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by 제이치 Mar 09. 2022

생산성을 높이는 3가지 꿀팁

나를 포함한 많은 사람들이 '효율성'에 집착한다. 효율적이지 않다는 것은 '더 좋은 선택'이 있었는데 놓쳤다는 의미이며 곧 손해를 봤다는 의미가 된다. 특히 요즘은 '시간'을 절약할 수 있는 효율성이 중요한 것 같다. 그래서 영화나 드라마 볼 시간이 아까워 유튜브에서 짧은 리뷰 콘텐츠를 보게 되고 이마저도 1.5배속, 2배속으로 보게 된다.

업무를 할 때도 마찬가지다. 비즈니스에서의 '효율성'은 '생산성'이라는 단어로 대체된다. 같은 일을 맡겨도 누구는 일찍 끝내고 누구는 하루 종일 걸린다. 지난 포스트에서 말한 업무 능숙도, 시스템에 다른 차이도 있다. 그러나 오늘은 더 기본적인 이야기를 하고자 한다. 생산성을 저해하는 가장 큰 원인은 '커뮤니케이션 로스(Communication Loss)'이다. 커뮤니케이션도 엄연한 일의 한 부분이다. 만일 업무 커뮤니케이션이 제대로 안된다면 어떤 일도 제대로, 효율적으로 할 수 없다.

우선 내 커뮤니케이션 환경을 돌아볼 필요가 있다. 중요한 업무 관계자들과 소통할 때 설명하느라 진이 빠진 적이 있지 않은가? 보고를 위한 보고를 하느라 일할 시간을 모두 빼앗기고 있지는 않은가? 상사의 애매한 지시로 이유도 모른 체 바쁘게 지내고 있지 않은가? 만일 이렇다면 몇 가지 이야기를 내 경험에 기인해서 들려주고 싶다.

1. 나부터 커뮤니케이션의 기본 지키기
- 회의, 보고, 이메일 요청 등 업무 커뮤니케이션 시 '내가 사용하고 있는 방식이 잘 전달되는지' 확인이 필요하다. 특히, 상대방 입장에서 생각해보고 궁금해할 만한 것들을 우선순위대로 설명하는 연습이 필요하다. 머릿속이 복잡하다면 메일로 먼저 작성하면서 정리를 하면 된다. (*이전 글에서 말한 두괄식 메일 작성법 참고) 중요한 회의나 보고를 앞두고 있다면 관련 내용을 미리 메일로 보내 놓아야 한다. 그래야 참석자들이 해당 내용을 숙지하고 들어와 원활한 커뮤니케이션이 가능하다.

나부터 효과적으로 커뮤니케이션하지 못한다면, 내 업무 생산성을 지킬 수 없다.

2. 기록과 공유는 나를 지키는 안전벨트

- 만일 상사가 애매한 지시 사항을 내리거나 말이 자주 바뀌어 고생한 적이 있는가? 또는 업무 관계자가 애매한 요청사항을 한 뒤 나중에 책임을 묻는 황당한 상황을 겪은 적이 있는가? 나도 그런 적이 많았다. 그래서 이제는 커뮤니케이션 내용 중 중요한 사항은 기록해서 상대방에게 공유한다. 만약 내가 정리한 내용이 상대방의 생각과 다르다면 피드백을 줄 것이고 문제가 없다면 그대로 진행하면 된다.

이 방법의 강력한 강점은 혹시 이슈가 생겼을 때, 해당 기록들이 나를 지켜주는 안전벨트가 된다는 점이다. 진행 방향에 대해 사전에 여러 차례 공유했음에도 별도의 피드백이 없었다면 이를 암묵적으로 수용했다는 것이다. 그렇기 때문에 예상치 못한 이슈가 발생해도 해당 기록들을 근거로 자기 방어가 가능하다. (반대로 나에게 참조로 공유되는 메일들을 그냥 흘려보내면 안 되는 것도 동일한 이유이다.)

이런 안전벨트들이 있어야 이슈가 터졌을 때 휩쓸리지 않고 나의 생산성을 지킬 수 있다.

3. 메일 커뮤니케이션 팁 - 333 법칙

- 나는 메일로 커뮤니케이션할 때 나만의 '333'법칙을 사용한다. [메일함은 하루 3번만 확인하기], [3분만에 회신 가능한 메일은 바로 처리하기], [중요한 메일은 작성 후 30분 뒤에 보내기]이다.

1) 하루 3번만 메일 확인하기 : 대부분의 직장인은 메일을 습관적으로 확인한다. 마치 카톡에 알림이 떠 있으면 바로 확인하는 것처럼, 수신함에 신규 메일 숫자가 보이면 바로바로 클릭하는 것이다. 이 습관은 업무 집중력을 저해하면서 결국에는 생산성을 떨어뜨리곤 한다. [초 생산성]이라는 책이 있는데, 거기에서 가장 기억에 남는 내용도 메일 확인에 대한 팁이었다. 저자는 하루 2번 메일을 확인한다고 한다. 출근하자마자 1번, 퇴근 1시간 전에 1번. 그리고 그 사이에는 본인이 계획한 일만 하려고 노력한다고 한다. 나는 점심시간까지 추가해서 하루 3번 확인하는 것을 나만의 규칙으로 삼았다.

정말 급한 일은 메일을 보내고 전화를 해야 한다. 또, 다른 사람에겐 우선순위가 높은 일이라 해도 나에겐 우선순위가 낮을 수 있다. 내가 내 페이스에 맞춰 일을 하려면 오늘 끝내야 하는 우선순위가 높은 일들을 우선 처리한 뒤 다른 사람의 요청사항에 응답해주는 게 맞다. 그러므로 메일 확인 빈도를 낮춰 내 생산성을 지켜야 한다.

2) 3분 만에 회신 가능한 메일은 바로 처리하기 : 쉽게 말해 자잘한 메일들은 그 자리에서 바로 처리하는 것이다. 예를 들어 간단한 사실 확인 요청, 미팅 참석 가능 여부 회신, 다른 담당자에게 전달만 하면 되는 메일 등 어떠한 생각이나 고민이 필요 없이 기계적으로 답할 수 있는 것들은 바로 처리한다. 이런 자잘한 메일들도 쌓이면 나중에 업무의 전체적인 효율을 감소시키기 때문이다.

3) 중요한 메일은 작성 후 30분 뒤에 보낸다 : 이 법칙은 바쁘다 보면 잘 지키기 쉽지 않은데, 바쁠수록 지켜야 하는 법칙이다. 어느 C-level 인터뷰에서 읽은 내용인데, 그 사람의 성공 비결을 묻자 중요 메일을 보내기 전 꼭 산책하는 습관이라고 답했다. 그래서 나도 따라 해 봤다. 메일을 작성 후 편의점을 다녀오든 다른 업무를 처리하든 30분 정도 벗어나 있다가 다시 메일을 확인해보면 고칠부분들이 보인다. 특히 제목이나 수신인을 손보는 경우가 많다. (보통 메일 커뮤니케이션은 지금 보내나 30분 뒤에 보내나 큰 차이가 없다. 급한 건 전화로 처리하면 된다.)

그런데 30분 늦게 보내면 오히려 생산성에 문제가 생기는 게 아니냐? 반문하는 사람도 있을 수 있다. 그러나 받는 사람이 혼란스러워할 만한 메일을 보내 발생하는 커뮤니케이션 로스가 훨씬 비생산적이다. 특히, 수신인이 많거나 나를 평가하는 관리자가 수신함에 있다면 더욱 신경 써야 한다. 그러므로 중요 메일을 보내기 전 30분의 시간을 갖는 습관을 들이면 나중에 나에게 고맙다고 댓글을 달게 될 것이다.

이 글을 맺으며, 근래에 생산성 관련해서 동료와 이야기를 나눈 적이 있다. 그 동료는 애써 준비한 기획안이 관리자가 상부에 보고를 제대로 하지 못하는 탓에 자신의 노력과 시간이 의미 없게 된다고 말했다. 그러면서 관리자를 비난하는 말을 이어가길래, 우선 공감을 해준 뒤 나는 이렇게 대답해줬다.

그 관리자를 '날씨'같은 하나의 외부 환경이라고 생각해라. 예를 들어 적도 부근에 살고 있는 사람이 비가 자주 온다고 불만을 늘어놓으면 변하는 게 없다. 내일도 비가 올 확률이 높다. 그러나 현실적으로 여기서 살아남아야 하기 때문에 우산이든 비옷이든 우리가 할 수 있는 것들을 찾아서 해보자. 하다 안되면 이민 준비를 하라. 왜냐하면 '어차피 외부 환경은 바뀌지 않기 때문에' 그 환경에 대해 불평불만을 하는 것은 전혀 생산적이지 않다.(그 뒤로 동료와 어떻게 하면 기획안을 통과시킬 수 있을지 추가적으로 논의를 했다.)

결국, 내가 속한 환경(주변 사람을 포함해서)이 나를 위해 바뀌지 않는다는 것을 인정해야 다음 단계로 나갈 수 있다. 그러지 않는다면 끝없는 불평과 불만만 하며 회사를 욕하면서도 계속 다니는 한심한 직장인이 될 수밖에 없다. 만일 주변 환경을 바꿀 수 있는 영향력이 생기면 그때 더 좋은 환경으로 바꾸면 된다.

그러므로 '어떻게 해야 효과적인 커뮤니케이션을 통해 내 생산성을 지킬 수 있을지'에 대해서 집중하자.

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