상사에게 보고 잘하는 팁 좀 없을까요?
정답은?? 그때그때 달라요!
"상사에게 보고 잘하는 비결 같은 건 없나요?"
"회의나 보고 때 알아두면 좋은 커뮤니케이션 스킬은 어떤 게 있을까요?"
"보고 할 때마다 매번 스트레스받아요. 대표님이 기분 좋은 타이밍에만 맞춰 들어갈 수도 없고..."
과연 당신이 보고 때마다 깨지는 게 상사의 기분이나 컨디션 탓뿐일까? 어쩌다가 그런 경우도 있긴 하겠지만 보고가 반려되거나 그 외 유쾌하지 않은 경험이 반복된다면 상대방이 아닌 당신의 보고 스킬을 먼저 점검하기 바란다.
직원 코칭 면담을 하다 보면 보고, 피드백, 커뮤니케이션 관련한 질문이나 하소연을 할 때가 가끔 있다. 경력이 짧은 직원들이 주로 이런 고민을 하지 않을까 싶겠지만 의외로 다양한 직급의 사람들이 상사와의 커뮤니케이션의 어려움을 토로한다.
임원이라고 해서 별만 다르지 않다. 오히려 상위 직급으로 올라갈수록 내가 보고해야 하는 대상도 까다로워진다. 난 사회생활을 시작한 후 중간에 딱 한 번을 제외하곤 지금까지 직속 상사가 모두 대표이사였다. 어쩌면 이러한 점이 대표와의 커뮤니케이션에 있어 딱히 긴장하거나 두려움을 갖지 않았던 이유 중 하나인지도 모른다.
자리도 항상 대표이사실에서 가깝다 보니 보고를 하러 들어가기 전 직원들의 표정과 걸음걸이, 머뭇거리는 움직임 등이 눈에 훤히 들어올 때가 있었다.
대표이사실을 노크하기 전 긴장된 모습으로 다시 한번 결재 내용을 살피는 직원과 우연히 눈이 마주치는 경우도 많았다. 해당 직원이 민망한 듯 멋쩍은 미소를 지으면 난 일부러 가벼운 농담을 건넸다.
"대표님 오늘 기분 좋아 보이시던데요?"
"아, 그래요?"
"네, 좀 있다 컨퍼런스콜 있는 것 같던데.... 중요한 결재면 지금 빨리 받는 게 좋을 거예요"
다행히 보고가 금세 끝났는지 대표실에서 나오는 직원의 표정이 사뭇 밝아졌다. 묻지도 않은 질문에 대답이라도 하듯 나를 보곤 씩 웃는다.
이처럼 직원들이 가장 어려워하는 것 중 하나가 바로 상사에게 중요한 뭔가를 보고 할 때다. 경력이 짧건 길건 중요한 보고 시 어느 정도의 긴장감을 갖는 건 당연하다. 쉽게 넘어갈 거라 예상했던 보고가 의외로 진땀 빼는 순간이 되기도 하고 난관이 예상되었던 보고가 싱거우리만치 빨리 끝날 때도 있다.
이런 차이는 어디에서 기인하는 걸까? 단지 상사의 기분이나 컨디션 탓일까? 상사도 사람이니 이런 점이 아예 없다고는 말 못 한다. 하지만 내가 지금까지 지켜보면서 느낀 건 보고나 회의 때 설득력이 있는 커뮤니케이션에 능한 사람들은 공통적인 특징이 있다는 거였다. 보고나 협상, 커뮤니케이션 자기 계발서에서도 비슷하게 강조하는 부분이기도 하다.
** 우선 첫 번째는 나 중심이 아닌 상대방 중심의 커뮤니케이션이다.
상대 중심이 되려면 가장 먼저 무엇부터 해야 할까? 상대방의 성향과 커뮤니케이션 스타일을 먼저 파악해야 한다. 예전에 직원 면담 중 이와 관련된 얘기를 직원에게 해준 적이 있다.
"그럼 상사의 커뮤니케이션 성향을 파악하려면 어떤 부분부터 봐야 하는 거예요? 너무 감이 안 잡혀요"
"음... 아주 간단히 얘기하자면, 이성과 감성의 비중을 먼저 확인해 보세요"
"이성과 감성이요?"
"좌뇌형 인간, 우뇌형 인간 그러잖아요. 모든 사람은 두 가지 측면을 다 가지고 있는데 그 비중은 각 사람마다 다른 거니까 우선 그것부터 파악하라는 거예요. 객관적인 사실이라던가 논리적 근거는 커뮤니케이션에서 가장 중요한 부분인데 여기에 감성적인 요소를 어느 정도 섞을 건지는 상사 성향에 따라 좀 달라져야 하는 거니까.."
** 두 번째는 정확한 커뮤니케이션이다.
예를 들면, A를 전달하고자 했으면 상대방에게도 A라는 내용이 정확하게 전달되어야 한다. 가끔 여러 부서가 모이는 회의에 참석하다 보면 놀라운 경험을 할 때가 있다. 분명히 같은 회의에서 똑같은 내용을 전달받았는데 나중에 확인해 보면 참석했던 직원들이 각자 다르게 이해하고 있다는 걸 알게 될 때다.
전달자는 A를 얘기했는데 누군가는 A+1로 누군가는 A+2로, 심한 경우 아예 B로 이해하기도 한다. 커뮤니케이션의 실패라고 할 수 있다. 보고도 마찬가지다. 보고를 하는 사람과 받는 사람 간에 보고 내용에 대한 이해도에 있어 차이가 발생하면 안 된다.
가끔 상사들 중 나에게 이런 불만을 토로하는 사람들이 있었다. 부하 직원에게 자신의 의중을 전달했는데 도대체 이해를 한 건지 만 건지 달라지는 게 하나도 없다는 거였다. 그래서 어떻게 전달했냐고 자세히 물어보면 정확하게 핵심을 얘기한 게 아니라 은유적 표현이나 뉘앙스만을 풍기고는 직원이 이해했기를 바라는 거에 가까웠다. 그래서, 그렇게만 전달했으면 아마 100% 못 알아들었을 거라고 답해줬다.
"근데 이런 건 센스의 문제 아니에요? 어느정도 눈치가 있으면 그렇게 전달해도 알아들어야 하는 거 아닌가요?"
"그렇죠... 근데 그건 상사 입장인 우리들의 바람일 뿐이고 현실은 다른 거니까 명확하게 다시 전달해 보세요. 지나가듯이 전달하지 마시고요"
** 세 번째는 보고자의 태도와 사용하는 언어에서 느껴지는 신뢰감이다.
똑같은 내용을 보고하더라도 목소리나 태도에 자신감이 없으면 내용 자체에 대한 신뢰도도 떨어진다. 대리인데도 대표님과의 커뮤니케이션을 어려워하지 않는 직원이 있는가 하면 상위 직급자인데도 자기 의견을 얘기하기보다는 대표님 의중을 살피고 거기에 맞추는 커뮤니케이션을 하는 직원도 있었다.
"그래서 도대체 본인 의견은 뭔데요?"
"네?"
"나보고 협회 미팅 때 가 달라는 건가요 아니면 안 가도 된다는 건가요?"
"참석해 주시면 저희가 주도권을 선점하는 데 도움이 될 것 같습니다. 아무래도 부서장만 참석하는 거와 대표님께서 같이 참석해주시는 게 영향력 면에서 다르니까요"
"그럼 처음부터 그렇게 얘기를 했어야죠! A안 B안 가져와서 선택해달라고 할게 아니라요"
..................
"임원이 그렇게 결정했고 회사에 도움 되는 일이면 나는 안 할 이유가 없는 겁니다. 부서장이잖아요. 충분히 그런 권한 있으니까 중차대한 일 제외하고는 제 의견을 묻지 말고 본인 의견을 얘기하세요"
"네, 알겠습니다"
실제 내가 근무했던 회사에서 있었던 일이다. 부서장 입장도 전혀 이해되지 않는 건 아니었다. 지금까지와는 다른 성향의 대표님이었고 당시 우리에게 익숙하지 않았던 권한 위임의 중요성을 처음으로 강조하신 분이었기 때문이다. 임원이 한 실수는 그런 대표님의 성향을 제대로 파악하지 못했다는 거다.
보고 시 명확하게 자신의 의견을 두괄식으로 전달하는 걸 선호하셨는데 가끔 이점을 제대로 파악하지 못한 직원들이 우회적으로 돌려 얘기하거나 상황에 따라 대표님에게 맞추는 간 보는(?) 방식을 취했다가 어김없이 당황스러운 상황과 마주해야 했다.
하지만 모든 상사가 이런 방식을 선호하는 건 아니다. 너무 단도직입적인 두괄식보다 적정선의 설명을 깃들인 친절한 두괄식을 선호하는 상사도 있다.
지금까지 언급한 세 가지 외에도 보고나 커뮤니케이션을 잘하는 기술이야 너무나도 많겠지만 모든 상황을 만족시키는 일관된 정답은 없다. 그 정답은 내가 커뮤니케이션을 해야 할 상대방에게 달려있다. 상대방을 제대로 파악하면 커뮤니케이션이 훨씬 수월해지고 그렇지 못하면 나의 직장 생활을 괴롭게 만드는 스트레스의 연속이 된다.
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