일머리가 있다는 것은
유능한 직장인의 비결
[쓰다 보니 내용이 너무 길어졌다. 끝까지 읽다가 짜증이 날지도 모르겠다. 부디 꼰대질이 되지 않길 바라며]
일을 잘한다는 것은 단순히 머리가 좋다는 것과는 다르다. 공부를 잘하는 공부 머리를 가진 친구들이 정작 직장에 와서는 일을 잘 처리하지 못해 고생하는 경우를 많이 보았다. 좋은 학교가 일머리를 보장하는 것은 아니다. 다른 회사에 있는 중간 관리자 친구들의 이야기를 들어도 마찬가지다. 절대 좋은 학교를 졸업한 것이 유능한 직원을 의미하지는 않는다. 공부는 나와 책의 상호 작용이지만, 일은 타인이나 다른 객체가 그 사이에 개입하기에 일과는 다른 상호작용이 발생한다.
갈수록 바빠지는 세상에서 누가 나에게 시간을 따로 떼어 일을 잘하는 방법을 알려주는 경우는 흔하지 않다. 사회생활을 경험하면서 하나 둘 일에 관한 원리를 배워나가야 하는데 공부 머리가 좋은 친구들은 자기 머리만 믿고 본인들의 생각만을 고집하는 경우를 많이 보았다. 일을 잘하려면 일머리가 있어야 하는데 일머리란 무엇일까? 어떻게 해야 일머리가 있게 되는 걸까?
영어에도 과연 일머리가 있을까 찾아보았는데 딱히 떠오르지 않는다. 굳이 단어를 찾는다면 "Competence" "유능함" 정도가 어울릴 것 같다. 하지만 내가 생각하는 일머리는 오히려 "Working Sense"에 더 가까워 보인다. 즉 일을 잘할 수 있게 하는 감각 같은 것 말이다.
일머리가 있다는 것은 여러 가지 의미를 지니는 데 내가 생각하는 몇 가지를 적어 보았다.
신속과 정확성 사이에서 균형 잡기
보고를 빨리 하는 것에 초점을 맞출 것인지 아니면 정확하게 하는 것에 맞출 것인지 둘 다 모두 요구하는 것인지 고민해야 될 때가 있다. 즉 일을 어느 선까지 할 것인가에 대한 고민이다.
예전에 일을 할 때 추계 보고와 실적 보고라는 것이 있었다. 추계 보고는 아직 기한이 마무리되지는 않았지만 대략적으로 들어올 금액을 예측해서 보고하는 것이었고 실적 보고는 정확하게 들어온 자료를 집계해야 하는 보고였다. 물론 두 보고 모두 시간과 노력을 들여 빠르고 정확하게 하면 좋겠지만 직장일이란 것이 늘 시간이 부족하다. 그래서 내 팀장님은 이렇게 말씀해 주셨다. 이건 "시간이 생명이다. 빨리 보고 해야 한다.", "이 건은 시간이 좀 걸리더라도 정확한 자료가 필요하다", "어쩔 수 없지만 최대한 빨리 정확하게 해야겠다."
3번째에 해당하는 빠르고 정확한 보고는 아주 가끔에 해당하는 경우였고 대부분은 빠르거나 정확하거나 둘 중의 하나에 해당했다. 우리 팀원 중에 아주 꼼꼼한 직원이 있었다. 그래서 그 친구에게는 늘 이 이야기를 해주었다. "추계 보고, 즉 빨리 보고해야 하는 것의 경우 시간이 지나면 의미가 없는 보고다. 그러니 이건 반드시 기한을 맞춰서 해야 하는 것이다." 하지만 그 친구는 늘 기한을 어기기 일쑤였고 내가 대략적인 금액을 추산해서 겨우 보고 기한을 맞출 수밖에 없었다.
일의 성격에 따라 이것은 빨리해야 하는 일인지 아니면 조금 시간이 걸리더라도 정확하게 해야 하는 것인지 구분해서 할 때 좀 더 나은 결과를 가져오게 되는 것 같다.
공부하는 자가 생존한다. [발전]
매년 세법은 개정된다. 정말 많은 내용이 바뀐다. 그렇지 않음에도 불구하고 공부하지 않으면 생존할 수 없다. 우리 직장의 경우 매년 감사를 받는다. 그런 감사에서 업무 공부를 하지 않으면 잘못된 업무 처리로 곤란한 상황에 처하게 된다. 직급이 낮아지거나 근무지를 먼 곳으로 옮겨야 하는 일도 생긴다. 단순히 공부를 하지 않은 것뿐이지만 결국 그 결과는 업무의 부실로 이어지고 나중에 본인에게도 피해가 오게 되는 것이다.
공부를 지금 당장 하지 않는다고 어떤 변화가 급작스럽게 나타나지 않는다. 물론 공부를 한다고 해도 능력이 하루 만에 일취월장하지 않는 것도 당연하다. 하지만 공부를 게을리하지 않고 꾸준히 자기의 업무에서 맞는 것인지 의심하고 공부하는 친구는 성장하게 되어있다.
일을 잘하는 사람에게는 사람들이 물어보게 되어 있다. 이 사람, 저 사람 물어보게 되면 더 많은 양을 공부하게 되고 긍정적인 선순환이 일어나 결국엔 전문가로 가는 길로 들어서게 된다. 그러니 본인을 위해서 공부하자. 프로그램에만 업데이트가 필요한 것이 아니다. 유능함에도 꾸준한 업데이트가 필요하다.
일을 잘하고 싶으면 잘하는 사람 근처로 가라. [환경설정]
부자가 되고 싶으면 부자를 친구로 두고, 책을 쓰고 싶다면 저자를 곁에 둬야 한다. 즉 환경에 따라 사람은 바뀐다. 옛말에 근묵자흑이라는 말도 있지 않은가? 그러니 일을 잘하고 싶다면 일을 잘하는 사람 곁으로 가라. 잘 쓴 보고서나 결과물을 자주 접하고 베껴라. 모방을 하다 보면 실력도 늘어난다.
일을 잘하는 사람들은 보통 사람들과는 조금 다르다. 그런데 그들의 노하우는 쉽게 보이지 않는다. 지식의 틀을 갖춘 형식지가 아니라 언어로 표현할 수 없는 경험으로 닦아온 암묵지이기 때문이다. 물론 잘하는 사람들 옆에서 일을 따라 하다 보면 70% 정도는 흡수 가능해 보인다. 그 정도만 흡수해도 능력이 있다는 소리는 들을 수 있다. 하지만 더 뛰어난 사람이 되려면 30%는 자신의 것으로 채워 넣어야 한다. 모든 이가 같은 능력을 갖고 있는 것은 아니기 때문이다.
당신의 고민이 당신의 위치를 말한다. [주도성]
하루를 고민한다면 당신은 직원일 것이고
한 달을 고민한다면 팀장일 것이며
일 년을 고민한다면 사장일 것이며
십 년을 고려한다면 창업자일 것이다.
처음 입사했을 무렵 하루의 시간이 정말 안 간다는 생각이 들었다. 미래에 대한 생각은 전혀 없이 그저 주어진 하루하루를 바삐 살 기도 힘들었다. 그에 비해 월급날은 왜 이리 오지 않는지, 제발 시간아 빨리 가라 이렇게 외친 적이 있었다.
경력 10년 차쯤 되었을 때였다. 난 그 사무실에서 5년 가까이 근무했었고 막내 자리부터 시작해서 어느덧 중간 자리에 위치해 있었다. 한 달 동안 팀장님이 갑자기 교육을 가시는 바람에 부득이 내가 팀장의 대리 역할을 하게 되었다. 그 사무실에서 팀장부터 막내까지 다 해보게 된 특별한 경험이었다. 보고서를 쓰는 시야와 기간을 보는 시선이 달라졌다. 내가 분명 막내로 일 할 때는 그저 주신 업무만 빨리 처리하면 되는 것이라 생각했는데, 팀장의 위치에서 팀원과 함께 일해야 하는 입장이 되니, 그저 나의 일만 바라볼 수 없었다. 어떤 업무를 팀원에게 위임하고, 프로젝트를 어떻게 조율해서 납기 내에 끝낼 것인지, 보고 자료에 어떤 것을 담을 것인지 고민의 범위가 훨씬 늘어났다.
그저 팀장님이 주신 업무를 빨리 처리해야 하는 수준을 넘어섰다. 팀장님이 돌아오시고 나서야 나는 다시 제자리로 돌아올 수 있었다. 팀장님이 돌아오셔서 그동안 고생 많았다며 이런 말씀을 주셨다.
"어때? 해보니깐 그리 만만한 자리는 아니지? 자네가 사장의 자리에서 일을 한다고 생각하면 더 달라질걸? 너의 자리가 어디이든 최고 책임자로서 일한다고 생각했으면 좋겠어. 최고 책임자의 결재를 맡아서 대외적으로 행하는 일은 사실상 자네가 최고 책임자나 마찬가자니까 말이야"[일의 주도 능력]
그랬다 내가 처음 기안했던 문서가 최종적으로 결재가 나면 그 문서는 공식문서가 되어 외부로 나가는 것이란 사실을 나는 잊고 있었다.
"내가 쓰는 한 마디가 최고 책임자의 말이다" 그 한 마디에 많은 것이 담겨 있다. 사장의 시각, 팀장의 시각, 사원의 시각, 어느 관점에서 보느냐에 따라 행동은 달라진다.
평판을 관리하자. [입소문]
https://brunch.co.kr/@hermite236/580
이미 이 글에서 평판의 중요성은 강조했었다. 지금 회사에 남아있든 퇴사해서 다른 회사를 가든 개인 사업을 하든 평판이라는 것은 무시할 수 없다. 그렇다고 남들에게 무조건 아부나 아첨을 하라는 것은 아니다. 본인의 소신을 가지되 똘아이는 되지 말자는 것이다. 건전한 상식으로 움직이는 사람, 그 정도 수준이면 족하다. 직장은 실력만큼이나 인간관계도 중요하다.
자료를 구분하고, 버리고, 모아서 색인을 만들자. [데이터 관리]
어떤 일은 매년 똑같은 일이 반복되는 일이 있다. 하지만 어떤 일은 작년과 아예 새로 다른 업무를 하는 경우도 있다. 그럴 때 전임자의 경험은 같은 일이 반복되는 경우에만 의미를 지닌다. 그럼에도 불구하고 과거의 자료에 집착해봐야 좋은 결과를 얻어낼 수 없다. 정리되지 않은 자료는 그저 쓰레기에 불과하다.
예전에 전임자로부터 캐비닛을 인계받은 적이 있었다. 캐비닛이 하나도 아니고 무려 캐비닛 3개에 달하는 어마어마한 양이었다. 알아보니 전임자에 그 전임자까지 모두 3명의 전임자 자료가 고스란히 쌓여 있었다. 모두들 정리와는 담쌓은 분들이었다. 일단 캐비닛 한 칸을 통으로 비우고 3가지로 구분했다. 지금 쓸 것, 버릴 것, 묶어서 참고할 것. 이렇게 3가지의 기준을 토대로 매일 50~100장씩 꾸준히 정리했다.
거의 3달 동안은 매일 파쇄기 앞에서 서 있었다. 생각보다 버릴 자료가 많았다. 묶어서 참고할 것은 권 번호를 입력하고 페이지를 하단에 기입 후 엑셀에 목차를 입력해 놓았다. 혹시나 자료를 찾아야 하면 권 번호와 페이지만 찾으면 바로 찾을 수 있도록 말이다.
그렇게 참고 목록으로 만들고 서고 한편에 보관해 놓았다. 결국 그 캐비닛 3개에서 지금 당장 쓸 것은 채 한 칸도 아닌 A4 한 박스 양도되지 않았다.
전임자들은 자료를 어떻게 찾았을까? 궁금했다. 일일이 서류를 뒤져가며 찾다 보면 시간도 많이 들고 효율도 떨어졌을 텐데 일단 자료가 많다면 구분하고 버리고 모아서 색인을 만들자. 일의 효율이 훨씬 올라갈 것이다.
허접해 보이는 일일지라도 직접 몸으로 뛰어봐야 안다. [현장감각]
머릿속으로는 누구나 만리장성을 쌓는다. 하지만 현장에서는 생각보다 변수가 많다. 아무리 책상 앞에서 탁상공론해봐야 결론이 나오지 않는다. 그럴 때는 현장에 가야 한다. 왜냐하면 현장에 답이 있기 때문이다.
예전에 부가가치세 신고를 상담하고 있었다. 질문자의 상황은 전자신고를 하고 싶은데 아무리 해도 되지 않는다는 것이었다. 책에 나온 내용을 설명해 주어도 이해하지 못했다. 그래서 나는 원격지원을 사용했다. 원격지원이 무엇이냐 하면 프로그램을 실행해서 잠시 동안 다른 사람의 컴퓨터를 내 마음대로 조정할 수 있는 기능을 말한다. 내가 질문자에게 여러 말을 해도 이해하지 못했지만 직접 눈 앞에서 옵션 설정 값을 바꿔주는 것을 보여주고 실행해 보니 바로 실행이 되었다. 아마도 전화로만 서로 이야기했더라면 이야기는 평행선을 달리고 있었을지도 모른다. 문제가 있다면 현장에서 부딪혀보자 생각하지 못했던 문제를 의외로 쉽게 해결할 수도 있다.
누구에게나 슬럼프는 온다. 극복하는 자와 정복당하는 이가 있을 뿐[정신승리]
회사를 다닌 지 3달이 되었을 때, 3년이 되었을 때, 그리고 5년이 되었을 때 정말 미친 듯이 일을 하기 싫었다. "이건 내 적성이 아닐 것이야" 이런 외침이 머릿속을 맴돌았다. 평소에 배정되었던 조사는 그 무렵 2배 이상씩 늘어나 업무량은 터지기 일보 직전이었다.
이상하게도 일이 하기 싫어질 때면 일이 몰려온다. 아이러니하다. 일부러 내가 힘들어하는 것을 알고 주는 것은 아닌 것 같은데 말이다. 사랑에도 유통기한이 있다면 백일(3개월) 혹은 3년(천일) 아닐까? 사랑의 화학작용이 약기운을 다 하는 그 시점 말이다. 직장에도 그런 시점이 있는 것 같다. 사랑의 화학 작용 같은 그런 유쾌한 물질은 아닌 듯하고, 평소에는 잘 버틸 수 있도록 유지할 정도 물질이 나오다가 이 시점쯤이 되면 그 물질이 사라져 버린다는 느낌을 받는다. 빨리 여기서 빠져나가고 싶은 그런 느낌 말이다. 분명 회사인데 가시방석 같은 그런 느낌 말이다.
그럴 때는 참 답이 없다. 그저 답이라 한다면 "버텨라"다. 이 무슨 생뚱맞은 소리인가 하겠지만 인간의 마음은 수시로 바뀐다. 오늘은 알 수 없고 내일은 더더욱 알 수 없다. 조금은 일을 게을리하면서 그 순간을 넘겨야 한다. 그러면 다시 마음은 평온해진다. 심리학을 공부해보았지만 이유는 도저히 모르겠다. 누구에게나 슬럼프는 다 온다. 다만 극복하는 사람이 있고 정복당하는 이가 있을 뿐.
업게에 필요한 프로그램을 마스터 하자. [무기]
우리 회사에서는 한글, 엑셀을 자주 사용했다.
우선 한글은 이미 그전부터 잘 사용하고 있었다. 군대에서 행정병을 했기에 선임병으로부터 심하게 훈련을 당했다. 한글을 쓰면서 마우스를 쓰지 않는 것이었다. 아마도 이해가 되지 않을 텐데 한글에서 글자 모양을 선택한다 그러면 메뉴에서 선택하는 것이 아니라 Alt + L키를 누르는 것이다. 고작 그 시간 몇 초나 된다고 아끼나 할 것이다. 아마 1초도 채 되지 않을 수도 있다. 하지만 메뉴를 찾느라 줄어드는 시간은 알게 모르게 내 작업 효율을 올려줬다. [단축키 사용]
그리고 내 타수를 결정적으로 올려준 사건도 하나 있었다. 중대장님이 오시더니 500페이지 정도 되는 책 한 권을 주셨다. 그리고 이 한마디를 남겼다.
"일주일 안에 그대로 쳐라"
정말 너무 어이가 없어서 잠시 멍하니 있었다. 그 당시 아마 내 타수가 3,400타 수준이었다. 아주 빠른 것은 아니었지만 그렇다고 너무 느리지도 않았다. 업무 하는데 아무 지장이 없었다. 하지만 500페이지를 일주일 안에 만들라니 그건 너무 무리해 보였다. 하지만 여기는 군대, 항명은 허용되지 않았다. 그렇게 일주일을 꼬박 밤을 새우며 500페이지에 달하는 책을 마무리했다.
그런데 나에게 신기한 일이 벌어졌다. 타수가 거의 6,700타에 가까워져 있었다. 순식간에 일주일 만에 거의 2배가 늘어난 셈이었다. 중대장님이 너무 미웠지만 그런 고생 끝에 더 빠른 타수로 작업의 속도는 더욱 줄일 수 있었다. [임계점 돌파]
이번에는 엑셀 이야기를 해봐야겠다. 우선 내가 일하는 곳은 숫자를 다루는 자리다. 그리고 보고자료도 가끔 만드는 자리였다. 특히나 주민등록번호와 숫자 자료(고지서 발부 금액, 체납액, 기타 자료 금액)와 주소 등을 서로 연결하고 추출하여 자료를 만드는 일이 허다했다. 그러기 위해서는 엑셀이 필수였다.
내가 관리했던 업체만 3,000곳이 넘었다. 그중에서 자료 요청이 필요한 100군데에 안내문이라도 보내려면 봉투에 주소를 써야 했다. 나는 라벨과 엑셀의 V-lookup기능을 이용해 굳이 쓰지 않고 출력했다. 직접 쓰는 것에 비해 시간은 1/10로 줄어들었다. [효율성]
어느 업계나 그 업게에 통용되는 프로그램이 있다. 그 프로그램을 입사 초기부터 숙달되어 사용하도록 할 필요가 있다. 그것은 단순히 책을 보거나 강의를 듣는 것으로는 늘지 않는다. 그건 그저 남의 지식이기 때문이다. 정말 단순하더라도 내 일에서 하나라도 적용해봐야 내 기억에 남는다.
나는 엑셀의 V-look up 함수가 그렇게도 외워지지 않았다. 매번 입력할 때마다 에러 메시지가 떠서 아예 이렇게 비망록 파일을 만들고 내가 이해되는 말로 이렇게 적어 놓았다. Vlookup(찾을 값, 범위 설정 후 f4(절댓값으로 범위 설정), 찾을 값이 몇 번째 열에 있는지 숫자로, 0(0은 정확히 1은 비슷한 값)). 이렇게 적고 나서 내 자료에 3,4번을 적용하여 틀려 본 후부터는 머릿속에 장기 기억으로 남았다.
단순 반복 작업이 많다면 엑셀을, 발표를 많이 해야 한다면 파워포인트를, 대용량 자료 분석이 필요하다면 액세스를 익혀야 하지 않을까?
내일마저 써야겠다. 나머지 내용은 2편으로
