끝나지 않는 기록물 정리

[교행일기#13] 문서고 정리는 미리미리

안녕하세요, 짱무원입니다.

학교마다 문서고 라는 공간이 존재합니다. 문서고에는 다양한 비전자 문서들을 보관하게 되는데 보통 1년, 3년, 5년, 10년, 30년, 준영구, 영구 자료들로 보관기간에 따라 문서를 분류합니다. 거의 대부분 5년이거나 준영구, 영구에 속하는 자료가 많습니다.

만약 2016년 즈음에 생산한 5년짜리 문서가 있다면 2022년 즈음에 폐기할 단계가 오겠지요. 학교는 폐기해야할 문서들과 새롭게 생산한 당해 문서들 위주로 꼼꼼하게 점검하여 교육청에 기록물 현황을 매년 보고해야 합니다.

개교한지 얼마 안된 학교라면 아주 깔끔하게 목록이 정리되어 있을 것입니다. 또한 문서고도 깨끗하게 잘 관리되고 있겠지요. 하지만 대부분 학교들은 상당히 오래 되었고, 저희 학교도 70년이 훌쩍 넘은 오래된 역사를 자랑하는 학교다보니 문서고 문서들과 기록물 리스트가 불일치하는 경우가 조금 있습니다.

이러한 학교들을 찾아내어 기록물 담당자에게 개인적으로 교육을 잘 시키기 위해 교육청은 3년에 한번 학교에 직접 찾아와 문서고 점검을 실시합니다. 물론 아무리 감사 수준의 무서운 점검이 아닌 가벼운 점검이라고 할지라도, 교육청 사람이 온다고 하면 긴장됩니다. 그래서 이왕이면 올해는 우리 학교에 안오면 좋겠다고 생각하는 저입니다만.. 하필 올해 딱 교육청이 점검하러 오게 되었습니다.

그동안 책상 옆 캐비넷에 쌓아놓고 있던 문서들을 꺼내서 박스 안에 넣고 정리하기 시작했습니다. 옛날 문서들과 최근 문서들을 차례대로 문서고 빈 공간부터 채워 넣기 시작하였습니다. 실장님과 함께 영차영차 문서고 청소도 했습니다. 글로 쓰니 간단해보이기는 하지만 일주일 동안 열심히 야근한 결과물입니다.

결과적으로 다행히 큰 이상 없이 점검은 끝났고 심지어 어떤 부분은 칭찬까지 받아서 기분이 좋았습니다. 오랜만의 점검을 받았더니 너무 긴장해서 점검이 끝나자마자 당 충전도 했습니다. 역시 문서고 정리는 한번에 할 것이 아니라 미리미리 조금씩 해놔야겠다는 교훈을 얻은 날이었습니다.

평안한 오후 되세요, 감사합니다.