소소한 업무 스킬 (3) 야근의 늪에서 나를 구하는 법

반복되는 야근은 내 문제...

 안녕하세요, 휘자입니다.

 여러분, 야근을 자주 하는 편이신가요? 만약 야근이 계속 반복되거나, 예상치 못한 업무 때문에 예정에 없던 야근을 하시는 경우가 많다면 오늘 포스팅이 도움이 될 것 같습니다.

 저는 스타트업에서 일하다보니 초반 1~2년 차때는 야근을 정말 자주 했어요. 야근을 하는 스스로가 신기하고 사회인이 된 것 같아서 밤늦게 집에와서 맥주 한 캔 마시면서 묘한 안정감과 성취감도 느꼈던 것 같습니다.

 그런데 야근이 지속적으로 이어지면서 업무 생산성과 집중력이 떨어지고, 삶의 밸런스가 무너졌습니다. 체력으로 비벼보는 건 길어야 2년이더라고요. 좋아하는 일 오래 하고 싶은데.. 습관적으로 야근하는 이 습관을 뜯어 고쳐야겠다는 생각이 들었어요.

야근을 계속 하고 있다면

 프로젝트 진행 상황에 따라 야근을 아예 안 할 수는 없지만 만약 자신의 의지와 상관없이 반복되고 있다면 두 가지를 이유로 꼽을 수 있습니다.

(1) 객관적으로 봐도 실제 업무량이 내가 커버할 수 없는 양이다

(2) 업무량 자체는 많지 않은데 일을 처리하는 내 속도가 느리다

 주니어~저연차일수록 ‘이 일이 무슨 일인지’ 이해하는 것부터 로드가 걸리기 때문에 별거 아닌 것 같은 일인데도 두 배, 세 배의 리소스가 들 수 있습니다. 이 상황이 지속된다면 우리는 한 가지 진실을 직면하고 인정 해야만 합니다. “느린 것이 곧 나”라는 것을요.

 일을 하는 사람 속도에 맞춰서 업무량을 정해야 합니다. 이건 나 뿐 아니라 일을 맡긴 팀에서도 업무 진척을 느리게 하는 것이기 때문에 개인적인 아쉬움이나 민망함은 미뤄두고 정확히 커뮤니케이션 해야 합니다.

결국 반복되는 야근의 원인은 한 가지

 내가 얼마나 느린지 인정하고 나면 사실 위에 두 개로 나눠둔 원인은 하나가 됩니다.

 “내가 커버할 수 없는 업무량을 맡고 있다”

 업무량이 많을 때 반드시, 시간을 내어 정리해야 할 두 가지 사항을 말씀드리려고 합니다. 바로 (1)업무 우선순위 세우기와 (2)리소스 테이블 만들기 입니다. 이것이 왜 필요한지, 어떻게 쓰이는지 말씀드릴게요.

HOW 1 : 우선순위 기반의 커뮤니케이션

 업무 우선순위를 세우면 모든 것이 “clear” 해집니다. 명확하게 의사소통할 수 있기에 온갖 잡다한 설득에 드는 리소스 혹은 걱정을 크게 줄일 수 있어요.

  저는 반드시 분기별 혹은 월별로 “이번달에 가장 중요한 업무는 A이고, 그 다음은 B이다” 처럼 명확히 우선순위를 매기고, 외웁니다. 그리고 이를 상사 뿐 아니라 팀과 이해도를 맞추어둡니다.

 우선순위가 정해지면 리소스 분배를 어디에 얼마나 해야 하는지 측정할 수 있고, 그에 따라서 어디에 얼마나 노력을 쏟아야 하는지 값이 나옵니다.

  따라서 급히 대응해야 하는 일이 생기거나 추가로 무게감 있는 업무가 들어올 때 “아.. 지금은 안될 것 같은데…” “못할 것 같아요..” 라고 대답하지 않고 이렇게 답할 수 있어요.

 “현재 A업무 중심으로 하고 있는데 혹시 B업무 우선순위를 더 높여서 진행해야 할까요? 그럼 뭐부터 하면 될까요?” 

“A업무 이번주면 끝날 것 같은데 말씀주신 B업무 다음 주부터 시작해도 될까요? 만약 급하신 거면 저희 팀 리더랑 이야기해서 우선순위 더 높게 가져가야 하는지 여쭤볼게요!”

 이렇게 우선순위를 언급하고, 뭐부터 처리해야 하는지 선택권을 업무 요청자에게 넘길 수 있습니다. 직접적으로 거절하기 어렵다면 ‘팀 리더와 이야기하고 우선순위 바꾸면 된다’고 유도리있게 넘길 수 있지요.

 그냥 “어려울 것 같아요..” 하고 거절하면 일 하기 싫어하는 걸로 보였을까? 너무 방어적으로 대답했나? 하는 걱정이 남잖아요. 이런 찝찝한 뒷맛을 남기지 않도록 현명하게 커뮤니케이션 할 수 있습니다.

HOW 2 : 리소스 테이블 활용

 일이 너무 많다는 걸 깨달았다고 해도 상사에게 곧장 가서 ‘제 일이 너무 많습니다’ 할 수 없습니다. 무책임한 사람처럼 보일 수 있기 때문에 현재 어느 정도의 리소스가 덜어져야 하는지, 업무 우선순위를 어떻게 가져가야 하는지 설득할 수 있는 자료 만드는 것을 추천드립니다.

  현재 맡은 업무를 모두 긁어모아 항목을 만들고, 각 항목별로 소요되는 ‘시간’ 단위로 계산 합니다. 실제로 저희 팀에서 연간 혹은 분기 단위로 아래와 같이 모든 팀원의 리소스를 체크합니다.

  이를 기반으로 어떤 일을 하는데, 어떤 주기로 하며, 얼마나 시간이 소요되는지 확인하고, 리소스 추가로 할당해야 하는지 빼야 하는지를 결정합니다.

  이 표를 작성할 때 주의할 것은 ‘투명하게’ 써야 한다는 것입니다. A 업무하는 데 실제로 4시간이 걸리지만 ‘보통은 2시간 정도 걸린다고 하니까..’ 하며 2시간을 쓰면 적는 의미가 없어져요. 또한 미팅이 실제로 1시간 걸리는 것이라도 사전 준비 시간과 미팅 후 F/U하는 데 드는 시간도 함께 계산에 넣어야 합니다.

  작성한 표를 기반으로 어떤 업무에 리소스가 더 보강이 되어야 하는지 상사와 이야기하거나 설득하거나 도움을 요청하면 훨씬 이해도 잘 가고 설득적이겠지요?

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  턱밑까지 업무가 가득 차있으면 시간 관리도 안되고 완성도 있게 일을 해낼 수 없습니다. 따라서 내가 얼마나 일을 할 수 있는 사람인지, 그리고 무엇부터 해야 하는지 우선순위를 정함으로써 업무를 효율적으로 관리해야 합니다.

  저는 새로운 업무가 들어왔을 때 부정적으로 대응하면 제가 원하는 대로 상황이 흘러가도 괜히 찝찝하고, 컴케 과정에서 감정을 소모하는 게 피로하더라고요. 이를 방지하기 위해 어떻게 현명하게 잘 이야기할 수 있을까 고민했습니다. 오늘 나눠드린 소소한 커뮤니케이션 스킬이 도움이 되었길 바랍니다!