공공기관 재직자의 생존형 한글(hwp) 팁, 두 번째
한글파일이 뭔가 이상하다 싶을 때 확인해볼 것들
지난번에 이어 공공기관에서 일하다 보니 알아 버리게 된(?) 한글(hwp) 팁, 그 두 번째 글을 써 보려 한다. 이번 글에서는 한글 작업을 하다 보면 부딪힐 수 있는 문제(어 이게 왜 안 되지? 또는 어 이게 왜 이렇게 되지?)의 해결방법을 모아 적어 보았다. 한 번쯤 읽어두면 나중에 '아 이게 바로 그 상황이군' 할 때가 있을 것이다. 물론 대부분의 문제에 대해 해결방법을 찾는 가장 빠른 방법은 네이버 검색이긴 하지만.
▶ 원페이지로 써야 하는데 내용은 너무 많아 → 행간, 여백(f7) 조정
- 일하다 보면, '한 장으로 정리해와'라는 지시를 많이 받게 된다. 그런데 재미있는 건, '한 장으로 정리해오되, 이 내용 이 내용 이 내용은 추가하고 표에는 이 내용 이 내용 넣어서 두 줄 추가해줘'와 같은 지시 또한 많이 받게 된다는 것이다. 내용은 늘리되 한 장에 구겨 넣어 오라고요?(그렇다고 내 마음대로 다른 내용 삭제해서 줄여가면 '내가 언제 그 내용 빼랬어?'란 말을 듣게 된다) 내가 무슨 마법사도 아니고, 깔끔한 듯 화려하게 해 주세요 라는 말을 들은 디자이너처럼 맥없이 모니터만 노려보게 된다.
이와 같은 지시를 듣고 힘이 빠질 때면 어쩔 수 없다. 꼼수를 써야 한다. 먼저 alt+T로 '문단모양' 메뉴를 눌러 줄 간격 %를 조정해(기본 160%지만, 보통 140%까지는 줄여도 크게 이상하지는 않다) 두 장에 들어갈 내용을 한 장에 넣어 본다. 표에서는 f5를 눌러 셀을 선택하고 ctrl+↑를 눌러 셀 크기를 한없이 줄여 본다. 마지막으로 이 모든 것을 해도 아슬아슬하게 한 장을 넘기게 되면 f7을 눌러 '편집용지' 창을 띄우고, 용지 여백을 조정해 강제로 한 장에 구겨 넣는다. 이때 위아래보다는 왼쪽 오른쪽을 먼저 줄이는 것이 인쇄했을 때 조금이라도 덜 어색하다.
▶ '쪽 번호'가 이상해 → 조판부호 보기, '새 쪽 번호' 없는지 확인
- 50페이지가 넘어가는 보고서를 쓸 때 옆자리 선배님들이 제일 많이 물어보는 질문 중 하나. 'ㅇㅇ씨, 이거 쪽번호가 꼬여서 이상한데 어떻게 해야 되는지 알아?' 그럼 난 선배님들 문서를 보지도 않고 이렇게 답한다. '그거 조판부호 한 번 봐보세요!' 그러면 100에 90은 '와 대박! 고마워'란 회신을 들을 수 있다.
여러 명이 작성해서 취합하는 보고서를 작성하다 보면, 누군가는 자기 기준으로 쪽번호를 맞추기 위해 '쪽→새 번호로 시작'을 누르게 된다. 그러면 한글 프로그램은 '새 번호로 시작' 메뉴를 입력했을 때 커서가 있는 쪽을 기준으로 다시 1페이지부터 페이지 번호를 매긴다. 이 '새 번호로 시작'이 여러 쪽에서 여러 번 입력되면 한글은 1페이지부터 무한 반복을 하게 되는데, 나중에 취합하는 사람이 이 무한히 들어가 있는 '새 번호로 시작'의 존재를 모르면 쪽번호가 꼬여 고생하기도 한다. 이럴 때는 '보기→조판부호'를 활성화하면, 각 페이지에 들어가 있는 [새 쪽 번호]라는 주황색 글씨를 발견할 수 있다. 이걸 선택하고 지워주면 꼬여있는 쪽 번호를 정리할 수 있다.
▶ 표/그림 정렬이 안 돼 → '글자처럼 취급' 설정
- 한글 프로그램에서 표나 그림을 삽입했는데 혼자 정렬 기준에 맞게 나오지 않고 글 중간에 이상하게 삽입되어 당황하는 경우가 있을 것이다. 이럴 때는 표나 그림을 더블클릭, '글자처럼 취급'을 체크하면 한글이 개체를 글자로 인식해 가운데 정렬 등 글자에 적용된 서식이 같이 적용된다.
▶ 표를 두 장에 나눠 넣고 싶어→ '글자처럼 취급' 해제, 나눔 or 셀 단위로 나눔 클릭
- 그런데 표에 '글자처럼 취급'을 설정하면, 표가 길어져 다음 장으로 넘어가야 할 때에도 화면 밖으로 나가 버리기만 하고 좀처럼 다음 장으로 넘어가지 않는다. 이럴 때는 '글자처럼 취급'을 해제해야 다음 장으로 넘길 수 있다(다른 방법이 있다면 제발 알려주세요). 혹시 같은 셀은 한 장에 표시되게 하고 싶을 경우에는, 표를 더블클릭해 '표/셀 속성' 메뉴의 '표' 탭 쪽 경계에서 '셀 단위로 나눔'을 클릭하면 된다.
▶ pdf 형식으로 저장하고 싶어 → 'pdf로 저장'
- 한글 파일을 pdf로 저장하고 싶을 경우, 인쇄를 통해 pdf로 저장하는 방법도 있지만 저장버튼 옆의 화살표를 눌러 'PDF로 저장하기'를 통해 저장하면 보다 깔끔한 파일로 저장할 수 있다. 다만 '인쇄'에서 '모아 찍기'로 설정되어 있을 경우 pdf 한 페이지에 여러 장이 보이게 저장된다. 이럴 때에는 '인쇄→인쇄방식을 기본 인쇄로 변경→미리보기'를 눌러 한 페이지에 한 장이 들어가는 형태로 바꿔놓은 후 pdf로 저장하면 인쇄 낭비를 하지 않고 설정을 변경해 저장할 수 있다.
▶ 양식 수정한 다음에 수정한 부분이 어딘지 표시해놓고 싶어 → '메모' 활용
- 여러 명이 양식 파일을 수정하고 한 명이 취합하는 경우, 각 작성자가 작성할 부분이 정확히 정해져 있지 않고 여러 명이 아무 곳이나 편집할 수 있는 경우 자신이 수정한 곳을 체크해줘야 취합자가 조금이라도 덜 고생할 수 있다. 보통 글자 색을 변경해주는 경우가 많지만, 만약 페이지 수가 많을 경우 어디 글자 색이 변경되었는지 확인하는 것도 일이기에.. 보다 쉽게 찾을 수 있도록 메모를 달아주면 좋다. 내가 수정한 곳을 드래그해 선택하고, 마우스 오른쪽 버튼 클릭→'새 메모'를 클릭하면 해당 위치에 메모를 작성해 놓을 수 있다. 나중에 취합자는 메모가 있는 곳만 찾아 합치고, 메모는 삭제하면 된다.
한글 프로그램을 쓰다 한 번쯤 '어라?' 할 만한 부분들을 모아 간략히 정리해 보았다. 나도 정리하면서 다시 한번 생각할 수 있어 즐거운 시간이었다. 앞으로도 내 한글 작업은 지식in과 함께할 예정이지만^^;; 그래도 여기에 있는 내용들은 이제 잊어버리지 않고 활용할 수 있을 것 같다.
