영어로 이메일 작성 시 80%가 실수하는 이 것
업무에 바로 적용하는 비대면 글로벌 커뮤니케이션 스킬 3.
이메일을 통해 천국도에 가려면...
만약, 우리 모두가 솔로 지옥 참여자이고, 이성을 만날 수 있는 방법이 데이팅 앱뿐이라고 가정해보자. 상대방에게 좋은 인상을 남길 수 있는 방법은 단 두 가지-내가 올리는 사진 그리고 소개 문구- 밖에 없게 된다. 그러므로, 천국도에 가기 위해서는 당연히 사진과 소개 문구에 신경 쓸 수밖에 없을 것이다.
이메일도 마찬가지다. 수신자에게 가장 처음 보이는 이메일 제목과, 이메일을 클릭했을 때 보이는 이메일 첫 문장은 발신자의 인상에 영향을 미치는 매우 중요한 부분이다.
그런데 안타깝게도, 미국 오피스에서 받는 이메일 중 제목이나 이메일 첫 문장을 올바르게 작성한 이메일은 10~20% 밖에 되지 않는 것 같다.
실제로 한 한국 대학에서 근무 중이신 미국 분을 만나 뵌 적 있다. 그분은 매 학기 학생들에게 영어 이메일 작성법에 대해 가르치시는데, 만약 학생들이 올바른 이메일 작성법을 따라 이메일을 작성하지 않는 경우, 답장을 안 하는 정책을 사용하신다고 한다. 어떻게 보면 좀 공격적인 정책을 사용함으로써 장기적으로 학생들이 올바른 영어 이메일 작성 습관을 기를 수 있도록 하시는 것이다.
이렇듯, 올바른 이메일 제목 작성 및 수신자를 호칭하는 이메일 첫 문구는 비즈니스 커뮤니케이션 시 프로페셔널한 인상을 줄 것인지 결정하는 중요한 요소이다. 먼저, 내가 받는 이메일 중 반면교사를 삼을 만한, 절대 따라 하면 안 되는 이메일의 안 좋은 예시부터 보여드리도록 하겠다.
이메일 작성의 안 좋은 예
이메일 제목이 없는 경우: 수신자에게는 “(no subject)”으로 보인다.
이메일 제목에 어떤 내용인지는 없고 급하다는 의미의 “urgent” 만 적는 경우
이메일 수신자 호칭을 Hey로 하는 경우: 예를 들어, Hey there, Hey <<first name>> → 수신자가 먼저 Hey라고 했거나 수신자와 정말 친한 경우를 제외하고는 쓰지 않는 것이 “프로페셔널” 하다. 개인적으로 나는 오피스 팀원들과도 Hey로 시작하는 이메일을 보내지 않고, 받은 적도 거의 없다.
호칭이 없다: 호칭 없이 용건만 보내는 경우
내용이 없다: 아무 설명 없이 첨부파일만 보내는 경우
여러 개의 이메일을 참조인 (cc)으로 똑같은 내용으로 보냈다: 한 명만 걸려라 스타일의 이메일
Say no to this email!그렇다면 영어 이메일 작성, 어떻게 해야 할까?
먼저, 이메일 제목의 경우에는 수신자가 이메일 내용을 간단하게 알 수 있도록 적는다. 상황 별 많이 사용하는 영어 문장은 다음과 같다.
문의할 내용이 있는 경우: Inquiry regarding the <<문의 내용>>
문의할 내용이 많은 경우: Inquiries regarding the <<문의 내용>>
팔로 업하는 이메일의 경우: Following up on <<팔로 업할 내용>> 혹은 Following up regarding the <<팔로 업할 내용>>
리마인드 이메일의 경우: Reminder: <<리마인드 내용>> 혹은 A gentle reminder about/on <<리마인드 내용>>
이 외의 상황에 대한 프로페셔널한 이메일 제목이 궁금하신 경우에는 댓글을 남겨주시면 확인하는 대로 업데이트하도록 하겠다.
또한 다음 편에서도 다룰 예정이지만, 만약 자신의 정보를 확인할 수 있는 학생 번호, 셀러 아이디, 케이스 넘버 등이 있는 경우에는 제목과 이메일 내용에 적는 것을 권장한다. 수신자가 발신자나 커뮤니케이션하고 있는 케이스에 대한 정보를 쉽게 열람하고, 정확한 답변을 줄 수 있기 때문이다.
시대에 따라 변하는 이메일 수신자 호칭법
다음으로 중요한 수신자 호칭은 예전에 비해 달라진 부분이 있다. 현재도 정말 극 존칭을 해야 할 때나 상황에 따라 Mr/Mrs./Miss. 를 사용할 수도 있겠지만, 요즘은 상대의 이름을 통해 성별을 예측할 수 없는 경우도 많고, 결혼 여부도 알기 쉽지 않을 뿐 아니라 젠더 감수성을 강조하는 미국 분위기 때문에 Dear 후에 이름 (First name, Last name, 예를 들어 Dear Hanna Lee,)을 적는 추세이다.
만약, 몇 번 이메일을 주고받았거나 수신자가 먼저 Hello <<First Name>> 혹은 Hi <<First Name>>으로 시작하는 경우에는 답변시 Hello <<First Name>> 이나 Hi <<First Name>>으로 시작해도 좋다. 그런데 개인적으로 연락하는 은사님과는 아직도 서로 Dear로 호칭하고 있다.
가끔 포털 사이트에 영어 이메일 작성법과 관련해 Hello나 Hi 말고 새로운 표현이 없나 묻는 질문들을 본다. 프로페셔널한 비즈니스 영어에서는 새로운 표현보다는 예의에 어긋나지 않고 프로페셔널한 호칭을 사용하는 것이 더 낫다는 것을 기억하자.
프로페셔널한 영어 이메일 템플릿
처음 이메일을 보내거나 이메일 수신자와 이메일을 주고받은 경우가 별로 없는 경우:
Dear <<First Name, Last Name>>,
용건
Thank you.
Best,
발신자 이름
이메일 수신자와 내적 친밀감이 높아진 경우, 혹은 수신자가 먼저 다음과 같이 이메일을 보낸 경우, 다음의 표현 사용 가능 (그러나 상황에 따라 Dear로 시작하는 것이 나을 수 있는 경우도 있다):
Hello/Hi <<First Name>>,
용건
Thank you.
Best,
발신자 이름
미국에서 거주하는 직원/한국 교직원/교수 에게 이메일을 보내는 경우 (여기서 선생님은 예의상의 '선생님'이지 직업을 호칭하지 않는다.):
안녕하세요 <<First Name>> 님/선생님/교수님,
용건
감사합니다.
발신자 이름
이번 편에서는 영어 이메일 작성 시 가장 많이 실수하는 이메일 수신자 호칭법과 첫인상을 좌우하는 이메일 제목에 대해 알아보았다. 다음 편에서는 영어 이메일 작성 시 거의 항상 사용하게 되는 상황별 필수 영어 표현들에 대해 알아보도록 하겠다.
필자의 뉴욕 여행 매거진: magazine/njnb
필자의 미국 유학생들을 위한 웹사이트: https://sevissavvy.com/
