컨설턴트를 위한 실전 PPT 장표 작성법
멋진 장표보다 효과적인 장표 만들기
“컨설턴트의 무기는 노트북이고, 컨설턴트의 아웃풋은 장표”라는 말이 있습니다.
컨설턴트에게 PPT 장표는 단순한 문서가 아니라, 자신의 생각과 논리를 정리해 고객을 설득하고 인사이트를 전달하는 중요한 생존 도구입니다.
그런데 많은 사람들이 “장표를 잘 만든다”는 말을 오해하여, 시각적으로 화려하고 튀는 장표를 잘 만든 장표라고 생각하기도 합니다.
물론 시각적으로 화려하고 극적으로 전달할 수 있다면 그것만으로도 장표는 역할을 할 수 있습니다.
하지만, 목적과 상황에 맞지 않은 화려한 장표는 오히려 역효과를 초래할 수 있음을 명심해야 합니다.
본 글에서는 컨설턴트가 자신의 생존 무기인 PPT를 제대로 작성하기 위한 최소한의 팁을 소개하고자 합니다.
이번 글의 목적은 화려한 장표를 만드는 것이 아니라, 자신의 생각을 효과적으로 전달할 수 있는 장표를 만드는 방법을 제시하는 것입니다.
1. PPT 장표가 중요한가?
컨설턴트 업무의 핵심은 기본적으로 커뮤니케이션입니다.
컨설팅 과정에서 고객, 파트너, 팀원들과 수시로 커뮤니케이션해야 합니다.
어떤 구조로, 어떤 메시지를, 어떤 방식으로 전달하는가에 따라 프로젝트의 성공 여부가 결정되기도 합니다.
이때 자주 활용되는 도구가 바로 PPT 장표입니다.
PPT 장표는 단순히 자신의 디자인 실력을 뽐내기 위한 도구가 아닙니다.
구조화된 커뮤니케이션을 위한 핵심 도구입니다.
2. PPT 장표의 핵심 3요소
효과적인 PPT 장표를 만들기 위해, 먼저 장표가 갖춰야 할 핵심 요소 3가지를 살펴보겠습니다.
좋은 장표는 명확한 스토리라인(Storyline), 논리적인 구조(Structure), 적절한 스타일(Style)을 가지고 있습니다.
1) 명확한 스토리라인(Storyline)
좋은 장표는 '하나의 이야기'를 담고 있어야 합니다.
장표 간에 유기적인 연결이 이루어지고, 중복된 내용은 없어야 하며, 빠지는 내용도 없어야 합니다.
따라서 장표를 만들기 전에 반드시 스토리라인을 먼저 잡아야 합니다.
개별 장표를 만들기 전에 전체 흐름을 정리해야 합니다.
가장 많이 하는 실수 중 하나가 개별 장표부터 만드는 것입니다.
이 경우 많은 시간을 들여 만든 장표가 스토리라인과 맞지 않아 버려질 위험이 있습니다.
스토리라인이 완성되면, 장표 제목, 목차, 각 장표별 메시지가 자연스럽게 정리됩니다.
2) 논리적 구조(Structure)
스토리라인이 잡혔다면, 이제 개별 장표를 작성해야 합니다.
이 과정에서 논리적 구조를 갖추는 것이 중요합니다. 자주 하는 실수는 다음과 같습니다.
하나의 장표에 여러 메시지가 담겨 있다. 한 장의 장표는 하나의 메시지만을 전달해야 합니다. 서로 연관성이 약한 내용을 한 장에 담으면 설명도 어렵고, 구조도 흐트러집니다.
장표 내 일관성이 떨어진다. 장표의 제목과 헤드 메시지가 연결되어야 합니다. 제목이 설명하는 핵심 결과가 헤드 메시지가 되어야 합니다. 제목과 내용이 서로 연결되지 않으면 장표를 다시 점검해야 합니다.
3) 적절한 스타일(Style)
스토리라인과 구조를 갖추었다면, 장표의 목적과 상황에 맞는 스타일을 적용해야 합니다.
스타일에는 정답이 없습니다. 다만, 기본적으로 지켜야 할 사항이 있습니다.
폰트 크기, 글씨 색상은 일관성 있게 사용할 것
여백, 정렬, 줄맞춤을 철저히 지킬 것
지나치게 많은 색상을 사용하지 않을 것
장표를 예쁘게 만드는 것은 개인 역량에 따라 차이가 있습니다.
하지만 기본 스타일을 준수하는 것은 연습을 통해 충분히 향상될 수 있습니다.
3. PPT 실전 작성법
위에서 제시한 3요소에 따라, 필자가 실제로 활용하는 작성 방법을 소개하겠습니다.
작성 방법은 참고만 하시고, 자신에게 맞는 방법을 찾아가는 것이 중요합니다.
1) 장표의 목적에 따라 제목 선정
누구에게, 어떤 자리에서, 무엇을 위해 장표를 쓰는지 먼저 생각하고, 제목을 정합니다.
제목은 장표의 모든 것을 포괄하는 단 하나의 문장이어야 합니다.
2) 스토리라인 작성
제목이 정해졌다면, 목적에 맞는 스토리라인을 구성합니다.
스토리라인은 반드시 파워포인트로 만들 필요는 없습니다.
저는 엑셀에 작성한 뒤, 확정되면 파워포인트에 박스 도형을 활용해 한 장씩 표현합니다.
박스를 이동하고 추가하며 스토리라인을 다듬습니다.
3) 장표별 메시지 작성
스토리라인이 완성되면, 각 장표별로 전달할 메시지를 작성합니다.
중요한 점은, 제목과 장표 메시지만으로도 발표가 가능해야 한다는 것입니다.
4) 제목, 목차, Blank 장표 작성
제목과 목차를 정리하고, 빈 장표(제목+헤드 메시지만 있는)를 만듭니다.
각 장표 뒤에는 참고용 장표를 복사해 붙여둡니다.
5) 개별 장표 구조 잡고 내용 채우기
개별 장표의 대략적인 구조를 잡고 내용을 채워 넣습니다.
디자인은 신경 쓰지 않고, 메시지 전달에 집중합니다.
필요한 부분은 빈칸 표시를 하고 메모를 추가합니다.
6) 전체 흐름 점검하기
개별 장표에 집중하다 보면 전체 흐름이 깨질 수 있습니다. 전체 흐름이 우선입니다.
7) 개별 장표 내용 보완하고 스타일 조정하기
구조를 바탕으로 세부 내용을 보완하고, 스타일을 간단히 정리합니다.
지나치게 시간을 들이지 않도록 주의합니다.
8) 전체 스타일 최종 조정
장표 간 일관성을 점검하고 최종적으로 조정합니다.
특히 도형 정렬, 폰트, 색상 등을 통일성 있게 정리합니다.
4. 장표 작성 시 자주 하는 실수
자주 하는 실수만 줄여도 깔끔한 장표를 만들 수 있습니다.
텍스트 과다: 슬라이드는 문서가 아니다.
메시지 없음: 제목이 단순 카테고리명일 경우, 목적 없는 장표가 된다.
정렬 무시: 디테일에서 설득력이 갈린다.
애니메이션 남용: 발표에 집중을 방해한다.
페이지 수 없음: 청중이 전체 흐름을 예측할 수 없다.
의미 없는 이미지 사용: 모든 요소는 의미를 가져야 한다.
색상 과다 사용: 무채색+한 색상 계열로 통일하는 것이 기본이다.
5. 마무리
좋은 장표를 만들기 위해서는 좋은 장표를 많이 보는 것이 필요합니다.
좋은 장표란 단지 '예쁜 장표'가 아니라,
말하지 않아도 설득력이 있으며, 발표자가 없어도 흐름이 이해되고 메시지가 남는 장표입니다.
장표는 단순 문서가 아니라 커뮤니케이션 도구입니다.
그 목적을 잊지 않고 고민한다면, 어느 순간 자신도 모르게 장표 실력이 향상되어 있을 것입니다.
Image by Mohamed Hassan from Pixabay
