신규부서에서 빠르게 업무파악하기

(관리능력개발) 업무능력 인정받기

팀장으로 새로운 부서에 와서 첫날부터 업무를 파악하기란 쉽지 않다.

그동안 직장에서 지휘부서의 지침을 받는 부서에 있다가, 위로 올라왔으니 문서 형식도 익숙하지 않다.

이런 상황을 알리 없는 부서원들은 인사한 첫날부터 결재문서를 들고 왔다.

'아, 나 악필(惡筆)인데... 싸인 연습 좀 미리 해둘걸.'

1초간 심각한 고민을 한 후, 보고자료에 대한 설명을 듣고 있자니 이것은 분명히 외계어다.

부서원은 나에게 조직운영 전반에 대한 지식이 있는 상태에서만 이해 가능한 내용을 설명하고 있다.

내 마음은 이미 싸인의 모양을 그리고 있는데, 머릿속에서는 온갖 불편한 생각들로 가득 차고 있었다.

'혹시 나를 팀장으로서 적격자인지 테스트하는 건가?'

'당해봐라! 는 속마음을 이렇게 표현하고 있는 건가?'

전혀 아니다.

부서원은 그저 본인이 해야 할 일을 하는 것뿐이다.

당시의 첫 보고문서는 나를 많이 당황케 하였다. 결국엔 보고자로부터 문서의 제목부터 내용 한 줄, 한 줄에 대한 설명에 이어서 질문과 답변을 계속할 수밖에 없었다.  

이러한 방식은 업무수행 방식의 정도(正道)이기에 틀린 방식이라 할 수 없다.

다만, 시간이 많이 걸릴 뿐이다. 일 분, 일 초가 아까운 상황에서 가능한 한 빠르게 업무를 파악하는 것이 좋다.

곧 경영진의 업무지시가 하달될 것이기 때문이다.

기존 문서와 비교하기

앞서 '업무보다는 사람이 먼저'편에서 언급하였듯이, 지휘부서는 정해진 틀 내에서 움직인다.

따라서 아무리 새로운 문서처럼 보여도 대부분의 문서는 매년 작성해 온 문서 중에 하나다.

담당자에게 부드럽게 웃으면서 당당히 말하자.

"작년에 보고한 문서도 함께 가져올래요?"

업무 담당자를 통해서 이번 보고문서가 작년과는 무엇이 다른지 확인해 보자.

차이점과 함께 금번 보고문서에서 다르게 작성된 원인을 파악하자.

그 원인은 다양할 수 있는데, 대표적으로 내부적 원인 또는 외부적 원인 등 크게 2가지로 생각해 볼 수 있다.

내부적 원인으로는 주로 경영진의 운영방향 변화, 조직의 예산 증감, 업무절차의 변화, 시스템의 변화, 조직 구성원의 개선 요구 등에 의한 것이다.

외부적 원인으로는 조직을 관할하는 상급기관의 정책 변화에 따른 개선 요구 등에 의한 것이다.

※ (참고) 공공기관의 경우, 조직의 변화를 요구하는 공문은 주로 국무조정실, 국민권익위원회, 감사원, 기재부, 고용노동부, 상위 정부부처에서 하달됨      

따라서, 이러한 정보를 미리 숙지한 당신은 전년도-금년도 보고문서의 비교와 동시에 조직의 변화 방향을 예측할 수 있다.

관련 규정을 숙지하자

급한 업무를 처리한 후, 시간적 여유가 생긴다면 내부 규정을 살펴보는 걸 추천하다.

대부분의 보고문서에는 "관련 근거"를 작성하게 되어 있다.

조직은 규정과 방침, 지침 등에 의해 움직이기 때문이다.

따라서, 규정을 통해서 조항의 '구성'에 따라 업무가 그 순서대로 이루어지고 조항의 '내용'에 따라 업무사항이 진행되고 있음을 파악할 수 있다.

지휘부서는 통상 여러 가지 권한을 가지고 있는데, 제도 개정에 관한 것도 그중 하나다.

유심히 읽다 보면 개정 소요도 발견하게 된다.

다시 말하면, 당신은 예상하지 못한 업무성과(+1)를 획득하는 것이다.

아무튼 규정과 친해져야 한다.

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* 당시, 내 업무는 5개 내외의 내부 규정과 관련되었다. 나는 틈나는 대로 이해하려고 노력했고, 절차도를 그림으로 그려서 정리하기도 하였다. 도식화된 그림은 기억하기도 쉽고, 나중에 보고문서에 넣어서 직접 활용할 수도 있다. 실제로 그 절차도는 내가 기존 부서로 복귀한 지 수년이 지났는데, 지금도 보고문서에 포함되어 공문으로 내려온다.

'이거 이거, 내가 만든 양식이잖아. 아직도 사용하고 있군. 뿌듯하구만~!'