상사들이 말하는 보고 잘하는 직원 특징

 실무에서 바로 적용 가능한 보고 하우투를 얻고자 강의 현장에서 관리자들에게 물었다. "어떤 보고를 받을 때 만족스러우세요?" 여러 기관을 다녔지만 신기하게도 만족스러운 보고에는 몇 가지 특징이 있었다.

이해하기 쉬워야

 "저에게는 제가 관리하는 몇 가지 사업 중 하나일 뿐, 전문가는 그 친구예요." 사업에 대해 가장 잘 아는 사람은 ‘보고하는 사람’이다. 관리자들은 실무자만큼 알고 있기에는 자신에게 한계가 있음을 인정했다. 그런데 대뜸 이야기를 꺼내 혼란을 야기하거나 중언부언한다면? 관리자로서 표정 관리가 안 되는 건 당연하다. 

이해하기 쉽게 전달하려면 표현에서 난이도를 낮추거나, 구조를 일목요연하게 구성한다. 보고하러 가기 전에 딱 한 번만 점검하자. 1) 낯선 용어가 들어가 있지는 않은가 2) 결국 한 문장으로 정리한다면 3) 나는 어떤 입장인가

확신이 있어야

 "말도 안 되는 이야기를 하면 난감하더라구요. 되면 좋죠. 근데 되겠냐구요." 교육생이 말을 마치자, 자신도 비슷한 경험이 있다는 듯, 주변에서 고개를 끄덕인다. 그분들에게서 인간미(?)를 느꼈다. 우리는 누구나 위험한 건 피하고 싶어 하는구나.

 설득에 공을 들이면 '말도 안 되는 이야기'가 '해볼 만한 이야기'로 탈바꿈할 수 있다. 1) 근거 마련에 공을 들여 현실적으로 진행 가능하다는 걸 보여줄 필요가 있다. 2) 리스크를 대비해 대안도 마련한다. 보고를 앞두고 시뮬레이션을 했을 때 얼굴을 찌푸리는 상사가 그려진다면, 탄탄한 근거를 준비해 대안을 일목요연하게 정리 후 찾아가도록 하자.

이왕이면 나이스 타이밍

 "약속이 있어서 일찍 일어나 봐야 하는데 하필 그때 온 거예요." 사람이 하는 일에는 컨디션이라는 변수가 작용한다. 그러므로 상사의 컨디션이나 상황을 살피는 센스를 발휘한다면 그렇지 않을 때보다 승률을 높일 수 있다. "저희 팀장님이요, 휴가 다녀오시더니 더 친절해지셨어요." 에이 설마가 아니라, 다 이유가 있는 말이다.

 또 한 가지 타이밍은 '골든타임'이다. 문제 상황이 발생했을 때 혼자 수습하거나 해결하려고 고민하는 사이에도 시간은 흐른다. "사후약방문 그거 안 돼요. 조금만 일찍 말해줬다면 좋았을 텐데." 어떤 교육생들은 적절한 시기를 놓쳐 필요한 도움을 주지 못 했던 기억을 떠올리며 아쉬워했다. 모든 일에는 때가 있다. 보고도 예외가 아니다.

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 그들의 이야기를 들으면서 보고란 업무와 책임을 공유하는 과정이라고 결론을 내렸다. 공유 너머에 신뢰가 쌓이는 모습이 그려진다.

오늘의 치트키

보고 잘하는 직원들은
○ 이해하기 쉽게 말하고
○ 확신을 갖고 말하며
○ 나이스 타이밍을 볼 줄 안다.

- 임하나 소개 -

사진: Unsplash의Hunters Race