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브런치북 기획자의 생각 노트 - 01 20화

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by Fixframe Oct 28. 2022

커뮤니케이션의 기술

사례별로 본 커뮤니케이션 기술

기획자들끼리 얘기하다 보면 가장 스트레스받는 부분이 클라이언트의 변심에 의한 작업의 범위의 변경 요소라고 얘기들 한다. 그도 그럴 것이 커뮤니케이션을 진행하는 기획자의 입장에서 가장 부담이 되는 것이 작업자들의 수고였을 것이다.
변경에 의한 설계안을 다시 디자이너/퍼블리셔/개발자들에게 전달해야 하고 그들의 작업에 대한 협의를 지켜봐야 함에 있어서 기획자들의 스트레스는 극에 달한다.

이런 부분에서 커뮤니케이션의 중요성은 말할 것도 없을 것이다.

문제는 을의 입장에서 변경사항들에 대한 반론이 약하다는 것이다.
그것을 작업자들이 생각해주느냐 못하느냐는 기획자의 몫인 것이다.
언밀이 따지면 기획자와 관리자의 몫이겠다.
몇 가지의 사례를 들어 설명한다면 이해가 더 쉬워질 듯하다.

사례 1 - 막무가내 담당자

가장 힘든 클라이언트인 듯하다.
상부의 지시에 의해서 어쩔 수 없다. 바꿔라.
협의에 대한 논의도 없이 무조건 진행하라는 얘기에 회의실에 찬물이라도 끼얹은 듯하다.

이럴 때의 대처방법은 당황하지 않는 자세이다.
이런 상황을 본사에 리스크 요건으로 알리고 각 PL들을 소집해서 현 상황을 빠짐없이 얘기해야 한다.
가장 중요한 사항은 PL들의 긍정의 마인드를 이끌어 내는 것이다.
수정사항들을 정리하고 이에 대한 확인을 다시 클라이언트와 협의해야 한다.
최종안에 대한 인력 M/M를 산정하고 뒤에 전체 일정을 협의하여 마무리해야 한다.
모든 사항들은 문서화해야 한다. 회의록부터 인력 투입 사항, 일정표까지 모두 문서화하여 현 변경안에 따른 리스크 요소와 향후에도 이런 사항이 벌어지지 않도록 해야 함을 클라이언트에게 주지시켜야 한다.

사례 2 - 담당자의 변경
상황이 좋아질 수도 있고 안 좋아질 수도 있는 상황이다.
결정권자의 변경으로 그동안의 작업들이 흐트러질 수 있는데 이럴 때의 대처방법은 문서밖에 없다.
이전 결정된 사항들을 나열하고 현재 진행사항을 얘기해야 한다.

담당자는 인수인계를 받았을 것이다.
프로젝트의 목적과 프로젝트의 리스크.. 이런 것들을 인수인계받으면서 이 담당자는 분명 자기 것으로 만들고 싶을 것이다.
그래서 이런저런 수정사항들이 나오게 마련이다.
그 시점이 설계 이전 단계라면 그나마 괜찮은 상황이지만 구현 단계라면 그것을 말이 달라진다.

기획자는 작업들의 인력산정을 머릿속에 가지고 있어야 한다.
작업 단위별로 세세한 부분까지 가지고 있어야 한다.

수정사항이 나올 때 머릿속에서 계산을 하고 대응방안을 마련해야 한다.
여의치 않다면 제안을 가지고 오겠다고 한 후 그에 대한 제안서를 만들어서 담당자와 얘기를 해야 한다.

가장 중요한 것은 담당자와 나는 똑같이 프로젝트의 성공만을 바라본다는 것을 인식시켜야 한다.

사례 3 - 감정적인 담당자
사람은 감정적인 동물이기에 사람과 사람이 일함에 있어서 감정이 쌓이게 된다.
이런 감정이 쌓이기 이전에 풀어야 하는 것이 가장 중요하지만 서로의 입장만을 생각하다가 보면 분명 쌓이는 것은 있기 마련이다.

감정을 추스르는 것은 역시 을의 입장에서의 모습일 것이다.
어쩔 수 없다 우린 을이기에 잘 봐달라고 할 수밖에 감정적인 부분을 풀어주고 나도 당신과 같은 방향으로 가기를 원한다고 얘길 해야 한다. 그것이 어떤 희생이 있다 해도... 더 큰 것을 바라볼 수 있는 기획자가 되어야 한다.

사례 4 - 담당자의 실수
담당자의 실수로 작업이 변경되는 부분이 자주 발생한다.
한 사람이 모든 작업들을 다 알 수 없듯이 담당자의 실수도 발생할 수 있다.
이때의 실수는 분명 기획자의 실수와도 마찬가지다.
담당자가 체크한 부분들을 모두 분석해야 함에도 그것을 못했기 때문이라고 볼 수 있다.
분명한 것은 담당자의 실수라는 것을 인지 시켜야 하고 그에 따른 대응방안을 기획자는 빨리 만들어야 한다.
그리고 진행되는 상황을 주시해야 한다.

몇 가지의 사례로 얘기될 수 없지만 중요한 부분은 클라이언트의 생각을 읽는 것이고 그것을 반영하는 것인 듯하다. 그리고 작업자들의 성향을 생각해서 감추는 것은 더 부자연스러운 부분들을 야기한다.
이런 것들을 줄이기 위해서 적어도 PL들과는 공유해야 한다.
모든 것을 오픈하고 그에 대한 대응방안을 서로 고민해야 한다.

무엇보다도 커뮤니케이션 때문에 스트레스받는 기획자가 없었으면 한다.
그리고 그것을 이해해주는 작업자들이 있었으면 한다.