤 차이가 있었을까?
임직원 모두가 슬랙으로 넘어온 진 이제 2주 좀 지난 시점이라 리뷰가 조금 섣부를 순 있다.
그럼에도 불구하고 사용성에 대한 만족감이 커서 소감을 간략히 적는 것을 미룰 필요가 없다고 느꼈다.
발단,
사실 카카오톡에서 슬랙으로 넘어간 결정적인 사건이 있었다.
우리 회사는 여름휴가를 2주에 걸쳐서 일주일씩 휴가를 간다.
반은 일을 하고 반은 휴가를 떠나고 그다음 주는 반대로 교체를 하는 형식이다.
휴가 첫 주에 근무를 마친 멤버는 다음 주 업무할 직원에게 전달한 인수인계를 적고 있었다.
그리고 인수인계 방식에 재밌는 현상이 발견되었다.
누구는 카톡 메시지로 내용을 정리했고,
어떤 분은 노션에 내용 적어 공유했고,
다른 분은 종이에 수기로 적었다.
각자가 생각하는 효율적인 방식(어쩌면 본인이 편한 방식)을 택하여 인수인계할 내용을 남겨 놓았는데...
인수인계 방법에 대한 어떤 공통된 형식이 없었다.
그리고 공유자와 공유받는 자 단 둘만 소통하는 방식이라 타 부서에서는 재차 공유가 필요했다.
이런 사건이 반복되자 카톡 소통의 한계를 느끼고 슬랙으로 넘어가기로 결정하였다.
슬랙의 특장점?
요즘 핫하고 IT 회사에서 다 쓰니까 라는 이유보다는 왜 우리 회사에 적합한가에 대한 이유다.
1. 이슈를 한눈에 모아 볼 수 있다.
카톡방이 여러 개인 것 자체만으로도 큰 피로감이 든다. 여기에 개인톡방, 오카방이 섞이면 원하는 방을 찾는 것도 번거롭다. 하지만 슬랙은 댓글 스레드 기능이 있다. 카톡은 대댓글을 불가하여 대화창이 길어진다. 이는 각 이슈에 대한 맥락을 흐리고 한눈에 확인하기 어렵다. 슬랙은 스레드 기능(대대대대댓글)으로 이슈를 깔끔하게 관리할 수 있다.
2. 노션을 얹은듯한 캔버스 기능
업무 중 현황을 기록하고 주요하게 트래킹 할 필요가 있다. 예를 들면 고객 이슈 접수 내역 팔로잉이 필요할 땐 [접수 -> 처리 중 -> 완료] 같은 맥락을 한눈에 보는 현황판 또는 체크리스트가 필요하다. 이는 캔버스로 남기면 되는데 노션과 같은 UI를 제공한다.
기존에는 업무 처리 현황을 매일 아침 정해진 시간에 카톡으로 복붙 하였다. 지금은 그럴 필요 없이 실시간으로 현황 내역을 옮기기만 하면 된다.
3. 다른 서비스를 API로 붙여서 사용할 수 있다.
긱봇, 자피어 같은 연동 툴을 이용하여 세일즈포스, 구글스프레드시트 등을 사용하여 자동화를 할 수 있다. 그리고 요즘엔 FLEX, 채널톡 같은 회사도 API 연동을 적극 추구하고 있기 때문에 슬랙의 연동성은 더욱 높아질 것이다. 지금은 슬랙 적응 단계라 아직 자동화 구현은 하지 않았지만 앞으로 가장 크게 빛을 발할 것 같은 기능이다.
채널을 어떤 식으로 구성했나?
슬랙 채널이란 카카오톡 방과 같은 것이다.
지식 체계화의 원리를 적용하여 최대한 폴더를 카테고리화와 같은 구성을 짰다.
10방은 전반적인 공지 사항을 뿌리는 방이다. 공지 사항에서 세부 카테고리화 시킬 필요가 있었다.
예를 들어 휴가 공지는 12번, 타사 공문이나 공지 방은 13번. 각 방에 성격에 맞게 구성원은 메시지를 남긴다.
20방은 영업방이다. 영업 관련된 소통이 필요할 때 사용하는 방이다.
30방은 기술방이다. 학술, 수리, 세팅과 관련된 내용을 소통하는 방이다.
31-기술CS접수방은 영업팀, 물류팀, 영업지원팀 모두 기술적인 CS 업무처리 요청 내역을 남긴다.
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90방은 OKR 방이다.
91-회고방은 오늘 OKR을 하면서 느낀 점을 일기 쓰듯이 남기는 방이다. 액션 아이템을 뽑기 위함.
92-칭찬방은 멤버의 강점을 기반으로 서로 칭찬하고 격려하는 채널이다.
이런 식으로 큰 카테고리 분류를 10, 20, 30... 식으로 잡고 파생되는 세부 건에 대해서는 11, 12, 13과 같은 개념으로 채널을 설정했다.
그리고 슬랙을 잘 사용함에 있어서 기본적인 규칙을 정했다.
1. 각 채널의 주제에 맞는 대화를 해야 하며,
2. 메시지를 와다다 보내기보단 스레드 기능을 적극적으로 사용해야 하며,
3. 히스토리 관리를 위해 DM을 사용하지 않고 채널에서 소통해야 하며,
4. 내용을 꼭 알야 할 팀원이 있다면 '@(멘션)'기능으로 소환할 것
시행착오
- 이 이슈는 어느 채널에 올려야 적합한가요?
- 해당 방엔 담당자가 안 들어와 있는데 다른 방에도 복붙 해야 하나요?
- 다른 채널에 같은 내용이 겹치는 게 있어서 헷갈려요.
- 사진 올리면 내용이 너무 길어지는 거 같아요.
- 효율적인 소통을 위해 좀 더 이쁘게 올렸으면 좋겠어요.
- 모두 두괄식으로 썼으면 좋겠어요.
개시 첫날부터 시행착오가 예기치 않은 시행착오가 많이 생겼다.
첫날에 몇 가지 채널이 없어지고 새로 생기는 일이 발생했다.
모두가 같은 언어와 형식으로 대화하기까진 시간이 소요될 것 같다.
나의 기분
슬랙으로 소통 툴을 바꾸면서 매우 기분이 좋았다. 사람 간 부서 간의 소통이 한 층 고도화 되었다. 카톡을 쓸 땐 다른 부서의 현황과 공유에 맥락이 끊겼었다면 지금은 회사가 돌아가는 현황을 빠짐없이 공유받는 느낌을 받았다(마치 탁 트인 전망대에 올라간 느낌?). 채널 사이를 부담 없이 오가며 이슈에 대한 소통이 빠르기 때문에 부서 간 소통이 더 원활해지고 소통도 더 빨라졌다.
NEXT, 다음 글은 슬랙의 한계점과 장기적인 데이터 관리를 위한 방법에 대해 다뤄봐야 할 것 같다.
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