기업홍보 입찰, 서류 놉! 제안서에 집중하세요~
요청이 있어야 비딩에 참여 가능
기업의 비딩은 어떻게 이뤄질까?
기업의 비딩은 간단하다. 구비 서류나 진행 절차가 복잡하지도 많지도 않아 제안서에 집중하면 된다. 대신 제출 후에도 보충, 업데이트를 요청하는 경우가 은근 발생한다. 심지어 대행사를 선정하는 않는 경우도 있다.
#참여 요청이 있어야 비딩 참여 가능
정부나 공공기관의 공개입찰 절차와 달리 기업이 대행사를 선정하는 방법은 다양하다.
기업(수요기관)이 대행사에 비딩 참여 초청(Invitation To Bid)을 하는 방법이 가장 일반적이다. 각 에이전시의 대표 연락처로 메일을 보내거나 전화로 비딩 참여를 요청한다. 즉 고객사에서 원하는 대행사 바운더리를 정해 해당 대행사에 직접 연락하는 것이다. 대행사는 의사가 있으면 비딩에 참여하면 된다. 기업의 경우 경쟁률이 보통 3:1, 많아도 다섯 업체 선을 넘지는 않는다.
대형 종합 홍보대행사에 있을 때 비딩 참여 요청이 회사로 자주 왔다. 따로 영업을 하지 않아도 대행사 규모가 있으니 요청하는 기업들이 꾸준했다. 이름이 알려진 큰 대행사가 비딩에 있어 유리할 수밖에 없다. 대행사는 비딩에 참여할 의사가 있을 경우 고객사 중 경쟁 업체가 있는지 유무를 확인한다. 대행사도 컨플릭(Conflict)의 소지를 피해 참여해야 하기 때문이다.
클라이언트가 많은 대행사에서는 컨플릭 소지가 자주 발행한다. 예전에 다니던 대행사에서 비딩 요청이 와서 참여하려고 했는데 다른 본부에서 경쟁 업체를 홍보하고 있어 참여하지 못할 뻔했다. 다행히 그 경쟁업체와 한 달 후 계약이 종료되는 상황이라 무리 없이 비딩에 참여해 수주했었다. 공공홍보는 경쟁업체라는 것이 없어 이 부분에 있어서는 공공홍보가 편하다. 정부 부처나 지자체를 동시에 여러 개 하는 것이 오히려 도움이 되는 경우가 많다.
기업은 공식적 요청이 아닌 알음알음으로 비딩 요청을 하는 경우도 꽤 있다. 개인적인 경험을 예로 들어 설명하면 이해가 쉬울 것이다.
국내 유명 아웃도어 업체 비딩 당시 그 고객사는 업계 1위 기업이었지만 대형 에이전시가 아닌 중소형 에이전시와의 계약을 원했었다. 위기관리, 기자관리와 고객사 관리가 강한 대행사를 기자들에게 소개받아 최종 프레젠테이션 후 선정했었다. 그 홍보팀의 경우 대행사의 규모 보다, 특정 분야에 네트워크가 넓고 그 분야 경험이 많은 담당자를 고려해 대행사를 선정했다. 또 한 번은 고객사 담당자가 다른 회사로 이직 후 비딩 참여를 요청한 경우가 있었다. 그 담당자가 소개는 했지만 평가 잣대는 더 엄격히 들이대 정말 힘들게 수주했던 기억이 난다.
최근에는 광고홍보마케팅 관련 플랫폼에서 비딩참여 업체를 공개 모집하는 경우도 있긴 하다.
제안서 제출에 있어서도 기업의 경우 간단하다. 제출 시간을 며칠 몇 시로 정하면 그때까지 메일로 제안서를 제출하는 것이 알반적이다. 공공입찰 때처럼 제안서를 따로 출력하거나 제본할 필요도 없어 효율적이고 수월하다. PT(발표) 때 필요하면 인원수에 맞춰 제본을 해가면 된다.
#영업용 제안서 작성
비딩은 아니지만 영업의 일환으로 제안서를 먼저 작성해서 제시하는 경우도 있다. 고객사가 대행사를 선정할지 말지, 기존 대행사를 교체할지 말지 불확실한 상황에서 대행사는 제안서를 작성하는 것이다. 가끔 보도자료처럼 뚝딱 하나 써보란 듯 대행사에 제안서를 요청하기도 한다. 제안서는 보도자료 하나 쓰는 것과는 차원이 다른데 말이다. 하지만 영업을 위해 실무진에서는 불투명한 상황에서 꾸역꾸역 제안서를 작성할 수밖에 없다. 대부분 제안서를 받고서 다음에 좋은 기회가 있으면 연락한다는 말로 거절하기 일쑤다.
#기업 PR 비딩의 장단점
- 제안서 제출 시 구비서류는 준비하지 않아도 된다(단 대형 글로벌 기업의 경우 비딩 절차가 복잡하고 특히 계약절차가 까다롭고 서류 요청도 있다).
- 일반적으로 제안서 제출에 있어서도 제본 없이 메일 제출이라 간편하다
- 경쟁률을 사전에 알 수 있고 공공홍보 입찰에서 종종 발생하는 15:1과 같은 어마무시한 경쟁률은 없다.
- 공개 입찰이 아니다 보니 프로세스나 기준이 명확하지 않고 제출 기한을 당겼다 늘였다, 제안 내용이 변동되기도 하고 보강 제안서와 PT를 추가로 요청하기도 한다.
- 가끔 제안서를 여러 업체에서 받고 선정을 하지 않는 어처구니없는 경우도 있다.
