프로젝트 관리
국방사업 관리 역량 개발
PMBOK 기준의 프로젝트 관리 이론은 방대하다. 여기서는 큰 줄기만을 알아보고, 프로젝트 관리 이론에 어떠한 주요 내용들이 있는지 살펴보자.
프로젝트와 관리 도구
프로젝트란, "필요한(현재는 없는) 특정 목표"를 달성하기 위해 "한시적"으로 수행하는 활동을 말한다. 매번 반복 수행되는 일은 "운영"이라는 표현을 하며, 프로젝트라고 하지 않는다. 프로젝트 관리란, 우리가 늘 일상에서 하고 있다. 계획하고 실행하며, 중간중간 확인하는 것이 하나의 프로젝트 관리이다. 이 단계를 PMBOK에서는 "착수-기획-실행-감시/통제-종료 프로세스"로 구분하고 있다. 그리고 각 프로세스마다 관리가 필요한 영역이 있다. 프로젝트 관리 시 확인이 필요한 영역을 "지식영역"이라고 하는데, "통합, 범위, 일정, 원가, 품질, 자원, 의사소통, 리스크, 조달, 이해관계자"의 10개 영역이다. 그리고 10개의 영역에는 또 각각 이론화된 기법 및 도구들이 있다. 착수-기획-실행-감시/통제-종료의 프로세스에서 각각의 프로세스를 관리하기 위해, 10개의 지식 영역 중 해당하는 지식에 있는 도구를 끌어다 활용하는 개념이 PMBOK에서 제시하는 프로젝트 관리의 큰 틀이다. 예를 들어, 착수 프로세스에는 통합 지식영역의 "프로젝트 헌장 개발" 도구를 활용하고, 이해관계자 지식영역의 "이해관계자 식별" 도구를 활용한다. 기획 프로세스에서는 범위 지식영역의 "WBS 작성" 도구를 활용하고, 일정 지식영역에서는 "활동순서 배열" 도구를 활용한다. 따라서 PMBOK에서의 프로젝트 관리를 습득하기 위해서는 각 프로세스에 해당하는 지식영역과 그 영역에 들어있는 기법과 툴을 이해하는 것이 필요하다.
지식영역
앞서 설명한 바와 같이, 프로젝트 관리에 필요한 10가지 지식영역이 있다. 그리고 각 영역별로 다양한 기법과 도구들이 존재한다. 각 영역별로 주요한 내용들을 살펴보자. 통합 영역은 말 그대로 프로젝트의 큰 그림을 그리는 것이다. 프로젝트의 목적과 인도물(최종 산물), 개략적인 예산, 프로젝트 종료 기준 등을 설정한다. 이렇게 큰 그림으로 작성된 문서가 "프로젝트 헌장"이다. 범위 영역은 완수해야 할 작업 범위를 설정하고, 설정한 작업 범위를 계층 구조로 분해하는 영역이다. 분해된 작업들은 프로젝트 조직의 구성원과 매칭을 시킬 수 있다. 이렇게 작업 범위가 나오면 단위 작업별 일정이 얼마나 걸리는지, 사용할 예산(원가)은 어떻게 되는지를 편성한다. 이렇게 범위, 일정, 원가 영역에서 프로젝트 관리 계획의 큰 줄기가 나온다. 범위, 일정, 원가 영역은 결국 인도물의 품질에 영향을 미치며, 범위-일정-원가는 프로젝트의 진행상황을 모니터링하고 통제하는 주요 지표가 된다. 이는, 우리가 일반적인 계획을 수립할 때 중요하게 생각하는 영역이기도 하다. 예를 들어, 결혼식이라는 프로젝트가 있다. 결혼식의 모습이 어때야 하는지에 대해 "최소한 하객은 몇 명"이어야 하는지, "최소한 축의금이 얼마"가 들어와야 하는지를 설정할 수 있다.(프로젝트 헌장) 그리고 그런 목표를 이루기 위해 작업해야 할 것들이 무엇인지 정리하는 것이 곧 범위 영역이다. 프로젝트 작업은 "스드메 예약 및 방문", "촬영", "청첩장 제작", "뷔페 사전 방문" 등등의 작업으로 분해(WBS)할 수 있고 각 작업별 추진 일정이 나온다. 그리고 남편이 할 일과 아내가 할 일을 구분하여 설정하고 각 작업별로 얼마의 예산이 들 것인지를 계획한다. 이러한 전체 과정이 모두 범위, 일정, 원가 영역에 해당한다. 그리고 일정대비 예산이 얼마가 들었는지를 확인하여 일정이 지연되고 있는지를 확인할 수 있다.(이를 EVM중심 원가통제라고 한다.) 품질 영역의 핵심은 품질이 나쁜 경우, 그 원인을 찾는 데 있다. 원인-결과의 상관관계를 확인하기 위한 다양한 도구들(친화도, 인과관계도, 산점도 등)이 있다. 자원 영역은 프로젝트를 수행하는 자산인 팀원들의 "동기부여"와 연관이 있다. 동기부여를 어떻게 할 것이며, 프로젝트 매니저는 어떻게 갈등을 해결하고 "리더십"을 발휘할 것인가를 고민하는 영역이다. 의사소통 영역은 특정 상황에 따라 상대방에게 어떤 방식으로 메시지를 전달할 것인가를 결정하는 영역이다. 예를 들어, 많은 사람들의 확인이 필요한 사항은 "공고"(유인식 의사소통)를 통해 전달하고, 중요한 이슈를 해결하기 위해서는 "미팅"(대화식 의사소통)을 통해 전달한다. 리스크 관리는 프로젝트에 "위협"이 되는 사항으로 어떤 것이 있으며, 어떻게 "회피, 완화, 전가"할 것인가를 결정한다. 또한 "기회"가 될 수 있는 사항에 대해 어떻게 "활용, 강화, 공유"할 것인가를 결정하는 영역이다. 마지막으로 이해관계자 영역은 프로젝트에 "영향력 행사 정도"와 "관심 정도"에 따라 관계자들을 분류하여, 분류된 관계자별로 대응 전략을 수립하는 것이다. 예를 들어, 결혼식이라는 프로젝트에 영향력과 관심이 가장 큰 "부모님", 영향력은 중간이고 관심도 중간인 "친척들", 영향력은 적지만 관심이 있는 "지인들", 영향력도 적고 관심도 적은 "그냥 알고 있는 사이" 등으로 분류하고, 각각 다른 대응 전략을 수립하는 것이다. 이러한 10가지 지식영역은 프로젝트 관리의 각 프로세스에 적절하게 녹아들어야 한다.
프로젝트 관리와 국방사업 관리
국방사업 관리에 있어서도 이러한 프로젝트 관리 프로세스와 지식영역들이 접목된다. 국방기획은 기획-계획-예산편성-실행-평가 프로세스로 이루어져 있다. 프로젝트 관리에서의 프로젝트 헌장이란 국방사업에서의 소요제기서 및 전력소요서를 개발하는 것과 유사하고, 프로젝트 관리 계획서는 사업추진 기본전략 및 중기계획과 유사하다. 그리고 프로젝트 관리에서의 감시/통제 프로세스는 국방사업에서의 전력검증, 타당성 검토, 전력화 평가 등으로 이루어진 기획-획득-운영유지 단계의 분석평가와 흐름이 같다. 범위-일정-원가에 대한 영역 역시 방위사업청에서 EVMS 및 CAIV를 통해 사업 범위 및 일정과 예산을 관리하는 영역과 동일하다.
프로젝트는 우리가 일상에서 알게 모르게 진행하거나 진행했다. 앞서의 예처럼 결혼식도 하나의 프로젝트이며, 어떤 자격증을 취득하는 것도 프로젝트이며, 몸짱을 계획하는 것도 프로젝트가 될 수 있다. 다만, 프로젝트를 진행하면서 어떤 부분을 어떻게 관리할 것인가에 대한 이론적, 공통 기준 정립이 안되어 있을 뿐이다. 이러한 정립을 한 것이 PMBOK이다. 따라서 일상의 프로젝트를 진행할 때, 의식적으로 PMBOK에서 제시하고 있는 지식영역의 도구들을 활용하다 보면, 자연스럽게 프로젝트 관리를 몸에 익히게 되고 나아가, 국방사업 관리에 있어서 필요한 역량을 개발하는 데 도움이 될 것이다.
