#08. 직무메모 어떻게 시작해야 하는가?

#08. 직무메모 어떻게 시작해야 하는가?

① 당신이 직장에서 실행하는 모든 일과 경험을 기록하라.

직무노트에는 일상의 대화를 제외한 직장에서 이루어 지는 모든 업무와 대화를 담을 수 있다. 업무에서 노트메모에 기록할 수 있는 항목은 아래와 같다.

· 회의, 미팅, 세미나에서 주고 받는 대화나 발표 내용

· 해야 할 일과 일 처리 방법, 일의 순서, 마감 기한, 협업 대상

· 머리 속에 떠오른 아이디어나 생각, 구상하여 추가된 사항들

· 장기간 기억해야 하고 질문했을 때 바로 답할 수 있는 중요한 지표나 목표

· 동료에게 설명하고 싶은 자신의 생각이나 사실

· 보고서나 기획서의 초안 또는 핵심 내용

· 그림으로 표현해야 할 문장과 그림으로 표현하기 위한 밑그림

· 자신만의 지식이나 업무 노하우

· 기술 동향, 업계 동향, 경쟁사 동향, 고객 동향 등 시장 동향 요약

· 프로젝트 일정 및 이슈 사항, 그리고 대응책에 대한 개인적인 방안

· 상품 기획 및 브랜딩을 위한 컨셉, 상품의 형상 및 핵심 기능

· 개인 또는 조직의 중요한 KPI(Key Performance Index)나 중점 과제

위 항목들을 메모 목적과 사용 용도에 맞춰서 세분화된 노트로 만든다면 이것이 직무노트가 되는 것이다.

필자의 직무노트는 콘텐츠의 빈도에 따라 노트 용도를 구분 후 여러 권의 직무노트로 세분화되어 있다. 직무노트 구분은 개인적인 구분이므로 자신의 직무, 노트의 용도, 활용 범위에 따라 나름대로 구성하신 후 개별 직무노트마다 템플릿을 구성하여 활용하는 것이 좋다.

② 무엇을 메모하느냐에 따라 도구는 달라져야 한다.

목수가 가구를 만드는데 다양한 도구를 활용하듯 해야 할 일, 아이디어, 글쓰기, 회의 등에 따라 메모 방식이나 메모 도구가 달라져야 한다. 용도나 목적이 다른 메모를 한 곳에 담으면 메모의 효과는 떨어지게 마련이다. 메모의 내용이 영구적으로 남아야 하는지 휘발성인지에 따라 당신의 종이 노트는 달라야 한다. 메모를 어디에 활용하느냐에 따라 종이에 쓸 것인지 디지털로 쓸 것인지 정해야 한다.

1) 기억하기 위해 적어야 하는 기록 메모

· 회의나 미팅에서 나오는 내용

· 해야 할 일을 적어 두는 것

· 갑자기 떠오르는 생각

2) 구상하기 위해 적어야 하는 메모

· 아이디어나 초기 생각을 변형하거나 개선하기 위한 메모

· 비즈니스 프레임워크에 맞춰서 생각을 보강하기 위한 메모

· 비즈니스 이슈와 해결 방안을 강구해야 하는 메모

3) 타인과 소통하기 위해 적어야 하는 습작 메모

· 내부 보고를 위한 중요한 보고서, 기획서를 위한 메모

· 고객 대상의 제안서, 발표 자료를 위한 메모

· 개인 콘텐츠를 강의, 집필하기 위한 메모

이렇게 메모의 유형이 다르기 때문에 한 노트의 모든 유형을 적는 것보다 여러 노트로 나눠서 메모하는 것이 좋다. 한 권의 메모노트에서 시작해서 여러 권의 직무노트로 분화해 보라. 노트메모 습관이 갖춰 지지 않았는데 시작부터 여러 권의 노트를 만들어 쓰기 시작하면 작심삼일에 그칠 수 있다. 메모습관이 갖춰 질 때까지 한 권의 노트에 여러 내용을 써 보길 바란다. 그 중에 가장 반복적으로 기록되는 내용을 다른 노트로 분리해 내고 그 노트에 해당 업무 내용만 꾸준히 기록하라. 그 과정이 일년에서 몇 년이 걸릴 수도 있다. 필자도 2012년부터 한 권의 노트에 기록을 시작했지만 2016년에 이르러서야 여러 권의 직무노트로 세분화시킬 수 있었다.

한 권의 노트나 어플리케이션에 직무 메모가 담기게 되면 접근성 측면에 좋을 수 있다. 하지만, 당신의 직무메모 내용은 휘발되느냐, 보전되어야 하느냐, 가공을 해야 하느냐, 그냥 한번 기록하고 버리느냐에 따라 달라져야 한다. 어떤 경험과 기록은 당신의 통찰력을 높여 줄 수 있는 내용이 될 수 있다. 또 어떤 기록은 누군가에게 돈을 내고 배우고 싶을 만큼 가치 있는 강의 콘텐츠가 될 수 있다. 당신의 메모가 책으로 탄생하고 당신이 직장인 저자가 되는 꿈을 상상해 보라. 필자도 메모를 시작할 때에 상상하지 못했던 직장인 저자가 되었다. 도구는 용도에 맞게 쓰듯 직무노트도 용도에 맞게 써야 한다. 수첩이든 아이패드든 만능 메모노트는 존재하지 않는다.

일반적으로 메모를 하다 보면 고가의 노트를 쓰시는 경우가 많다. 필자의 경험으로는 노트에는 온갖 낙서와 많은 양의 기록이 필요하기 때문에 저렴한 노트를 쓰는 게 좋다. 초기에는 생각대로 노트 내용이 제대로 정리가 안될 수 있기 때문이다.

그에 반해 펜은 자신에게 맞는 좋은 것을 쓰는 것을 추천한다. 필자는 라미(LAMY) 만년필을 사용한다. 주로 검정색과 파란색 만년필을 사용하며 중요한 것은 파란색 만년필로 별도로 표시를 한다. 특히 아이디어노트처럼 정제된 메모를 해야 하는 경우 만년필이 유용하다. 개인 경험에 비춰 볼 때 직무노트 습관에는 고가의 노트보다 자신에게 잘 맞는 펜이 더 많은 영향을 끼쳤던 것 같다.

좋은 노트를 쓰는 것보다 좋은 펜을 쓰는 게 메모습관을 가지는데 도움이 된다.

기억을 위해서는 한번 쓰고, 기획력을 위해서는 여러 번 써라!

내용을 다양한 관점에서 다르게 써 보면 기획력에 도움이 된다.

회사에서 활용하는 메모는 대부분 기억하기 위해 적어야 하는 기록 메모이다. 업무노트에 적힌 회의록, 업무 지시 사항은 모두 기억과 점검을 위해서 기록하게 된다. 이런 메모들은 대부분 메모에 해당하는 일이 마무리되면 휘발되는 특성이 있다. 메모로서의 가치가 급속도로 소멸되는 것이다. 대다수의 목적이 기억하기 위한 용도라 보니 기억력에만 연결되는 것이다.

메모습관은 생각나거나 들은 것을 기록하는 것에 그치는 것이 아니다. 기록하면서 동시에 생각을 정리하고 구조화시켜야 한다. 생각의 구조화와 확장이 가능해 지려면 동일한 내용을 여러 번 써 봐야 한다.

처음 떠오른 생각들은 두서 없이 써 질것이다. 순서도 없을 뿐 더러 체계적인 계층 구조를 가지지 못한다. 이렇게 낙서처럼 막 써 진 메모를 다시 읽어 보면서 메시지의 순서를 정하고 MECE(중복되거나 누락 없이) 계층 구조화해서 정리해 본다. 어떤 글을 쓰더라도 반드시 두 세 번 정리해 보는 게 좋다. 특히 보고서나 기획서와 같이 비즈니스 문서를 만드는 경우는 파워포인트 작업을 하기 전에 메시지를 여러 번 써 보면 슬라이드 논리 구성을 체계적으로 만들 수 있다.

당신의 메모가 사고력, 기획력, 창의력으로 연결하려면 구상이나 소통을 위한 비즈니스 유형의 메모가 훨씬 중요하다. 중요한 것은 고치고 고쳐서 메모해야 한다는 것이다. 한번이 아니라 여러 번 써야 한다. 기억력은 한 번의 메모로 충분하다. 정확하기만 하면 된다.

그렇지만 문제 해결을 위해 구상하거나 타인을 설득하기 위해 만들어야 하는 문서는 단 한번의 메모나 정리로 완성 할 수 없다. 당신의 아이디어가 단 한번의 생각으로 완벽하다면 좋겠으나, 대다수의 아이디어는 그만큼 구체적이지도 완벽하지 않다. 이렇게 써 보고, 저렇게 써 보면서 계속 고쳐 봐야 한다. 다른 각도에서 봐야 하고, 새로운 정보를 받아들여서 새로운 형태로 만들어 봐야 한다.

당신의 기획서도 마찬가지이다. 문장을 이렇게도 써 보고 그림을 저렇게도 그려 봐야 한다. 상대방의 관점에서 메시지가 잘 전달되는지 생각해 보고 써 봐야 한다. 당신의 기획서에 담긴 핵심 메시지를 역으로 요약도 해봐야 한다. 이런 일련의 과정이 메모의 과정이다. 이런 메모를 통해 당신의 기획력은 높아지게 된다.

결국, 기억을 위해서냐, 정제를 위해서이냐, 새로운 것을 만들기 위해서냐에 따라 메모도구나 메모방식은 달라져야 한다. 메모의 도구가 아날로그냐 디지털이냐도 여기에 의해 결정되는 것이다. 필자는 순간적 기록을 위한 메모앱(디지털), 아이디어를 기획서처럼 정리하는 아이디어노트(아날로그), 회의에서 내용을 메모하는 업무 노트(종이), 일을 콘텐츠로 만들기 위해 노션과 SNS(디지털)을 활용하고 있다. 이런 메모 방식과 메모 도구를 이용해 정리되고 정제되면 PPT나 워드를 이용해 강의 자료나 원고로 만들고 커리어를 위한 콘텐츠로 활용한다.

자신에게 맞는 템플릿(메모 틀)을 단계적으로 만들어라.

업무노트를 활용하기 시작하는 단계에서는 틀에 구애 받지 않고 생각나거나 듣는 대로 막 써 봐야 한다. 특히 회의, 미팅에서 대화 내용을 기록하거나 무엇인가를 기획하기 위해서 생각나는 사항을 쓸 때에는 순차적으로 쓰는 것이 효과적이다. 다양한 비즈니스 정보가 뇌로 들어오는 인풋(Input) 단계에서 데이터가 체계적으로 정리되는 경우는 드물기 때문에 전체를 한 눈에 파악할 수 있도록 이야기의 흐름대로 적어서 기록해 두는 것이다.

인풋(Input)이 완료되면 아웃풋(Output) 결과물을 만들기 위해 체계적인 틀로 기록해야 한다. 먼저, 메모의 목적이나 특성에 따라 직무노트가 세분화되는 것이다. 세분화된 직무노트에 맞는 템플릿(메모 틀)에 맞춰 작성할 필요가 있다. 특히 아이디어노트나 습작노트의 경우 비즈니스 문서로 연결되는 경우가 있으므로 템플릿에 맞춰 작성할수록 유용해 진다.

예를 들어 아이디어노트를 기록할 때에는 간소한 아이디어 기획서 템플릿을 활용한다. 기획서 템플릿은 아이디어 제목, 발상 일자, 제안 배경, 기존 방식과 문제점, 제안 방식의 틀로 작성하면 아이디어를 기획서로 변환하거나 기록을 다시 볼 때 훨씬 쉽게 파악할 수 있게 된다. 이렇게 기획서 템플릿으로 기록을 하게 되면 1 페이지 기획서를 만들 때에 쉽게 변환할 수 있고, 노트 자체를 보여 주며 설명할 때 상대방이 쉽게 이해하게 된다.

메모 용도에 맞는 템플릿에 정제된 형태로 기록 해 두면 비즈니스 문서 작성에 유용해 진다.

메모노트에서 시스템 구성도나 업무 흐름 같을 메모해야 하거나, 습작노트에서 비즈니스 문서에서 그림으로 표현해야 하는 상황이 생길 수 있다. 그림으로 메모해야 하는 경우 X 축은 시간이나 순서 흐름, Y 축은 상하 조직, 구성 관계로 표현하는 것이 좋다.

효율적이며 직관적 메모를 위해서 메모 틀을 사용해야 한다.

노트에 표지에 일련번호를 쓴 후 꾸준히 작성해야 한다.

필자의 『1,000가지 아이디어노트』라는 직무노트는 현재 15권, 1467개의 아이디어를 기록해 두었다. 노트가 많아 질수록 노트 내용에는 한 장의 기획서처럼 체계적이면서 구조화된 형태로 아이디어가 기록되어 있다.

그렇지만 11년 전에 시작한 첫 번째 노트는 어땠을까? 메모가 익숙하지 않았던 시점이라 아이디어는 서너 줄만 적혀 있고 내용도 체계적으로 정리되어 있지 않았다. 노트를 써 가면서 노트의 구성이 나름대로의 방식으로 발전했던 것이다.

이렇게 직무노트를 꾸준히 쓰다 보면 시간이 흐를수록 노트 쓰는 노하우가 확실히 발전함을 느끼게 된다. 이런 느낌을 극대화하기 위해서는 노트에 일련 번호를 붙이는 게 좋다. 예를 들어 “직무노트 3번 – 1,000가지 아이디어노트 8권째(2018년 12월 ~ 2019년 2월)”라는 제목을 노트 표지에 표시를 하는 것이다. 이렇게 노트에 번호를 붙이면 노트를 계속 쓰는 동기 부여가 된다.

노트에 일련번호를 붙이면 하나의 기록 매체가 되어 꾸준히 써 나가는 동력이 된다.

종이 노트와 디지털 메모앱을 목적에 맞게 혼용해서 사용하라.

아이패드나 디지털기기를 이용하면 되지 굳이 불편하게 종이 노트에 적어야 하나? 결론적으로 둘 다 활용하는 것이 좋다. 둘 다 장단점이 있기 때문이다. 어썸노트나 노션과 디지털기기의 메모앱은 기록, 수정, 전파 측면에서 강력한 장점을 가진다. 필자의 경우 프로젝트나 팀 회의록은 가능한 디지털로 기록을 해 둔다. 기록도 중요하지만 누군가에게 공유하는 것이 중요하기 때문이다. 그렇지만 디지털기기의 기록은 생각을 확장시키는데 한계가 있다.

오히려 종이로 된 노트에 기록해 보고 수정하는 것이 훨씬 강력한 사고력을 발휘한다. 또한 종이 메모는 틀이 존재하지 않아 생각을 다양한 방향으로 촉진 켜 준다. 생각을 구조화 켜 주는데도 종이 노트가 월등한 환경을 제공한다.

노트메모와 디지털메모의 강점을 모두 활용해야 한다.

그러므로 기록, 수정, 전파를 위해서는 디지털기기 메모를, 생각의 정리, 발상, 구조화를 위해서는 종이 노트 메모를 활용하라.

학창 절 공부를 잘하기 위해서 듣고, 읽고, 쓰고, 말하는 모든 능력을 활용해야 하듯, 직무 역량을 높이는 길도 마찬가지이다. 직무노트는 직장에서 얻게 되는 중요한 정보를 기록하고 이 정보에 대해 나름대로의 생각을 추가해 써 는 습관을 만들어 그 결과 논리적 사고와 문제해결 능력을 높여 준다. 자신만의 직무노트를 꾸준히 써 가면 당신은 남다른 사고와 능력을 가지게 될 것이다.

메모를 잘 하려면 MECE와 비즈니스 프레임워크를 알아야 한다.

노트나 디지털기기에 메모를 하는 가장 쉬운 방법은 듣고 생각나는 대로 적는 것이다. 메모에 익숙해 지면 계층 구조를 만들어 기록하게 된다. 예를 들어 다단계 계층 구조인 1, 1), 가, 대시와 같은 머리글을 붙여서 들여쓰기를 통해 각 문장이 계층 구조를 가지고 있음을 표현하는 것이다.

그렇다면 어떻게 계층 구조를 나눠야 하는가? 반드시 기준이 필요하며 그 기준이 중복되거나 누락되지 않게 해야 한다. 이를 MECE(Mutually Exclusive, Mutually Exhaustive 중복되거나 누락 없이)라 부른다. 비즈니스 문서에서 중복이나 누락은 초보들이 흔히 보여 주는 패턴이다. 프레임워크를 기반으로 생각을 정리하고 재구성하는 개인적인 이유는 우선 데이터 정리와 분석에 있어서 중복되거나 누락되지(MECE) 않아야 한다.

일을 하다 보면 생각 이상으로 불필요하며 중복된 자료를 찾는데 많은 시간을 소요하거나 누락된 자료를 인식하지 못한 채 정리하거나 분석하는 경우가 많다. 당신의 메모는 반드시 계층 구조를 가지되 MECE에 입각해서 누락되거나 중복되지 않게 기록하는 습관을 가져야 한다. 필자가 노트를 내용 및 사용 용도에 따라 나눠서 관리하는 것도 MECE 관점에서 나눈 것이다.

그렇다면 중복 없이 누락 없이 계층 구조를 잡으려면 무엇을 기준선으로 잡아야 하는가? 바로 메모와 생각을 구조화 시켜 주는 프레임워크(Framework)가 필요하다. 우리가 학교나 직장에서 배우는 것들이 알게 모르게 프레임워크 적인 사고를 가르치는 경우가 많다. 사업 계획이나 시장 분석에 쓰이는 3C(Customer, Competitor, Company)도 직장에서 배우는 대표적인 비즈니스 프레임워크이다. 프레임워크는 업무 역량을 높이기 위한 필수적인 생각의 틀이라 할 수 있다. 이런 프레임워크라는 틀 때문에 정보를 받아들이고 해석하는데 있어서 중복이나 누락 없이 해석할 수 있게 된다.

3C는 비즈니스를 이해하는 가장 기본 프레임워크이다.

당신은 MECE에 익숙해 져야 한다.

프레임워크는 ‘비즈니스 언어의 문법’과 같다. 문법을 공부했던 안 했던 간에 문법이라 정의하는 언어의 규칙성은 우리가 상대방의 말을 이해하고 표현하는데 있어 매우 중요한 시그널이 되어 준다. 그래서 문법의 규칙을 깨우친다는 것은 우리가 말을 더 빠르게 이해하고 정확하게 말하는데 큰 도움이 된다. 그런 측면에서 볼 때 언어의 문법과 비즈니스 프레임워크는 닮은 점이 많다.

문법 만으로 언어가 저절로 터득되지 않고 수없이 말하고, 듣고, 읽고, 써야 언어를 제대로 활용할 수 있다. 마찬가지로 프레임워크를 배웠다고 해서 생각을 빠르게 구성하고 새로운 발상을 하고 이를 표현할 수 있는 역량이 저절로 생기진 않는다. 우리가 일상 생활에서 수없이 많은 상황과 사람, 그리고 대화가 있어야 언어 실력이 늘어나듯 조직 생활과 업무에서 변화무쌍한 상황, 조직 구성원과의 커뮤니케이션, 그리고 데이터를 통해서 우리의 사고 프레임은 확장되고 발전될 수 있다. 그러므로 언어의 문법을 배우듯 비즈니스 프레임워크를 배워야 한다. MECE, 3C, 4P, SWOT, Q-C-D, PDCA, 5W1H, ERRC, As-Is To-Be 와 같은 용어나 재무제표나 손익분기표 같은 재무적인 지식을 꼭 배워야 한다.

조직 생활에서 프레임워크가 필요한 또 다른 이유는 바로 비즈니스를 위한 소통 때문이다. 당신의 아이디어가 자신만의 힘으로 실행되어 성과를 낼 수 있으면 좋겠지만 안타깝게도 비즈니스 아이디어는 항상 자원을 요구하고 그 자원은 개인의 힘으로 결코 모든 자원을 갖출 수가 없다. 결국 아이디어를 실행하고자 한다면 자원을 보유한 조직이나 회사의 힘을 빌려야 하며, 이를 위해서는 동료, 리더, 경영진과 소통을 해야 한다. 소통의 시작은 서로가 동일한 관점의 틀에서 시작되어야 하며 비즈니스 프레임워크는 바로 이를 위한 틀이 되어 주는 것이다.

우리가 매번 작성에 어려움을 겪는 사업계획서나 기획서는 대표적으로 비즈니스 프레임워크가 내포되어 있다. 시장 분석, SWOT 분석, 재무 분석 같은 틀이 꽤 오랜 시간 동안 시장에서 연구되고 정립된 비즈니스 프레임워크이다. 우린 그것을 학습하고 이 틀에 맞춰 사업계획서의 목차와 내용을 구성하게 된다. 그렇게 해야 이 문서를 읽는 동료나 리더가 자신이 갖춘 동일한 틀에 맞춰 자료를 해석하고 이를 기반으로 판단할 수 있다. 만약 이러한 비즈니스 문서를 단순히 자신의 주관이나 생각만으로 나열하게 되면 읽는 이가 그것을 해석하고 분석하는 데 꽤 많은 시간이 들어야 할 것이고, 이는 곧 소통의 비효율을 낳게 된다.

사업계획서는 비즈니스프레임워크가 내포된 대표적인 비즈니스 문서이다.

특히 비즈니스 문서는 비즈니스 프레임워크를 기반으로 풀어 쓴 비즈니스 스토리에 가깝다. 기획서나 보고서를 생각나는 대로 한번에 써 내려가고 이 보고서가 한번 만에 통과되면 좋겠지만 대다수의 문서는 썼다가 고쳐 쓰고, 검토 받고 다시 수정하는 일들이 반복해야 한다. 자신이 쓴 문서를 제대로 이해 못하는 직장 상사를 탓하고 동시에 직장 상사에게 ‘컨펌(Confirm) 받는 일’로 직장 생활의 상당 시간을 보내는 것이 현실이다.

그렇다면 어떻게 해야 명료하고 설득력 있는 기획서나 보고서를 잘 쓸 수 있는 것일까? 시중에 수많은 책들이 ‘기획서 한방에 끝내기’ 같은 혁명적이며 자극적인 타이틀로 유혹을 하지만, 정작 실무에서는 도움 되지 않는다. 문법이 언어의 규칙을 이해하는데 도움이 되지만 결코 언어 능력을 한번에 끌어올릴 수 없는 것처럼 비즈니스 문서도 마찬가지로 끊임없이 써 보고 수정해야 실력이 늘어난다. 기획서를 잘 작성할 수 있는 유일한 답은 바로 ‘당신의 메모 습관'에 달려 있다.

직무 경험을 축적하면서 자신만의 직무 메모 프레임워크를 만들어 보자.

연차가 높아지고 직무 경험이 쌓이면 현상을 바라보고 해석하거나, 자료를 정리하는데 있어서 나름의 방법이 생기게 된다. 특히 메모는 범용적으로 쓰일 수 있는 비즈니스 프레임워크에 자신만의 노하우가 담긴 프레임워크를 만들 수 있도록 도와 준다.

필자의 경우 비즈니스 프레임워크 3C를 기반으로 신사업개발 기획서를 쉽게 작성할 수 있는 3CPA라는 프레임워크를 만들어서 신사업 기획에 활용하고 있다. 3CPA 프레임워크를 만들게 된 이유는 사업계획서의 목차가 사업 개발을 처음 해보는 이들에게는 너무나 생소하고 어렵기 때문이다. 시장 조사를 어떻게 해야 하고, 기획서에는 어떤 내용을 채워야 하는지 난감해 한다. 그 이유는 직장인이 비즈니스 가치 사슬(Value Chain)의 특정 영역인 개별 직무를 꽤 오랫동안 숙련하는데 쏟았기 때문에 비즈니스의 전체 구성 요소나 외부의 영향 요소까지 바라보는데 익숙하지 않기 때문이다.

687번째 3CPA 방법론을 설명한 기록으로 아이디어노트에는 업무 노하우도 기록하였다.

필자는 이러한 어려움을 해결하기 위해 나름대로의 생각 프레임워크를 개발하였다. 예를 들어 3C-3Q-4P 기법이 필자가 만들어 본 대표적인 사업계획서 프레임워크라 할 수 있다. 이 프레임워크는 사업계획서를 어떻게 구체화할지, 목차나 내용을 어떻게 구성할지 쉽게 이해할 수 있도록 정의한 것이다. 물론 이것은 기존에 많이 알려 져 있는 비즈니스 프레임워크(3C, 4P, As-Is To-Be)를 결합하여 응용한 것이다.