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Mar 26. 2024
상사들이 말하는 보고 잘하는 직원 특징
보고에 대하여
실무에서 바로 적용 가능한 보고 하우투를 얻기 위해 강의 현장에서 관리자들에게 물었다. "어떤 보고를 받을 때 만족스러우세요?" 여러 기관을 다녔지만 신기하게도 만족스러운 보고에는 몇 가지 특징이 있었다.
이해하기 쉬워야
"저에는 제가 관리하는 몇 가지 사업 중 하나일 뿐, 전문가는 그 친구예요." 사업에 대해 가장 잘 아는 사람은 ‘보고하는 사람’이다. 실무자만큼 알고 있기에는 한계가 있음을 인정했다. 그런데 대뜸 이야기를 꺼내 혼란을 야기하거나 중언부언한다면? 표정 관리가 안 되는 건 당연한 일이다.
이해하기 쉽게 전달하려면 표현에서 난이도를 낮추거나, 구조를 일목요연하게 구성한다. 보고하러 가기 전 딱 한 번만 점검하자. 1)낯선 용어가 들어가 있지는 않은 지 2)결국 한 문장으로 정리한다면 어떻게 할 것인지 3)나는 어떤 의견을 갖고 있는지
확신이 있어야
"말도 안 되는 이야기를 하면 난감하더라구요. 되면 좋죠. 근데 되겠냐구요." 교육생이 말을 마치자, 나도 비슷한 경험이 있다는 듯, 주변에서 고개를 끄덕인다. 그분들에게서 인간미(?)를 느꼈다. 우리는 누구나 위험한 건 피하고 싶어 한다.
설득에 공을 들이면 '말도 안 되는 이야기'가 '해볼 만한 이야기'로 탈바꿈할 수 있다. 1)근거 마련에 공을 들여 현실적으로 진행 가능하다는 걸 보여줄 필요가 있다. 2)리스크를 대비해 관리 가능한 대안도 마련해야 한다. 보고를 앞두고 시뮬레이션을 했을 때 얼굴을 찌푸리는 상사가 그려진다? 탄탄한 근거를 준비해 대안을 일목요연하게 정리 후 찾아가도록 하자.
이왕이면 나이스 타이밍
"약속이 있어서 일찍 일어나 봐야 하는데 하필 그때 온 거예요." 사람이 하는 일에는 컨디션이라는 변수가 작용한다. 그러므로 상사의 컨디션이나 상황을 살피는 센스를 발휘한다면 그렇지 않을 때보다 승률을 높일 수 있다. "저희 팀장님이요, 휴가 다녀오시더니 더 친절해지셨어요." 에이 설마가 아니라, 다 이유가 있는 말이다.
또 한 가지 타이밍은 골든타임을 의미한다. 문제 상황이 발생했을 때 혼자 수습하거나 해결하려고 고민하는 사이에도 시간은 흐른다. "사후약방문 그거 안 돼요. 조금만 일찍 말해줬다면 좋았을 텐데." 어떤 교육생들은 적절한 시기를 놓쳐 필요한 도움을 주지 못 했던 기억을 떠올리며 아쉬워했다. 모든 일에는 때가 있다. 보고도 예외가 아니다.
그들의 이야기를 들으면서 보고란 업무와 책임을 공유하는 과정이라고 결론을 내렸다. 공유 너머에 신뢰가 쌓이는 모습이 그려진다.
직장 내 말과 인간관계에 대한 글을 씁니다. 소개해드린 치트키는 꼭 사용해 보세요. 생각처럼 안 된다면, '이럴 땐 어떻게 하지?' 궁금증이 떠올랐다면 메일(hanyushenka@naver.com)로 알려주세요. 함께 고민하고 좋은 방법이 있다면 글을 통해 나누겠습니다. 읽어주셔서 고맙습니다.
